En tu negocio debes tener un contador competente, sea éste externo o que trabaje en las oficinas de la empresa. Este contador debe estar calificado profesionalmente, debe tener experiencia suficiente y debe reunir algunas cualidades que son básicas. Una de esas cualidades es el orden y la disciplina para llevar a cabo de su trabajo.
¿Cómo empiezas a darte cuenta de que tienes un contador organizado, metódico y disciplinado? Yo te sugiero que le «des una ojeada” de vez en cuando a la forma en que organiza y archiva la documentación contable que sustenta los registros contables.
Este artículo es para tu información y para que se lo pases a tu contador. Es básico, pero fundamental.
La documentación es evidencia
Sobre la documentación contable, ya sabes que es la “evidencia” y el “sustento” de todos los registros contables. Se supone que todo registro debe estar respaldado con algún tipo de documento fehaciente.
Si deseas evitar eventuales problemas fiscales en una auditoría de la dirección de impuestos debes prestar atención a esto y exigir a tu contador que cumpla estos criterios de orden que son básicos.
El contador debe ser muy exigente y estricto con todo esto de recibir y organizar la documentación.
Lo ideal es organizar, codificar y archivar diariamente.
Recomiendo que terminado el mes y hecho el cierre, los documentos sean retirados de los ampos y trasladados a carpetas debidamente rotuladas. Se utilizan cordones para evitar que se rompan al manipular los documentos cuando se hacen consultas o se sacan fotocopias.
Los documentos se deben archivar por mes. Es decir, aunque de algún mes haya pocos documentos, no deben mezclarse con documentos del mes siguiente ni anterior.
Luego cada una de estas carpetas o en grupos POR MES se archiva en bolsas plásticas para evitar la humedad y el extravío.
Cuando termina el cierre fiscal estos documentos se deben archivar en cajas de cartón debidamente rotuladas. En una misma caja no debe haber documentos de otras empresas.
Hasta acá este tema que estará a cargo de tu contador pero que al final de cuentas es tu responsabilidad, puesto que eres el representante legal de tu empresa y si la compañía es multada o sancionada de tu bolsillo saldrá el pago.
Como empresario debes ser muy exigente con tus contadores y debes exigir capacidad profesional, organización, disciplina y responsabilidad.
Ya te lo he dicho antes, una empresa con personal mediocre obtiene resultados mediocres.
Todos nuestros más de 500 artículos y 600 videos han sido desarrollados por nuestro director Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983; quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y Meridyam Academy en 2020. Su misión es apoyar y capacitar a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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quiero saber bien acerca del paso a paso de como deben conservarsen los documentos contables, es decir en donde van los soporte las facturas, comprobantes NC, ND, y eso, en donde se ubican? como se ubican? quien esta al respaldo de ellos? cuanto tiempo deben estar ellos vigente? etc.
gracias
Hola Crisney
1. El tiempo depende del país donde te encuentres, usualmente son 5 años. Verifica con tu contador.
2. La documentación contable la debe custodiar tu contador.
3. Cómo se organiza depende del tamaño de la empresa y el volumen de transacciones
4. La forma más apropiada para organizarlos es por tipo de documentos: pagos con cheque, pagos con transferencias, compras a crédito, reportes diarios, notas de crédito, notas de débito, facturas de ventas, recibos de dinero, etc.
Si eres Contador, estas es una de tus obligaciones.
si eres empresario, esta esta una de las responsabilidades que tiene el Contador de tu empresa.
Por favor, anda y estudia el siguiente artículo:
https://www.fundapymes.com/que-informacion-debe-darme-un-contador/
Buenos dias
Me gusto el articulo gracias y estoy necesitando un contado para un negocio pequeño en casa, Que me cobre por horas.
aun lo sigues necesitando ?
Estoy cansada de los malos contadores ke no me pagan los aportes ni nada ke tengo ke hacer y ke lugares tengo ke ir para precentar yo mi propia doc y aportes obra social etc lo puedo hacer yo misma como?
