El Área Financiera es uno de los cuatro pilares fundamentales que toda empresa debe desarrollar y fortalecer. Conforme el negocio crece y se convierte en empresa, esa unidad debe también evolucionar para cumplir una misión fundamental.
El siguiente sería un proceso natural en toda pequeña y mediana empresa:
► Siendo un PEQUEÑO NEGOCIO, quizás es suficiente que un Contador Externo visite la pequeña o mediana empresa para revisar la documentación en el sitio y luego retirarla y procesarla en su propio despacho de contabilidad. Una semana después se presenta con una carpeta pulcramente organizada en donde está la documentación debidamente organizada, las declaraciones de impuestos que debe entregar y pagar la compañía, así como un pequeño folleto en donde están los Estados Financieros del negocio y otra información valiosa.
► Luego el negocio crece y como MEDIANA EMPRESA, con más empleados, más facturación, más obligaciones tributarias y más complejidad, se convierte en una necesidad contratar a un Contador de Planta. Una sola persona que se encargará de todos estos temas contables. Desde la organización de la documentación, el procesamiento, el registro y la confección de los Estados Financieros, así como de las declaraciones de impuestos. Inicialmente, este contador puede que maneje también la tesorería de la empresa (cosa que no recomiendo), pero no firma en las cuentas corrientes.
► En un tercer nivel de evolución, la empresa siendo ya de mediano tamaño, quizás agregues otras sociedades que requieren igualmente su propia contabilidad. La documentación aumenta, la cantidad de empleados también y la complejidad es mayor. Lo que hace esta mediana empresa es contratar Asistentes Contables y un Contador General que maneja ese equipo de trabajo. En este punto la empresa ya debería contar en su planilla con un Tesorero (de este hablaremos en un artículo posterior). Es usual que al Contador General se le encargue el Área de Recursos Humanos. Si la empresa tiene poco personal, qui
zás cuarenta personas o menos, esto no representa mayor problema; pero igual esa área también llegará a ser independiente cuando la cantidad de empleados sea mayor. Por supuesto que con un Contador de Planta, la empresa ya debe haber adquirido un programa contable en donde registrar sus transacciones financieras. Ahora hay cientos de opciones en el mercado, desde $1,000 dólares hasta $1 millón de dólares.
► Cuando la empresa crece y se acerca a los límites superiores de una empresa mediana debe fortalecer su Área Financiera. Quizás ya sus ventas superen los doscientos cincuenta mil dólares mensuales, quizás su planilla sea de más de 100 trabajadores o quizás la complejidad de las transacciones amerite evolucionar nuevamente. En estos casos surge la presencia del Director Financiero a cargo de un profesional, usualmente de formación contable en sus inicios pero que decidió especializarse en banca y finanzas. Esto es lo que recomiendo a mis clientes, una persona que pasó por todo el proceso de convertirse de Asistente de Contador a Contador General y que luego se formó para ser un Gerente Financiero. De este puesto también hablaremos en otro artículo.
Todo lo anterior está muy bien y debe ser el proceso natural en toda pequeña y mediana empresa. Pero… ¿para qué? ¿Qué sentido tiene esa inversión en el Área Financiera que deben realizar los negocios? La respuesta se resume en la misión que ofrecemos para el Contador General de todo negocio, pequeño o mediano, es la misión y la razón de ser de la Contabilidad. Lo resumo en la siguiente frase:
“La misión del Contador General es suministrar a la Gerencia información financiera confiable, útil y oportuna para la toma de decisiones y el control gerencial.”
Por supuesto que debe cumplir con los deberes formales y obligaciones tributarias. Claro que también debe mantener un orden estricto en el archivo y clasificación de la documentación. También debe tener registros consistentes y aplicar las normas y principios contables de manera rigurosa. Pero todo lo anterior y cualquier habilidad, talento y actividad que realice para la empresa deben estar orientados a eso: a entregar información financiera oportuna, confiable y útil.
El empresario que desea alcanzar más ventas, más ganancias y más riqueza necesita tomar decisiones acertadas, para eso necesita información de calidad. Mucha de esa información, no toda, debe ser aportada por la contabilidad. Esa información debe llegarle de manera oportuna, debe ser confiable y debe ser útil.
