Los negocios son creados para producir utilidades. “Cuentas claras chocolate espeso” -dice el dicho-. Muchos negocios van al fracaso por fallas en el control financiero. En este breve artículo te voy a explicar de qué manera puedes obtener un mejor provecho del gasto que haces en tu unidad contable.
¿Cuánto debo gastar en mi contabilidad?
Si tienes un negocio pequeño puede que no tengas un departamento contable, sino que contrates un contador externo que pase por la documentación y él haga tu contabilidad en sus propias oficinas. Pero si tu empresa es mediana, quizás venda un poco más de $30,000 dólares mensuales, tengas varios locales o más de 20 empleados, es muy probable que lo mejor sea tener tu propio departamento contable con un contador a cargo y quizás un asistente contable.
Hay negocios más complejos que otros. Dos empresas pueden facturar exactamente la misma cantidad mensualmente; pero la naturaleza de sus actividades hace que una operación sea más compleja de llevar que otra, debido al volumen de transacciones y de documentos que generan.
Mira este caso. Una venta de autos usados puede vender cien mil dólares, vendiendo 25 o 30 vehículos mensuales. La cantidad de facturas de venta son pocas, no hay cuentas por cobrar, quizás tendrás una o dos compras mensuales a sus proveedores más grandes. Pero un restaurante con la misma venta de cien mil dólares genera treinta o sesenta reportes diarios de ventas, diez o más facturas de compras a crédito a sus proveedores principales, tendrá más de veinticinco trabajadores, quizás algunas facturas de ventas a crédito a clientes corporativos, una gran cantidad de cheques cada semana, planillas, etcétera.
Lo ideal sería que el Gasto Administrativo, que incluye el gasto por contabilidad no sea mayor al 10% de tus ventas netas. Si no es así, escribe en comentarios el tipo de negocio que tienes y vemos tu caso particular.
¿Qué debo recibir de mi departamento contable?
Volviendo al punto que nos interesa. El empresario necesita del Departamento Contable algo que es básico: Información financiera oportuna y confiable para tomar decisiones y controlar sus negocios.
Para lograr esto tus contadores deben organizar, clasificar y registrar diariamente la documentación contable utilizando un catálogo apropiado de cuentas contables en un sistema de cómputo eficiente.
El registro de esos documentos en cuentas contables genera la información organizada y apropiada para que tu Contador pueda elaborar informes contables y estados financieros.
¿Qué información es esta?
► Semanalmente, pide:
● Cuadro estadístico de ventas diarias
● Estado de disponible y saldos de las cuentas bancarias con un resumen de las entradas y los principales conceptos de salidas.
● Una cédula de antigüedad de saldos para las cuentas por cobrar a clientes.
● Una cédula de antigüedad de saldos para las cuentas por pagar a proveedores.
► Mensualmente, pide:
● Balance de Situación Financiera comparado con el mismo mes de los dos periodos contables anteriores y las variaciones de este mes con último periodo fiscal.
● Estado de Resultados que muestre las ventas, costos, gastos, margen de ganancia y utilidad neta de los últimos tres meses, el acumulado del periodo contable actual y porcentajes de cada partida con respecto a las ventas.
● Cuadro que muestre el comportamiento de las ventas, los costos y los gastos de cada uno de los meses de este periodo, con el cálculo del promedio mensual.
● Estado de Origen y Aplicación de Fondos, conocido también como Flujo de Caja que muestre los movimientos mensuales de la tesorería de tu empresa: ingresos del mes al flujo de caja y egresos del mes del flujo de caja, saldos iniciales y finales en las cuentas bancarias y en el efectivo.
● Declaraciones de impuestos.
¿Cómo hago para sacar más provecho al gasto que hago en mi departamento contable?
Primero, ten claro que una parte de tus ganancias están siendo invertidas en el departamento contable y en los controles financieros. Así que debes sacarle provecho a esa inversión.
