El éxito que obtengas en tus negocios, las ganancias y el crecimiento que alcances, depende en mucho de las decisiones que tomas; pero está claro que para tomar decisiones acertadas necesitas información confiable, útil, oportuna e inteligentemente organizada.
Allí es en donde toman importancia los sistemas de cómputo que eliges para tu negocio. En este artículo te ofreceré algunos consejos para que el dinero que inviertas en su compra produzca los resultados que deseas.
Implicaciones en la decisión de comprar sistemas
La decisión de comprar o cambiar sistemas de cómputo para tu negocio es una de esas decisiones importantes, por su impacto económico en primer lugar pero también porque si eliges los programas apropiados aumentarás la productividad en tus negocios.
Un sistema de cómputo eficiente servirá tanto para el procesamiento de las transacciones financieras como para obtener mucha información diversa que podrás utilizar para controlar tu empresa, buscar oportunidades de crecimiento y controlar si estás logrando los resultados deseados.
Hoy en día la oferta de sistemas de cómputo es inmensa, tanto en variedad como en costo, requerimientos, capacidades y posibilidades de crecer. Cada proveedor promete ofrecer la mejor opción, la más eficiente, la más actualizada.
Hoy en día la oferta de sistemas de cómputo es inmensa, tanto en variedad como en costo, requerimientos, capacidades y posibilidades de crecer.”
Enrique Núñez, Consultor de Empresas » Twittea esta frase
Pero el empresario no siempre es experto en los temas relacionados con el mundo de la tecnología, el lenguaje, la terminología y los múltiples detalles que son cada vez más amplios, más abstractos y más confusos.
Es allí en donde el empresario debe saber cómo asumir ese reto de elegir los mejores sistemas para su negocio, sobre la base del tamaño actual de su empresa, el crecimiento esperado para los próximos años, sus necesidades particulares y, por supuesto, su presupuesto.
El presupuesto, claro está, tendrá relación directa con el tamaño y complejidad de la empresa.
Consejos para abordar el reto de comprar sistemas
Los siguientes son algunos consejos prácticos que te ayudarán a asumir ese reto exitosamente:
No esperes que un sistema venga a volver más eficiente tu empresa, si esta antes no lo era. Un buen sistema hará que la empresa sea más productiva, puede bajar los costos; pero antes de llegar a eso la compañía debe ser organizada, metódica y eficiente.- No te formes expectativas exageradas. Cada sistema tiene limitaciones y alcances. Además, siempre dependerá de las capacidades de los usuarios para utilizar al máximo las posibilidades del mismo.
- Lo primero que debes hacer es definir específicamente las necesidades o procesos que deseas automatizar. Has una lista y establece las prioridades, si puedes ubicarlas en el tiempo mejor todavía.
- Determina el costo de oportunidad, presupuesto, capacidad de inversión, y el impacto en el flujo de caja.
- Describe la situación actual con respecto al proceso que deseas automatizar, el problema que buscas resolver o las necesidades que deseas satisfacer.
- Establece una fecha razonable para tener el sistema operando al 100% en tu empresa.
- Define la situación ideal sobre la base de los resultados que esperas obtener del nuevo sistema, debes ser concreto y específico.
- Hazte asesorar por expertos para redactar los requerimientos del sistema, para evaluar las ofertas y para negociar la contratación. A mayor inversión, mayor es la necesidad de contratar asesoría profesional.
- No seas ingenuo, no te dejes asesorar por los vendedores de los sistemas, ellos ofrecerán lo que para ellos sea más rentable.
- No te inclines por la primera oferta que recibes, ten al menos tres buenas propuestas y analízalas con el debido cuidado.
- De las tres mejores ofertas busca referencias de usuarios exigentes y también de los empresarios que tomaron la decisión de elegirlas. Invierte el tiempo necesario en esto, no lo hagas a la ligera.
- Elegida la oferta, documenta mediante un contrato que incluya todos los detalles de la compra realizada: valor, forma de pago, alcances, cronograma de trabajo, qué incluye, qué no incluye, garantía, recursos que aporta el proveedor, recursos que aporta la empresa. No arranques hasta tener el contrato revisado y firmado por ambas partes.