¿Qué hace el empresario con esta información? Conoce la verdadera situación financiera de la empresa, entiende cuáles son los resultados financieros de su negocio, determina si está obteniendo los resultados y las ganancias que desea y sabe cómo se originan los fondos en su negocio y la forma en que se utilizan. Con toda esa información toma decisiones, resuelve problemas, confronta la realidad con sus expectativas y controla si su equipo de trabajo está produciendo los resultados deseados en cada una de las unidades de la empresa.
La información financiera es vital cuando deseas llevar tu negocio al siguiente nivel de crecimiento.
Haz el esfuerzo que sea necesario y no escatimes cuando de contratar a un buen contador se trate. Ese profesional debe ser una persona sistemática, metódica, organizada, capaz, competente, calificada y responsable por los resultados que hemos indicado.
Por eso debes conocer y aprender a utilizar las herramientas de Control Gerencial, prácticas y efectivas, para tomar Mejores Decisiones y Aumentar las Ganancias en Tu Empresa.
¿Por qué este material es para ti? Es un curso pensado para dueños de negocios, pequeños y medianos , quienes saben que para tomar mejores decisiones depende de la calidad de información que utilizas y para mejorar tu empresa debes controlar los resultados. Lo que no se controla no se mejora y para controlar debes tener herramientas de control gerencial.
En este curso aprenderás lo siguiente:
- Con este paquete de Control Gerencial aprenderás a utilizar las mejores y más prácticas herramientas de control gerencial.
- En este curso vas a poder saber, realmente, cuáles son los informes y reportes financieros que deben construirse en tu empresa con la información contable y con qué frecuencia.
- Sabrás para qué sirve cada estado financiero y para qué te sirve la información que se muestra en ellos; por ejemplo: verás por qué contiene un presupuesto y un flujo de caja.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #1: Balance de Situación Financiera.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #2: Estado de Resultados.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #3: Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #4: Flujo de Caja Semanal a “dos caras”.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #5: Conciliaciones Bancarias.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #6: Tiquete Promedio (Venta promedio por factura).
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #7: Presupuesto Mensual de Gastos Fijos.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #8: Inversión Inicial de un Negocio o Proyecto.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #9: Cálculo del Punto de Equilibrio.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #10: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #11: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Pagar.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #12: Definición de Resultados Crucialmente Importantes.
- Conocerás cuál es la quinta función de todo empresario exitoso.
- Sabrás por qué y cómo enfocar tus energías en controlar los resultados deseados.
- Aprenderás cómo empezar a controlar tus negocios, se hasta ahora no lo has podido hacer.
- Recibirás consejos y aprenderás cómo aplicar para obtener las ganancias que deseas en tus negocios.
- Aprenderás cómo establecer Indicadores de gestión para tu empresa?
- Verá la importancia y el rol que tiene la toma de decisiones en el crecimiento empresarial
- Entenderás por qué y cómo saber si tu empresa está sana financieramente?
En el Curso Control Gerencial se entregan todas las herramientas editables que son utilizadas por empresas de las más diversas actividades económicas. Los Estados Financieros, el Flujo de Caja y las otras herramientas son tan útiles para una empresa agrícola, como para una empresa industrial, de servicio, de venta mayorista o de venta al detalle.
Puedes dejar tus comentarios y consultas al pie de este artículo.
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Es interesante las responsabilidades del contador.
La ética seria un gran punto de análisis para ser un buen contador, porque de sus balances dependes otros usuarios, y hacen progresar a todos.
Hola Silfredo
¿Cómo medirías la ética de un Contador cuando aún lo estás conociendo?
quiera saber el oficio y rol que cumple un contador externo dentro de una empresa chica
por favor lo mas detallado para saber porque es necesario uno. y que áreas me cubriría en el trabajo. gracias
Hola Fanny, estaremos tratando este tema en una próxima publicación. Gracias por sugerir el tema. Mientras tanto, te invitamos a revisar la categoría Finanzas y Contabilidad de nuestro blog, en donde encontrarás más información respecto a estos temas.
¡Éxitos en todos tus emprendimientos!
Muy buenas tardes:
Escribo este texto, para ver, si me pude informar, que dependencia me puede ayudar por el incumplimiento de servicios que supuestamente me prestaba mi ex-contador.