Segundo y ya lo tienes claro. Un negocio es para producir ganancias y las ganancias hay que “contarlas”. La contabilidad es el termómetro que mide el éxito de tu negocio. Para conocer la salud y situación financiera de tu negocio, debes utilizar la información financiera que genera la contabilidad, igualmente para conocer tus ventas, tus costos de ventas, tus márgenes de ganancias, tus gastos y tus ganancias mensuales.
Tercero, te aconsejo reunirte todas las semanas con tu Contador una hora para que “te rinda cuentas”. No le pidas informes para llevártelos a tu oficina y a tu casa y luego estudiarlos. No tienes tiempo ni ganas para eso. Eres empresario, estás en lucha diaria de tu negocio.
Te aconsejo que en esa pequeña reunión semanal, el Contador te entregue una copia de los informes semanales y te los explique. Haces las consultas del caso, guardas los informes en una carpeta que se llame “Informes Contables”, le agradeces y sigues con tus funciones de empresario. Debes quedar con las cuentas claras.
Una vez al mes te aconsejo una reunión de dos horas, por lo menos. Deben estar presentes los socios, si los hay, o las personas de más confianza que toman decisiones. El Contador debe entregar una copia encuadernada de los estados financieros y luego proceder a explicar cada uno de los estados financieros. Si él tiene dominio de la materia verás grandes beneficios y claridad en la información que recibes.
Recuerda que tu calificación como empresario es medida por las ganancias que obtiene tu negocio.
Para terminar
El empresario necesita información financiera oportuna y confiable para tomar decisiones y ejercer su función de control gerencial. Debe contar con una unidad contable eficiente que lleve su contabilidad al día y suministre esa información cada semana, así como la información de rigor mensual que muestran los Estados Financieros.
Además de esto el Departamento Contable tiene a cargo la presentación de declaraciones de impuestos y cumplir con los deberes formales que le corresponden a toda empresa en este aspecto.
El empresario debe dedicar tiempo a recibir de sus contadores los reportes semanales y mensuales. Revisar el impacto que tuvieron sus decisiones en la situación financiera de la empresa y en los resultados de sus negocios.
Deja tus comentarios al pie de este artículo y anda esta semana, reúnete con tu Contador y comienza a sacar provecho de ese gasto.
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Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983, quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y es así como apoya y capacita a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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Buenos días:
tengo una Pyme familiar que fabrica ventiladores industriales. Somos 16 personas (12 en producción) y el movimiento mensual de documentos es en promedio 30 facturas de venta y 200 facturas de compras. Vendemos alrededor de US $ 50.000 /mes
Estoy analizando contratar un servicio de contabilidad externo que cobra US $ 1.500 / mes (actualmente no estoy satisfecho con el servicio contable que tenemos por el cual pagamos US $ 450 / mes) . Es un valor adecuado dado el tamaño y el volumen de transacciones de la empresa?
Excelente artículo.
Saludos,
Pier García
Hola Pier
¿Cuál sería el costo de contratar un Contador a tiempo completo? Por la actividad económica que tiene tu empresa, me parece que requieres de un profesional con experiencia en costos industriales.
¿En qué país es tu empresa?
Las empresas industriales requieren de contabilidades con altos niveles de precisión. Deben contar con herramientas y controles de costos, inventarios, rendimientos, rentabilidad y deben poder medir el rendimiento de los productos comparando con los costos estándard.
La facturación aún es muy baja. Con una venta de $50,000 dólares mensuales, me parece que 16 personas es mucho personal. ¿Está obteniendo ganancias tu empresa? ¿Tienes bien definidas las métricas financieras para este negocio?
Pier
Se me ocurre que dato tu volumen de ventas, la cantidad de empleados y el giro de negocios, debes evaluar las métricas de costos y rentabilidad de tus productos y de tu empresa.
Recomiendo que tomes una cita de consultoría privada y veamos juntos cómo está tu empresa. Te dejo acá el link:
http://www.fundapymes.com/consultorias
conocer la situación financiera de una empresa resulta fundamental para la toma de muchas decisiones, y para ello es evidentemente necesario contar con datos precisos al respecto
Hola
Tengo un problema. Tenemos 6 trabajadores pero nos volvemos locos con las finanzas, no somos economista. ¿Es adecuado pagar otro salario y poner un contador o es algo que debemos hacer nosotros mismos aunque nos quite tiempo de trabajar en otos cosas? Mirando lo bien, eso es un trabajo especializado. ¿La micro-empresas necesita de contadores?