Estos doce consejos prácticos te ayudarán a afrontar de manera más eficiente la compleja y, muchas veces, abrumadora tarea de adquirir o cambiar los sistemas de cómputo en tu empresa.
¿Cuáles han sido tus experiencias con respecto a estos procesos? ¿Qué sistemas estás utilizando ahora en tus negocios? ¿Qué necesidades tienes ahora mismo o qué problemas deseas resolver?
Uno de los resultados primarios de toda inversión relacionada con la compra de sistemas de cómputo es hacer más eficiente la empresa, automatizar procesos, bajar los costos de procesamiento y aumentar la cantidad y calidad de información que requieres para tomar decisiones, aprovechar oportunidades, entender mejor tu mercado y controlar los resultados deseados.
Herramientas de Control Financiero que te recomendamos
Por experiencia, ya sabrás que no es suficiente tener un buen sistema contable para llevar la contabilidad y el control financiero de tu empresa.
Vas a necesitar herramientas para tabular y analizar de manera organizada y sistemática toda la información que pueda llegar a ofrecer un excelente sistema contable.
La contabilidad se debe llevar al día y en regla; pero eso es solo el medio.
Todo lo que inviertas en sistemas de cómputo y en tu departamento de contabilidad sería dinero botado a la basura si no recibes información financiera útil, confiable y oportuna para controlar los resultados de tus negocios y tomar decisiones acertadas.
Por eso te recomendamos nuestro curso CONTROL GERENCIAL.
¿Qué aprenderás en el curso CONTROL GERENCIAL?
Conocerás y aprenderás a utilizar las 12 herramientas de Control Gerencial, prácticas y efectivas, para controlar los resultados de tus negocios, tomar mejores decisiones, aumentar las ganancias de tu empresa y convertir esas ganancias es riqueza verdadera.
- Con este paquete de Control Gerencial aprenderás a utilizar las mejores y más prácticas herramientas de control gerencial.
- En este curso vas a poder saber, realmente, cuáles son los informes y reportes financieros que deben construirse en tu empresa con la información contable y con qué frecuencia.
- Sabrás para qué sirve cada estado financiero y para qué te sirve la información que se muestra en ellos; por ejemplo: verás por qué contiene un presupuesto y un flujo de caja.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #1: Balance de Situación Financiera.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #2: Estado de Resultados.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #3: Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #4: Flujo de Caja Semanal a “dos caras”.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #5: Conciliaciones Bancarias.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #6: Tiquete Promedio (Venta promedio por factura).
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #7: Presupuesto Mensual de Gastos Fijos.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #8: Inversión Inicial de un Negocio o Proyecto.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #9: Cálculo del Punto de Equilibrio.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #10: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #11: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Pagar.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #12: Definición de Resultados Crucialmente Importantes.
- Conocerás cuál es la quinta función de todo empresario exitoso.
- Sabrás por qué y cómo enfocar tus energías en controlar los resultados deseados.
- Aprenderás cómo empezar a controlar tus negocios, se hasta ahora no lo has podido hacer.
- Recibirás consejos y aprenderás cómo aplicar para obtener las ganancias que deseas en tus negocios.
- Aprenderás cómo establecer Indicadores de gestión para tu empresa?
- Verá la importancia y el rol que tiene la toma de decisiones en el crecimiento empresarial
- Entenderás por qué y cómo saber si tu empresa está sana financieramente?
¿Por qué este material es para ti?
Porque tomar mejores decisiones depende de la calidad de información que utilizas y para mejorar tu empresa debes controlar los resultados. Lo que no se controla no se mejora y para controlar debes tener herramientas de control gerencial.
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Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983, quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y es así como apoya y capacita a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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Buenos días
Yo estoy interesada en un sistema de cómputo. Tendrán alguna referencia que me puedan recomendar. Es para una idea de negocio que estamos emprendiendo.
Hola Guadalupe
¿En qué ciudad y país te encuentras?