Yenny
Puedes buscar buenos Contadores; pero debes saber buscarlos. Sea que busques un Contador de planta o un Contador para llevar tu contabilidad en su propia oficina (o casa) publica un pequeño anuncio diciendo lo que necesitas. Cuando lleguen que presenten su propuesta por escrito, para empezar eso dice mucho y luego elige a tres. Que demuestren como presentarán tu trabajo y que te entreguen referencias de 3 clientes. Llama a esos clientes. Haz la tarea y tendrán un excelente Contador. Tu tiempo dedícalo a trabajar para el crecimiento de tu negocio, no para llevar tu contabilidad.
Lo que sucede es que primero que todo debes tener claro cuales son las funciones de un contador, y si lo que le estas pidiendo no es de su competencia, un contador no es el de recursos humano, no es el mensajero, no es el archivador, debes invertir en la planta de personal adecuada que necesitas
Gracias por la información me fue muy útil.!
Hola Diana. Nos alegra mucho que te sirviera el artículo. Te invitamos a visitar nuestro canal de Youtube: http://www.Youtube.com/FundaPymes . En él encontrarás gran cantidad de videos relacionados al tema de los negocios.
¡Gracias por escribir y éxito en todos tus proyectos!
Buenos días soy de Venezuela, en la experiencia de ustedes en mi país o otros países las facturas fiscales que son muy pequeñas para deducir el IVA y el ISLR se pueden pegar en una hoja blanca para que sean mejor visibles o no, se podría tener sanciones ante la administración tributaria (SENIAT)?
si se puede , no hay sancion, igual sacale copia xq se borra el contenido
Necesito saber como puedo regresar unas carpetas viejas a clientes que ya no ocupamos en la oficina, nuestro método es vía correo, mas sin embargo no se que ponerle a la carta dirigida al cliente.
por favor me pueden ayudar con un borrador!
muchas gracias.
Buenas tardes, necesito que por favor me informen acerca sobre como se deben archivar los documentos contables pequeños, mas que todo tirillas.
Gracias
Sandra
Debes ser muy creativa. En paquetes semanales bien identificados estaría bastante bien. Hay Contadores muy organizados que son tremendamente creativos para lograrlo. No hay un sistema para ese tipo de documentos, es creatividad e ingenio.
yo lo que hago es que las pego en una hoja de maquina con tape,ademas ya que están en la hoja les saco una fotocopia porque con el tiempo se borra la tinta y así tienes otro comprobante espero y te sirva
buenos dias por favor quisiera que me ayudaran a como puedo manejar archivos de documentacion de una consultora contable ya que se maneja distintos tipos de empresas y quisiera manejarlo ordenado pero no se como, espero su respuesta gracias.
Hola Diana
¿Te refieres a la documentación de la «consultora contable» o a los documentos de los clientes que procesan ustedes.
Las oficinas de contabilidad externa que procesan las contabilidades en sus oficinas, deben entregarlos muy organizados y clasificados por tipos de documentación a sus clientes, cada mes, junto con los Estados Financieros y las Declaraciones de impuestos.
Los empresarios deben exigir lo siguiente:
1. Los Estados Financieros.
2. La documentación contable organizada, clasificada por tipo de documento y con sello de procesada, adjunto a los asientos contables.
3. Las declaraciones de impuestos.
La contabilidad debe ser entregada por los Contadores antes del 10 de cada mes.
hola mi nombre es griselda hernandez mendieta y quiero aprender a arreglar la papeleria de mi negocio lo que son facturas de compras
Hola Griselda
¿Revisaste las recomendaciones del artículo?
¿Qué dudas te quedan después de estudiar ese artículo?
Buenas tardes
Por favor necesito saber cómo se archiva los comprobantes de egreso segun la DIAN, Un contador nos dice que debe anexarse la factura que se está pagando, pero en la empresa siempre requieren que se archive por cada proveedor un legajador y que los comprobantes esten en otro legajador en forma consecutiva y por mes. Esto es permitido por la DIAN en cualquier evento de revisión.
