En tu negocio debes tener un contador competente, sea éste externo o que trabaje en las oficinas de la empresa. Este contador debe estar calificado profesionalmente, debe tener experiencia suficiente y debe reunir algunas cualidades que son básicas. Una de esas cualidades es el orden y la disciplina para llevar a cabo de su trabajo.
¿Cómo empiezas a darte cuenta de que tienes un contador organizado, metódico y disciplinado? Yo te sugiero que le «des una ojeada” de vez en cuando a la forma en que organiza y archiva la documentación contable que sustenta los registros contables.
Este artículo es para tu información y para que se lo pases a tu contador. Es básico, pero fundamental.
La documentación es evidencia
Sobre la documentación contable, ya sabes que es la “evidencia” y el “sustento” de todos los registros contables. Se supone que todo registro debe estar respaldado con algún tipo de documento fehaciente.
Si deseas evitar eventuales problemas fiscales en una auditoría de la dirección de impuestos debes prestar atención a esto y exigir a tu contador que cumpla estos criterios de orden que son básicos.
El contador debe ser muy exigente y estricto con todo esto de recibir y organizar la documentación.
Lo ideal es organizar, codificar y archivar diariamente.
Recomiendo que terminado el mes y hecho el cierre, los documentos sean retirados de los ampos y trasladados a carpetas debidamente rotuladas. Se utilizan cordones para evitar que se rompan al manipular los documentos cuando se hacen consultas o se sacan fotocopias.
Los documentos se deben archivar por mes. Es decir, aunque de algún mes haya pocos documentos, no deben mezclarse con documentos del mes siguiente ni anterior.
Luego cada una de estas carpetas o en grupos POR MES se archiva en bolsas plásticas para evitar la humedad y el extravío.
Cuando termina el cierre fiscal estos documentos se deben archivar en cajas de cartón debidamente rotuladas. En una misma caja no debe haber documentos de otras empresas.
Hasta acá este tema que estará a cargo de tu contador pero que al final de cuentas es tu responsabilidad, puesto que eres el representante legal de tu empresa y si la compañía es multada o sancionada de tu bolsillo saldrá el pago.
Como empresario debes ser muy exigente con tus contadores y debes exigir capacidad profesional, organización, disciplina y responsabilidad.
Ya te lo he dicho antes, una empresa con personal mediocre obtiene resultados mediocres.
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Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983, quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y es así como apoya y capacita a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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Buena tarde, ¿los documentos deben ser archivados con fecha ascendente o descendente?
Hola. Para organizar la documentación puedes utilizar dos opciones: numérica o cronológica. Mi recomendación es que cada transacción tenga asignado un tipo de documento, digamos FC para factura de venta, RC para recibos de dinero, etc. Y que estos se archiven en orden numérico, en cuyo caso igualmente ya que se emiten todos los días, de manera automática quedarán ordenadas cronológico. Siempre de forma ascendente.