¿Recuerdas la dinámica del “teléfono roto”? Pues, sucede todos los días en las empresas.
Espero que todos estemos de acuerdo sobre la importancia de la “buena comunicación” en nuestros negocios. Haz que la información oportuna, útil y pertinente llegue donde debe llegar y tus negocios será mejores… ¿Lo dudas?
Todos los días, veo en los negocios de mis clientes fluir información de buena calidad y de mala calidad, hacia cualquiera de los cuatro cuadrantes de la empresa.
La gente escucha una parte de lo que quisimos decir, quizás la que le conviene o quizás no escuchan simplemente.
También puede suceder que, como empresarios, no hemos logrado encontrar la forma de transmitir correctamente el mensaje para que no se malinterprete.
¿Haz dicho lo siguiente alguna vez? “¿Cuántas veces tengo que repetir esto para que se me entienda?” “¿Será que yo tengo que ser la secretaria de todos ustedes para que las cosas se hagan en esta empresa?” “¿Pero es que hablo en chino?” “¿En qué momento nos vamos a comenzar a entender?”… y no, no estoy hablando del matrimonio, estoy hablando de negocios.
Es irónico; pero ahora que existen los medios tecnológicos más modernos, la comunicación es más abundante y en tiempo real; pero contar con Skype, con WhastApp, los mensajes de voz, los mensajes de texto, Mail, Voxer, FaceBook y tantos otros medios no garantiza que esa comunicación sea de mejor calidad.
Durante cinco años atendí un cliente muy exitoso, con ventas de ocho millones de dólares al año y trescientos empleados, que no ha querido aprender a utilizar su propia computadora, ni usa el correo electrónico, ni escuchas sus mensajes en el celular. Tiene cuenta de correo para su negocio, pero lo contesta y escribe su esposa que trabaja en la empresa. ¡No es broma, es cierto! … y tiene una empresa que vale casi 25 millones de dólares. ¡Cuando sea grande, quiero ser como él!
Por eso y por muchas otras realidades cotidianas, es que recomiendo SIEMPRE la implementación del Comité Gerencial.
¿Qué es un Comité Gerencial?
Es una reunión semanal de NO más de dos horas en donde participan el Gerente General o Propietario de la empresa y las gerencias o jefaturas operativas: Operativas, Finanzas, Mercadeo & Ventas, Producción, Logística.
Recomiendo que siempre asistan los gerencias responsables de las áreas estratégicas de la empresa; pero pueden ser invitados a parte o a toda la reunión los asesores de la empresa, alguna jefatura de un área estratégica, un nuevo departamento, el administrador de alguna sucursal que se desea evaluar.
En las empresas familiares y pymes, recomiendo que estén presentes aquellas personas que aunque no participan en la operación cotidiana, sí tienen impacto en la toma de decisiones.
¿Qué NO es un Comité Gerencial?
No es una ni debe pretender sustituir la sesión mensual de Junta Directiva. No es ni debe tratarse como una reuniòn de socios. No es una sesión de planeamiento estratégico, ni sustituye lo que llamo en otro artículo “La Técnica del Altillo”
Objetivos de la Reunión de Comité Gerencial
► Revisar lo sucedido durante la semana que acaba de terminar: ventas, tesorería, situaciones particular con proveedores y clientes, volumen de producción, costos, situaciones del personal, estado de las instalaciones, maquinaria y equipo, etc.
► Los participantes presentan sus planes para la semana presente, metas, compromisos, resultados que se esperan, situaciones donde requieren del apoyo de sus compañeros, recursos que son requeridos.
► Tomar decisiones operativas para alcanzar los resultados deseados de corto plazo, para que estos aporten a las metas de largo plazo.
► Cuando se tienen los estados financieros, analizar la situación financiera y los resultados del mes terminado. Esto sobre la base de lo que implica para cada unidad operativa del negocio esa situación y esos resultados, asi cómo conocer el impacto y la responsabilidad de cada uno en esas realidades.