Por supuesto que sí, todo negocio pequeño o grande necesita llevar su contabilidad y es tarea de un contador especializado.
Si tu negocio es pequeño busca un Despacho con buena reputación y excelentes referencias para que lleve tu contabilidad en sus oficinas.
Cuando tu empresa crezca y se vuelva mas compleja, podrás contratar a un Contador de planta.
hola, quiero saber como puedo llevar la contabilidad de un lote camiones usado por que mis jefe son muy derrochadore de dinero y no tiene una contabilidad y quiero yo misma ayudarlo y llevarle la contabilidad
Jessenia
Una contabilidad relativamente sencilla; pero muy fuerte en control de inventarios, reparaciones y repuestos. Monta un flujo de caja semanal para que tus clientes entiendan cómo se está manejando el dinero y pasa reportes semanales.
buen dia me gustaria saber con exactitud como debo crear mi departamento de contabilidad, que necesito como lo voy a aplicar y como lo voy a poner a funcionar para que tengo todo bajo control
me gustaria que me pudieran ayudar
Hola Gabriel
Podemos ayudarte a crear tu Departamento Contable. Si deseas saber con exactitud como hacerlo, pienso que requieres asesoría especializada.
Contáctanos en la página http://www.EnriqueConsultor.com
Este artículo me ha sido muy provechoso. En estos momentos tengo la aurdua tarea de introducir en un software contable todo lo relacionado con la contabilidad de un pequeño negocio donde el dinero que se mueve es utilizado indistintamente en asuntos de la casa y del negocio, no existe una cuenta bancaria destinada solamente para el negocio y no existe la cultura de que todos los hechos contables se tienen que registrar a diario. Casi todos los días hago un arqueo de caja y un registro de ingresos y egresos y casi a diario se descuadra por falta de controles.
Espero con mis modestos conocimientos y con este artículo que acabo de leer poderle encontrar la punta a esta madeja de hilo.
Quiero hacer 3 preguntas:
1. Como generar mayores utilidades dentro del Depto Contable y Finanzas.
2. Como lograr e incrementar solvencia económica en el Depto. de
Contabilidad y Finanzas.
3. Como generar nuevas formas de ingresos dentro del Depto. de
Contabilidad y Finanzas.
Francisco,
Estas consultas que haces, las haces por tienes un Despacho de Contadores y estás hablando del Departamento de Contables dentro de una empresa?
excelente
Así es Carlos.
La contabilidad es el termómetro que mide el éxito de tu empresa, así que como empresario exige información oportunidad, confiable y útil para la toma de de decisiones.
buenas tardes, quisiera saber que tan grande debe ser una empresa para utilizar dos contadores.
Hola Silvia
La cantidad de contadores no tiene relación directa con el tamaño de la empresa. Tampoco la cantidad de auxiliares o asistentes contables.
La cantidad de contadores y asistentes contables, depende de la complejidad que tenga la empresa, de la cantidad de transacciones y de la cantidad de documentación que se procesa.
También depende del sistema de cómputo que utiliza la empresa para registrar sus transacciones financieras.
Dentro de mis clientes de consultoría, ahora mismo tengo dos con el mismo tamaño. Venden mas o menso 500,000 dólares mensuales y tienen 350 empleados. Una empresa tiene 14 personas en contabilidad. Otra tiene solo 4.
Saludos
Buen dia C.p. Nuñez:
Tengo casi 3 años a cargo de un negocio de telefonia celular, hoy esta agonizando pues el no saber de finanzas y administracion me ha llevado a endeudarme con los bancos, definitivamente es un negocio que si produce, lo que no se es cuanto produce. Tengo fe que esto pronto mejorara con las herramientas necearias de administracion y finanzas. Ojala me pueda ayudar. Saludos
Susan
Preocupa mucho lo que dices. ¿Cómo has podido obtener financiamiento sin las finanzas claras? Los bancos ahora son muy rigurosos para conceder créditos sin estados financieros y sin flujos de caja.
