Controla tus ventas y obtén mayores ganancias

En este artículo hablaremos sobre el control estadístico de las ventas.

Les presentaremos varias herramientas sencillas; pero precisas para analizar objetivamente el comportamiento de las ventas y poder tener una reunión efectiva de valoración de resultados con tu fuerza de ventas y tomar decisiones con base en dicho análisis.

En nuestra página agregaremos un video con las herramientas y un caso práctico; pero te recomiendo que leas primero este artículo antes de mirar el video. Nuestros videos están en

Tu Contador o Financiero deben presentar cada semana y cada mes dos Cuadros Analíticos de Ventas.
1. Cuadro de Ventas Mensuales y su Gráfico
2. Cuadro de Ventas Semanales y su Gráfico

El primero debe mostrar las ventas indexadas de los doce meses del periodo contable anterior y las ventas de cada uno de los meses transcurridos durante el periodo contable actual.
El segundo cuadro puede mostrar las ventas semanales de las últimas 12 semanas (un trimestre) o 16 semanas (un cuatrimestre). Igual comparando las semanas indexadas del periodo anterior con las mismas semanas del periodo actual.

Así tenemos una primera columna para los meses en el primer cuadro y una para las semanas en el segundo cuadro. Luego una segunda columna para las ventas del periodo anterior que deben estar indexadas y una tercera columna para las ventas de este periodo. A la derecha agrega una columna para la variación absoluta, es decir restas el mes o semana actual menos el mes o semana anterior.

Si tienes el conocimiento puedes preparar tú mismo estos cuadros; pero te recomendamos delegar, que lo haga tu Contador o Financiero. Ellos son los responsables de entregar información oportuna y confiable.

Agrega una columna a la derecha que muestre la variación relativa, es decir la variación porcentual que se obtiene dividiendo la venta actual entre la venta anterior menos uno multiplicado por 100. Esto dará la variación relativa.

Indexar significa que las ventas del periodo anterior deben convertirse a su equivalente del valor que tendrían hoy. Se puede hacer convirtiendo las ventas a una moneda internacional como el dólar o el euro. O simplemente aplicando el índice de precios que suministra en cada país la entidad económica que regula la economía: Ministerio de Economía, Dirección de Comercio, Banco Central, etc.

En la parte inferior de ambos cuadros agrega una línea para totalizar cada uno de los meses o semanas.

Luego agrega una línea adicional para calcular el promedio, utiliza la herramienta de Excel dentro de funciones estadísticas. El promedio se obtiene dividiendo el total entre la cantidad de meses o semanas.

Recomendamos agregar una columna para mostrar los porcentajes de cada mes o semana con respecto al promedio. Así, un mes que dice 1.21, significa que la venta de ese mes fue un 21% más alta que el promedio del periodo.

Luego agregas una línea para obtener la desviación estándar. Utiliza la herramienta que también localizas en funciones estadísticas de Excel. Este indicador estadístico es el promedio o variación esperada con respecto a la media aritmética. Más fácil con un ejemplo: si el promedio de un periodo es 10,000 y la desviación estándar es 1,500. Esto significa que un empresario podría esperar que sus ventas mensuales oscilen entre los 8,500 y los 11,500 (10,000 más 1,500 y 10,000 menos 1,500).

Luego agregas una línea para el Coeficiente de Variación. Es importantísimo. Se calcula dividiendo la Desviación Estándar entre el Promedio. Lo normal es que debe dar menor que uno y debe expresarse en porcentajes. En el ejemplo del párrafo anterior sería el 15% (1,500 dividido entre 10,000). Entre más alto sea el coeficiente de variación más heterogéneos o diferentes serán las ventas dentro de un periodo. ¿Cuánto es alta o baja? Depende mucho del negocio. Pero empíricamente esperamos entre un 15% y un 25% como máximo.

Ahora si comparas un periodo con respecto al otro, como empresario te sentirías más satisfecho si el coeficiente de variación de este año es menor que el del año pasado; por supuesto, si las ventas están creciendo.

Finalmente, no puede faltar el Gráfico Estadístico. Recomendamos, en este caso, el Gráfico de Líneas Verticales. Es más útil para este tipo de datos. El Cuadro te permite visualizar el comportamiento de las ventas. Por ser visual le agrega valor al resto de la información.

Una vez completados estos cuadros con sus respectivos gráficos, debes dedicar el tiempo necesario a analizar la información que tienes enfrente, línea por línea. Te beneficia conocer tu propio negocio. Debes recordar y revisar tus notas para entender los comportamientos anormales de algunos meses y las variaciones de un mes con respecto al otro. Verás que algunos meses las ventas aumentan con respecto al mismo mes o semana del periodo pasado, mientras que en otros casos disminuyen ¿Por qué sucede eso? Solo tú sabes, el conocimiento que debes tener sobre tu propio negocio te debe ayudar a entender mejor los datos.

Al final del análisis tienes tres beneficios:
1. Tienes información valiosa, confiable y objetiva sobre el comportamiento de tus ventas.
2. Puedes juzgar si tus esfuerzos e inversión en ventas y mercadeo está siendo eficiente y efectiva.
3. Puedes tomar decisiones que mejoren los resultados y generen más ventas.

Tu objetivo es aumentar las ventas, cierto; pero el objetivo mayor es aumentar tus utilidades.  Una sola cifra no explica por sí sola si una empresa está siendo exitosa. Hoy solo vimos un indicador: las Ventas. Utiliza y aplica inmediatamente esta información valiosa y estudia los otros artículos en nuestro blog con el tema de Finanzas y Contabilidad.