El asunto es que no presentó las diot desde julio del 2014, hasta febrero del 2015. Ni mi declaración anual.
Ricardo
Puedes presentar tu denuncia en el Colegio de Contadores Públicos Autorizados de tu país con nombre completo, cédula de identidad y número de colegiado.
Gracias Martha y Mauricio por los comentarios.
Así es, toda empresa debe tener un Contador que asuma la responsabilidad sobre la Contabilidad de una empresa. Si la empresa es pequeño, ese Contador tendrá que ser externo.
Martha, es muy importante que el Contador sea un profesional actualizado para que sea capaz de responder preguntas sencillas y preguntas complejas.
Un saludo a los dos.
En una contabilidad de una pequeña empresa. Cuando hay facturas de gastos de la misma que por falta de conocimiento las facturas no estan a nombre de la razon social o no tienen nombre y no han sido objeto de renta como debera proceder con estas y si pueden incluirse en los formularios de presentacion de pago a cuenta o iva.
gracias
excelente información,
en una pequeña empresa se requiere la contratación de un contador y un auxiliar contable, gracias
buenas tardes, agradecere me pueda comentar sobre las repercusiones de ser tesorero de una empresa, en la cual las decisiones las toma desde luego el gte gral o director gral, pero que puedan traer consigo operaciones fraudulentas, mal uso de dinero, o lavado, y que le afecte al tesorero por el solo echo de el efectuar las transferencias por instruccion de su superior.
saludos y gracias.
Jose Antonio
Renuncia hoy mismo o lo antes posible.
buen dia! soy un microempresario, Una empresa grande la cual quiero ser contratista me pide estados financieros, firma y cedula profecional por un contador.
para contratar un contador que debo saber?
mi pregunta es que si al contador debo entregar todos mis documentos que son SAT. IMSS. ALTA DEL PADRON, FACTURACION, CALVES DE SAT.
sabes soy nuevo en este proceso y tengo mucha desconfianza en dar todos estos documentos, solo confirmame si de verdad el necesita todos mis documentos. muchas gracias por tu ayuda buen dia!
Está bien que vayas con pasos firmes, Oscar, en este proceso. Te sugiero reunirte con 3 Contadores y que cada uno conozca lo que necesitas y deseas. Que cada uno cotice por escrito los servicios, los alcances y limitaciones, que cada uno envíe junto a la propuesta, al menos 3 cartas de clientes satisfechos. Llama a esos clientes, verifica que sean empresarios reales. Negocio con el que más reúna las condiciones que deseas y comienza con él.
Estimado: favor me ayudas con lo siguiente; de antemano muchas gracias!!
Analice los aspectos siguientes, argumentando la importancia que cada uno de ellos tiene en el contexto de a) una PYME y b) una gran empresa (en Chile):
1. La contabilidad como herramienta de administración
2. La contabilidad como medición de la actividad económica para fines tributarios
3. Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las IFRS (o NIC) y el rol del Colegio de Contadores.
4. Las nuevas normas contables (NIC – IFRS). En nuestra profesión creemos firmemente que una de las formas de ayudar a las PYMES a profesionalizarse y con ello contribuir fuertemente al desarrollo de nuestro país, es que logren utilizar la contabilidad como una efectiva herramienta de administración (no como una mera necesidad para fines tributarios). En esta hipótesis, la gran complicación que significa converger de PCGA a IFRS representa un traspié. ¿Por qué estamos dando este paso? ¿No será mejor seguir con los antiguos sistemas contables, más amigables, para cumplir con la idea expuesta? Comente.
5.Usted como Profesional experto en Administración de Empresas, tiene una oficina de asesorías profesionales. Debe orientar a un grupo de clientes PYMES respecto a las ventajas de utilizar la contabilidad. Concentre sus sugerencias en los siguientes aspectos:
i)qué libros son obligatorios,
ii)qué libros aunque no sean obligatorios usted le recomienda llevar y
iii)cuál es la forma práctica de cómo la información obtenida de estos libros se puede utilizar como una eficaz herramienta de administración.
6.Investigue qué significa DTE, cuáles son sus características (requisitos) y cuáles sus ventajas y desventajas, a propósito de sistemas computacionales y su relación con el SII.