Muchas gracias
HOLA SOY ESTUDIANTE DE CONTADURÍA PUBLICA Y ACTUALMENTE ME ENCUENTRO DESARROLLANDO UNA INVESTIGACIÓN SOBRE COMO SE DEBE ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS CONTABLES CON EL FIN DE EVITAR EL USO DE ESPACIO NECESARIO EN ARCHIVO MUERTO EN LAS PYME, DEBIDO A QUE MUCHAS DE ESTAS EMPRESAS TIENE UNA ESTRUCTURA PEQUEÑA, PERO SU VOLUMEN DE INFORMACIÓN TIENDE A SER GRANDE Y SE DIFICULTA MANTENER UN ORDEN DE ESTOS DOCUMENTOS QUE POR LEY DEBEN TENERSE POR UN TIEMPO DETERMINADO.
POR ESTA RAZÓN AGRADEZCO TODA LA INFORMACIÓN QUE ME PUEDAN BRINDAR SOBRE EL TEMA COMO: ‘POSIBLES SOLUCIONES-CONSECUENCIAS E HISTORIA.
GRACIAS
Hola Claudia
Con todo gusto puedo revisar el contenido que tengas y agregar mis recomendaciones y comentarios para mejorarlo.
No podemos brindar el servicio de buscar, investigar y producir material por medio de este blog.
empesare a trabajar en una empresa en el area de documentacion kiero k me orienten y me den informacion de como debo impresionar y hacer bn mi trabajo yk no debo hacer. gracias
Eliza
Hazlo con excelencia, ser obsesiva en el orden. Aplica todos los conocimientos que adquiriste en tu carrera y busca mejorar cada día.
Buenos días necesito un favor como debo empezar a organizar un archivo contable de finanzas y impuestos tal que no hay nada organizado por el momento,y pues nose como espesar a organizar ese archivo me podrían dar sus información o ideas como poder empezar.
Muchas gracias.
Buenos días necesito un favor como debo empezar a organizar un archivo contable de finanzas y impuestos tal que no hay nada organizado por el momento,y pues nose como espesar a organizar ese archivo me podrían dar sus información o ideas como poder empezar. Muchas gracias
HOLA
ESTOY EN UNA CONSTRUTORA EN LA CUAL NO HABIA ORDEN ME ACABO DE RECIBIR DE CONTADORA PERO NO HE TRABAJADO EN EL AREA LO QUE AGO ES ESTUDIAR Y PRACTICAR PERO HAY MUCHO QUE DESCONOSCO SOBRE LA PRACTICA ME PUEDEN AYUDAR?
EN ESTE NEGOCIO CASI NO HAY MOVIMIENTO PERO QUIERO EMPEZAR EL DEPARTAMENTO CONTABLE AQUI PERO NO SE POR DONDE EMPEZAR
Hola Julieta
Empieza por organizar la forma apropiada para darle tratamiento a los documentos que sustentan cada una de las transacciones financieras: compras de contado, compras de crédito, ventas, cheques, transferencias. Una transacción se sustenta con un documento. Para cada transacción debes establecer una secuencia.
En una factura de compra, nos entregan 2 hojas (adquiriente usuario y sunat).. quisiera saber.. cual de ellos se archiva para archivos de compra y cual para se archiva para el archivo de caja…(en una auditoria de sunat, cual de las 2 copias me pedira? .. gracias
Hola Edwin
Lo importante es documentar correctamente tus registros contables. Ambos registros te pueden ser solicitados. Un archivo debe ser para sustentar las compras a crédito y otro será para sustentar los pagos a proveedores. Para confeccionar las declaraciones mensuales de impuestos, van a solicitar el registro consecutivo de compras.
Efectivamente, la organización de la documentación contable es muy importante.
Hoy con el volumen creciente de documentos digitales, la tecnología nos puede ayudar.
Existen muchas soluciones de gestión documental inteligente que pueden acompañar las empresas y los despachos en este proceso.