En todo caso, necesitas con urgencia conocer la verdadera situación financiera de tu negocio, los resultados de las operaciones (cuanto vende, cuanto gana) y por supuesto el Flujo de Caja. Es decir dónde está el dinero.
¿Quieres ayuda? Puedo analizar y diagnosticar tu situación financiera. Podemos tener una primera cita. Gestiónala en http://www.enriqueconsultor.com
Saludos
hola,tenemos una pequeña enpresa familiar,quisiera saber cuanto nos deja de ganancia.desde ya mucha gracias
Hola Fabiana.
Gracias por escribir en nuestra página. Me indican que no estás suscrita, te invito a hacerlo en:
http://www.30errores.com
De paso recibirás la Conferencia Virtual Los 30 Peores Errores del Emprendedor, es gratuita.
Sobre tu pregunta, me gustaría responderla. Necesito varios datos y te ayudo con todo gusto:
1. Giro de Negocio: tienda de ropa, restaurante, hotel, agricultura, etc. ¿A qué se dedica tu negocio?
2. Cuántos años tiene de operar.
3. Ventas Mensuales en dólares americanos.
4. Costo de las Ventas
5. Costos y Gastos Fijos.
6. Si tienes deudas: cuántos amortizas y cuántos pagas de intereses mensualmente.
Envíame eso y te colaboro.
Saludos,
Enrique Nuñez
Consultor de Empresas.
Muy interesante su articulo tengo un pequeño negocio de venta y reparación de computadoras y llevo casi un año con el y no llevo la contabilidad esto se me hace complicado ya que quiero mantener un orden pero el tener tanto trabajo no me lo permite y seria muy costoso pagar un contable me gustaría recomendaciones con relación al control que debo llevar produzco mucho dinero pero quiero saber de mis ganancias gracias por su articulo espero su pronta respuesta…
Hola Ronny:
El primer artículo que te voy a recomendar es este:
Es básico pero precisamente por ello debes revisarlo.
» Instrucciones para el manejo de documentación contable en una empresa pequeña: http://bit.ly/Instru-Documentacion
Y te invito a que revises el INDICE de nuestro blog: https://www.fundapymes.com/indice/
Mira la lista de artículos relacionados con contabilidad y otros temas que te interesen.
Un gran saludo.
tengo un negocio familiar de ventas de pollo,2 empleados necesito ayuda para sacar las ganancias diarias,o pautas para saber manejarlo y ver que corregir.tengo contador pero me gustaría sacar el día a día .saludos
Hola Claudia
Sugiero que comiences con obtener los resultados semanales:
1. Ventas Diarias de Lunes a Domingo
2. Compras de la Semana organizadas por proveedor o por tipo de materia prima.
3. Costos de la mano de obra.
4. Costos Fijos
Establece indicadores porcentuales y compara los resultado de una semana con la otra.
Cuando tengas más de 10 semanas así comparadas me vuelves a escribir.
rosa…..hola en este caso tengo una cooperativa y me gustaria aprenderla a llevar la contabilidad……. porq no estoy viendo mis ganacias quisiera que me ayudaras en esto por favor,me parece muy buenos tus consejos
Hola Rosa:
Te recomiendo que leas estos artículos de nuestro blog:
> Lo que sí debe saber un empresario, de contabilidad: https://www.fundapymes.com/empresario-y-contabilidad/
> Instrucciones para el manejo de documentación contable de una empresa pequeña:
https://www.fundapymes.com/instrucciones-para-el-manejo-de-documentacion-contable-en-una-empresa-pequena/
> La misión y labores de un contador:
https://www.fundapymes.com/la-mision-y-labores-de-un-contador/
> No siempre más ventas son más ganancias:
https://www.fundapymes.com/no-siempre-mas-ventas-son-mas-ganancias/
> Controla tus ventas y obtén mayores ganancias:
https://www.fundapymes.com/control-ventas-ganancias/
Y en la sección INDICE puedes ver los ya más de 140 artículos que tenemos: https://www.fundapymes.com/indice/
Pero revisa estos de primero, estúdialos y ve dejando tus comentarios.