7. La Contabilidad y el Impuesto a la Renta. Este es un aspecto 100% legal. Relacione las exigencias legales respecto de la contabilidad y en qué normativa se exige:
a) los libros contables obligatorios y
b) la determinación de la renta imponible en base a la contabilidad.
Hola Freddy
Gracias por escribir y gracias por compartir estos importantes temas con nosotros.
Te prometo que pondré en agenda un artículo para hablar sobre esos temas en nuestra página. Generalmente escribo a nivel global y no para un país específico; pero si son temas para reflexionar y voy a escribir sobre ellos.
Gracias
Enrique
que informacion debe de darme el contador sobre su trabajo realizado es decir que tipo de papeleria (recibos)
Hola Isela:
Gracias por comentar.
Te recomiendo que leas estos dos artículos:
1) «¿Cómo obtener un mejor rendimiento de mi Contabilidad?» http://bit.ly/RendimientoConta
En este artículo te comento entre otras cosas qué INFORMACION debe entregarte tu contador semanal y mensualmente.
2) «Instrucciones para el manejo de documentación contable en una empresa pequeña» http://bit.ly/Instru-Documentacion
Revisa este, verifica si se adapta al tamaño y realidad de tu empresa.
Por favor déjame los comentarios en cada uno de ellos y así seguiremos platicando de lo que necesites.
Saludos
Isela, te escribo de nuevo.
Gracias a tu comentario, hoy escribí un artículo. Espéralo:
«Qué información debe darme el contador»
Saludos
En México el interés de los empresarios pequeños ó medianos es únicamente el pago de impuestos, no utilizan la información financiera para la toma de decisiones, he conocido empresas donde las decisiones son tomadas por instinto y no basados en información, retardando con ello la toma de decisiones ó tomando en el 99% de los casos malas decisiones .
Tienes toda la razón Maria de Lourdes. Te aseguro que no sucede solo en México. Sucede con mucha frecuencia.
Pero como consultor de empresa, recomiendo a mis clientes empresarios exigir INFORMACION FINANCIERA OPORTUNA, CONFIABLE Y UTIL PARA LA TOMA DE DECISIONES.
Lo que pasa en las Pymes es que no se valora la función del contador, porque la mayoría de las veces nos interesa solo la contabilidad tributaria y no se quiere pagar por una contabilidad que nos dé información financiera es más en la mayoría de los casos los empresarios no ven la necesidad de contar con esa información, hasta que pasa un problema con tributación es que se evalúa al contador y su función.
Patricia. En realidad son dos situaciones:
1) La contabilidad para efectos tributarios debe ser bien llevada por la empresas, de tal manera que ante una auditoria fiscal no tengamos problemas. Generalmente esa informacion no es útil para la toma de decisiones, proque su objetivo es mostrar los ingresos gravables y los gastos deducibles, así como calcular la Renta Liquida Gravable.
2) Por otra parte, la Contabilidad Gerencial también debe llevarse de manera rigurosa, metódica y disciplina. Se valora por resultados el trabajo del Contador. Si no me está dando información, simplemente no está cumpliendo con su misión. Y cruelmente «estás botando el dinero».
Usted menciona que cuando la empresa crece y necesita un contador de planta y que puede hacer la labor de tesorero, pero que no tenga registro de firmas.¿Que pasa cuando esta autorizado a realizar tranferencia bancarias? a mi no me parece la practica y a usted?.
En una empresa mediana, hablo de activos aproximados de 1.600.000 dolares, cual es el tiempo mas adecuado para presentar la informacion financiera.
Me haces dos preguntas Vladimir:
1) El mismo procedimiento para girar cheques se debe respetar para realizar transferencias. Una persona confecciona el cheque o «sube» el pago. Luego vienen las dos personas con firmas mancomunadas. Una firma primero y luego la otra. Generalmente recomiendo un orden para eso. El primero es quien mas conoce del tema. Si es transferencia igual, el tesorero puede subir la planilla; pero la autorizan dos personas, una primero y luego otra. Sucede mucho que el tesorero es de confianza, en ese caso es la primera firma.
2) En toda empresa, la información debe estarse recibiendo entre el 5 y 10 de cada mes. Algunas empresa los logran antes. Me refiero a los estados financiros. Pero todas las semanas debemos recibir informacion financiera oportuna y confiable: conciliaciones bancarias, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, reportes de flujo de caja, etc.