Las ventas son el principal indicador de éxito de cualquier empresa. Se dice que una empresa que aumenta sus ventas con respecto al periodo anterior está creciendo. Esto es parcialmente cierto. Pueden aumentar las ventas por un aumento general de precios, por haber agregado líneas de producto o servicios… pero, y es ahí donde el empresario debe estar atento: no siempre un incremento en ventas viene acompañado de un crecimiento en las utilidades.

En este artículo hablaremos sobre el control estadístico de las ventas.
Les presentaremos varias herramientas sencillas; pero precisas para analizar objetivamente el comportamiento de las ventas y poder tener una reunión efectiva de valoración de resultados con tu fuerza de ventas y tomar decisiones con base en dicho análisis.
En nuestra página agregaremos un video con las herramientas y un caso práctico; pero te recomiendo que leas primero este artículo antes de mirar el video. Nuestros videos están en
Tu Contador o Financiero deben presentar cada semana y cada mes dos Cuadros Analíticos de Ventas.
1. Cuadro de Ventas Mensuales y su Gráfico
2. Cuadro de Ventas Semanales y su Gráfico
El primero debe mostrar las ventas indexadas de los doce meses del periodo contable anterior y las ventas de cada uno de los meses transcurridos durante el periodo contable actual.
El segundo cuadro puede mostrar las ventas semanales de las últimas 12 semanas (un trimestre) o 16 semanas (un cuatrimestre). Igual comparando las semanas indexadas del periodo anterior con las mismas semanas del periodo actual.
Así tenemos una primera columna para los meses en el primer cuadro y una para las semanas en el segundo cuadro. Luego una segunda columna para las ventas del periodo anterior que deben estar indexadas y una tercera columna para las ventas de este periodo. A la derecha agrega una columna para la variación absoluta, es decir restas el mes o semana actual menos el mes o semana anterior.
Si tienes el conocimiento puedes preparar tú mismo estos cuadros; pero te recomendamos delegar, que lo haga tu Contador o Financiero. Ellos son los responsables de entregar información oportuna y confiable.
Agrega una columna a la derecha que muestre la variación relativa, es decir la variación porcentual que se obtiene dividiendo la venta actual entre la venta anterior menos uno multiplicado por 100. Esto dará la variación relativa.
Indexar significa que las ventas del periodo anterior deben convertirse a su equivalente del valor que tendrían hoy. Se puede hacer convirtiendo las ventas a una moneda internacional como el dólar o el euro. O simplemente aplicando el índice de precios que suministra en cada país la entidad económica que regula la economía: Ministerio de Economía, Dirección de Comercio, Banco Central, etc.
En la parte inferior de ambos cuadros agrega una línea para totalizar cada uno de los meses o semanas.
Luego agrega una línea adicional para calcular el promedio, utiliza la herramienta de Excel dentro de funciones estadísticas. El promedio se obtiene dividiendo el total entre la cantidad de meses o semanas.
Recomendamos agregar una columna para mostrar los porcentajes de cada mes o semana con respecto al promedio. Así, un mes que dice 1.21, significa que la venta de ese mes fue un 21% más alta que el promedio del periodo.
Luego agregas una línea para obtener la desviación estándar. Utiliza la herramienta que también localizas en funciones estadísticas de Excel. Este indicador estadístico es el promedio o variación esperada con respecto a la media aritmética. Más fácil con un ejemplo: si el promedio de un periodo es 10,000 y la desviación estándar es 1,500. Esto significa que un empresario podría esperar que sus ventas mensuales oscilen entre los 8,500 y los 11,500 (10,000 más 1,500 y 10,000 menos 1,500).
Luego agregas una línea para el Coeficiente de Variación. Es importantísimo. Se calcula dividiendo la Desviación Estándar entre el Promedio. Lo normal es que debe dar menor que uno y debe expresarse en porcentajes. En el ejemplo del párrafo anterior sería el 15% (1,500 dividido entre 10,000). Entre más alto sea el coeficiente de variación más heterogéneos o diferentes serán las ventas dentro de un periodo. ¿Cuánto es alta o baja? Depende mucho del negocio. Pero empíricamente esperamos entre un 15% y un 25% como máximo.
Ahora si comparas un periodo con respecto al otro, como empresario te sentirías más satisfecho si el coeficiente de variación de este año es menor que el del año pasado; por supuesto, si las ventas están creciendo.
Finalmente, no puede faltar el Gráfico Estadístico. Recomendamos, en este caso, el Gráfico de Líneas Verticales. Es más útil para este tipo de datos. El Cuadro te permite visualizar el comportamiento de las ventas. Por ser visual le agrega valor al resto de la información.
Una vez completados estos cuadros con sus respectivos gráficos, debes dedicar el tiempo necesario a analizar la información que tienes enfrente, línea por línea. Te beneficia conocer tu propio negocio. Debes recordar y revisar tus notas para entender los comportamientos anormales de algunos meses y las variaciones de un mes con respecto al otro. Verás que algunos meses las ventas aumentan con respecto al mismo mes o semana del periodo pasado, mientras que en otros casos disminuyen ¿Por qué sucede eso? Solo tú sabes, el conocimiento que debes tener sobre tu propio negocio te debe ayudar a entender mejor los datos.
Al final del análisis tienes tres beneficios:
1. Tienes información valiosa, confiable y objetiva sobre el comportamiento de tus ventas.
2. Puedes juzgar si tus esfuerzos e inversión en ventas y mercadeo está siendo eficiente y efectiva.
3. Puedes tomar decisiones que mejoren los resultados y generen más ventas.
Tu objetivo es aumentar las ventas, cierto; pero el objetivo mayor es aumentar tus utilidades. Una sola cifra no explica por sí sola si una empresa está siendo exitosa. Hoy solo vimos un indicador: las Ventas. Utiliza y aplica inmediatamente esta información valiosa y estudia los otros artículos en nuestro blog con el tema de Finanzas y Contabilidad.
Todos nuestros más de 500 artículos y 600 videos han sido desarrollados por nuestro director Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983; quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y Meridyam Academy en 2020. Su misión es apoyar y capacitar a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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aun no lo he podido descargar
Me gusto mucho me cuesta un poco de trabajo entender pero creo lo logre, mis dudas son las siguinetes, tengo 4 meses que inicie un negocio pequeño, pero lo mas extraño es que al intentar de llevar mi control de ventas no observo nunca las ganancias aun que sean pocas, que no estoy haciendo o que estoy haciendo mal. Ayudenme porfavor.
Gracias
Vane
Hazlo de la siguiente manera.
1. Registra en una hoja electrónicas tus ventas diarias. Súmalas, luego cada semana para tener también las ventas semanales, de Lunes a Domingo.
2. Registra en otra tus compras de mercancías. Súmalas cada semana y calcula el porcentaje de compras sobre ventas. Debes ir mirando la tendencia.
3. Controla tus costos fijos y divide el monto mensual entre 4,33 para saber cuàl es el costo fijo semanal que debes cubrir con tus ventas. También debes mirar el porcentaje de esos gastos con respecto a las ventas.
Haz esto durante 12 semanas y luego me escribes.
Enrique