Le invito a seguir el proyecto DINO, que integra la organización de una solución ECM (gestión documental) con la simplicidad de una solución en linea y pre configurada para tu actividad.
Ahorra estamos en Beta privada, y abrimos la Beta publica al final de marzo.
Pueden reservar una cuenta gratuita en http://www.dino.mx/
Saludos!
Ben@DINO
Gracias «Ben Dino» por tu oferta. Ya la revisaremos en su momento. Gracias
Gracias por los comentarios,
Diana y Evangelina, el orden en la documentación contable es parte importante del proceso contable. No puedo entrar en detalles en este espacio; pero si te adelanto algo: El contador debe entregarles a ustedes un documento en donde explique de manera detallada la forma en que desea que se le entregue la doccumentación contable.
Luis Campos, tu pregunta es buena. Gravaré un video para responderte. Mantente atento. Estará en http://www.youtube.com/empresasmasrentables.com
Saludos
Soy secretaria y tesorera al mismo tiempo de una cooperativa del sector minero (carbon) necesito saber como se archivan los recibos de caja y los comprobantes de egreso, por otra parte aca no se pueden hacer compras con factura legal ya que somos de la parte rural y para encontrar alguna compra se realiza en la tienditas de pueblo y siempre le dan orden de pago o recibos asi de comprobacion de la compra como se puede legalizar correctamente esta contabilidad ya que tenemos dentro de pocos dias una revision de la DIAN.
Mucha gracias por su atencion y colaboracion
buenas tardes soy secretaria y quisiera asber como ordenar las facturas para entregarle al contador, se ordenan por fecha de menor a mayor ..? y los reciboss (no facturas ) como notas de compra y asi se anexan junto con las facturas o aparte??
gracias
Hola Evangelina.
Las copias de las facturas a crédito se entregan por orden consecutivo, por número no por fecha. Si hay nulas debe adjuntarse el original.
Los recibos de dinero se deben adjuntar al depósito con que fue enviado el dinero al banco. Otra copia del recibo debe ir a un consecutivo.
Saludos
Quisiera saber cuales son las mejores formas en el área de contabilidad para llevar un negocio al éxito muchas gracias.
Hola Luis:
Un tema bastante tratado aquí en el blog. Muy importante:
Revísa estos artículos que te apoyarán a reforzar el área contable de tu empresa:
» ¿Dónde está el dinero? 3 herramientas principales que los Contadores deben presentar cada mes: http://bit.ly/3herramientasConta
» Lo que SÍ debe saber un empresario de contabilidad: http://bit.ly/SaberContabilidad
» Cómo obtener un mejor rendimiento de tu Contabilidad: http://bit.ly/RendimientoConta
En el INDICE hay una lista muy completa de artículos sobre Contabilidad y Finanzas:
https://www.fundapymes.com/indice/
Otra cosa importante:
Recuerda confirmar tu suscripción para que recibas el acceso a la conferencia.
Entras a tu correo y en un mensaje nuestro que dice Confirmar Suscripcion haces click en el link que aparece ahí.
Jorge, muchas gracias por dejar tu comentario, todo lo que tengas que aportar es bienvenido.
Me alegra mucho saber que formas parte de neustra comunidad de emprendedores.
Espero que podamos seguir en contacto.
Saludos,
Enrique Nunez M.
Interesantes estos artìculos.
Muy útil esta información. No importa lo pequeña que sea la empresa el pepeleo siempre es mucho y entre más ordenado más fácil.
Gracias,
Muchos errores son provocados por el desorden. En estos días estoy tratando un caso de problemas graves por mal manejo en la documentación contable. ¿Sabes que las compras de mercancías son vitales para todo negocio? Este cliente tiene enormes fallas en el manejo de las facturas de compras: no se documenta si la mercancía fue chequeada al ingresar a la bodega, no se documenta si se revisaron los descuentos, no se documenta si la cantidad, la calidad y los precios venían correctos, etc.
Esto es solo un ejemplo, y muy grave de errores en el manejo de la documentación contable.