Un gran saludo,
Enrique Nunez Montenegro
me gusto mucho, soy contadora pero ahora tengo un reto muy grande, estoy sacando saldos iniciales para implementar una contabilidad y la verdad es nunca le entregaron informes a este empresario, por lo que estuve mirando que informes debo mostarle para cumplir a cabalidad con mis funsiones y que tanto el empresario como yo quedemos contentos, me gusto mucho el articulo. gracias.
Johanna…
La contabilidad tiene un objetivo principal: ofrecer al empresario información confiable, oportuna y util para la toma de decisiones y el control gerencial.
Ayuda a prosperar a tus clientes y verás que progresarás en tu carrera. Sigue acá formando parte de esta comunidad y consulta tus inquietudes. Por cierto, creo que te sería de gran ayuda llevar el seminario virtual POTENCIAL DE GANANCIAS, está desarrollado para empresarios; pero ese conocimiento te ayudará a tener más criterio a la hora de presentar estados financieros a tus clientes.
Este es el link. http://www.potencialdeganancias.com
La contabilidad es medio más eficiente para llevar un control de nuestras empresas, hace que reflexionemos y tomemos decisiones.
Creo que la contabilidad suministra información confiable, invertir en este medio debemos considerarlo como un beneficio y no una carga que se convierte en un gasto más, debemos considerarlo como una inversión que ofrece beneficios a nuestro negocio.
Excelente este tema.
Absalón, te encuentro ahora en nuestro blog. Excelente. Contesté algunas de tus preguntas en la pagina de facebook http://www.facebook.com/webfundapymes.
Tienes razón Absalón, la contabilidad es el termómetro que mide el éxito de una empresa. Debe ofrecer información oportuna y confiable. Debes pedir al Contador que te la ofrezca con frecuencia, cada mes es lo mínimo en estados financieros; pero también en gráficas que sean útiles para entender mejor los datos.
No tiene sentido la contabilidad solo para efectos tributarios.
me gustaria saber como puedo manejarme con mi peque;o negocio de gaduaciones de bachilleres. por que es que me entra dinero con frecuencia y nunca puedo retenerlo. tengo una contable pero creo que no me a dado resultado todavia en mi admistracion del dinero. lo que deseo es reter el dinero que me dure mas en mi poder…tengo los gasto de una oficina normal, familia , no se creo que estoy desecionado de recibir tanto dinero y no poder al fin de a;o conservarlo ..espero su orientacion.
Angelo.
Debes tener un presupuesto semanal con los tres rubros mas importantes: Negocio, Familia, Inversiones o Deudas.
Sé práctico. Cada vez que te ingrese un cheque separa el 10% y mándalo a una cuenta de ahorros o inversiones. O compra un terreno cuya cuota mensual sea mas o menos ese 10%. Te obligarás a pagarla.
Empieza con eso. Obligate a ahorrar o invertir el 10% o el 20% de tus ingresos…. Antes de comenzar a gastar tu dinero.
Hay tres errores de los 30 errores de que tanto hablamos en la conferencia.
No tener información oportuna y confiable, no conocer la situación financiera y delegar aspectos que son estratégicos son 3 de ellos.
Tu negocio es para producir utilidades. Por lo tanto debes medir si la empresa las está produciendo y dónde están.
Para eso le pagas a tu Contador para que te esa información.
Muy interesante, hay datos que uno no sabia que se deberian llevar, ppor lo general uno lo hace mensualmente. Hay mayor control de la manera como lo plantean en el artículo.
Muchas gracias
Xiomara… en el control es donde mas fallan los empresarios. En la conferencia de los 30 ERRORES hablamos sobre 10 errores que son de control.
Una mala contabilidad, de baja calidad y con información poco confiable atenta contra el éxito de tu negocio.