5 elementos para obtener el mayor provecho del Comité Gerencial
1) Debe convertirse en un hábito. Debes crear esta reunión semanal de Comité Gerencial como una actividad de participación obligatoria, prioritaria y puntual. Sugiero, con frecuencia, los martes o miércoles, porque para ese día se cuenta con bastante información financiera y de producción para medir los resultados de la semana pasada.
2) Debe contener un protocolo o secuencia. Siempre a una hora y que sea oportuna, es lo mejor para facilitar el traslado y participación de todos a tiempo. Generalmente, comienza con una motivación breve del Gerente General o Propietario de la empresa.
Luego el Gerente o Director Financiero (si tu empresa es pequeña o mediana sería el Contador General). Después seguiría Ventas, Producción, Operaciones y las otras divisiones presentes. Recuerda son dos horas, no más, por lo tanto hay que regular los tiempos.
3) La minuta debe ser enviada con anticipación. Aunque tengas claro lo que verás en cada reunión, alguien debe tener la tarea de resumir la reunión anterior y enviarla junto con la minuta de la siguiente. Se agregan temas que serán discutidos o situaciones que serán planteadas. Esto ayuda mucho a que los participantes se preparen mentalmente para la cita.
4) Los tiempos de cada participante deben ser bien administrados. Empiezo contigo, con el empreario: “No abuses de tu autoridad para acaparar el tiempo de la reunión”. Aprovecha para escuchar, para mirar el desempeño “en vivo” de tu equipo de trabajo. No te preocupes si se arman discusiones acaloradas. Aportan, porque sacan de todos su “verdadero yo”. ¿Cuánto tiempo debes participar? Sugiero entre un 10% y un 20% del tiempo total. Parece poco; pero esta es reunión donde te interesa conocer el desempeño de tu gente. Recuerda que buscas formar un equipo que sea: gente disciplinada, capaz y comprometida y responsable por los resultados deseados. De paso te recomiendo leer este artículo: “¿Cómo obtener ganancias en tiempos de crisis” +
5) Lo reunión debe estar orientada a resultados. El equipo gerencial debe estar orientado a resultados y un testimonio de ese esfuerzo es que las reuniones de Comité Gerencial estén orientadas a resultados. Es decir, cada ejecutivo, gerente, jefe o encargado, debe tener claros cuáles son los resultados que se esperan de la división, departamento o unidad que tiene a cargo. También debe tener claros cuáles se esperan que sean sus talentos, habilidades, competencias, capacidades y destrezas para alcanzar esos resultados.
6) Utiliza todas las herramientas que mejoren el desempeño en la reunión. Por supuesto que debes poner reglas a respetar durante la reunión como el uso de celulares y las computadores personales; pero es posible que debas utilizar presentaciones en Power Point, informes financieros o reportes que todos podrían ver en sus computadores; pero procura que tu gente esté concentrada en el contenido de la reunión.
7) Invita expertos a la sesión. Muchas decisiones en la empresa son apoyadas por personas externas a la empresa; pero que por su posición, experiencia o relación con la compañía aportan información adicional para mirar, resolver o tomar una decisión importante dentro de la empresa a nivel operativo. Puedes invitar consultores, asesores legales, expertos en algún tema técnico. Para estas personas, igual el tiempo tiene que ser “dosificado” para evitar que consuman más tiempo de la cuenta en la reunión.
Para terminar
Implementar la reunión de Comité Gerencial es una de las primeras sugerencias que ofrezco de forma vehemente en mis consultorías. Son muchos los perjuicios que tiene para una empresa el no contar con un mecanismo práctico para que el equipo gerencial se acerque y se comprometa.
Son muchos los beneficios que tendrás en tu empresa y en tu libertad como gerente y como empresario al implementar estas sesiones semanales de Comité Gerencial. Hazlo y luego escribe sobre tu experiencia. Tendrás dificultades. Algunos logran implementarlo de forma inmediata, gracias a la autoridad. A otros les costará un poquito más.
Pero hazlo y verás los beneficios. Verás más ventas, más ganancias y más riqueza en tu negocio.
Todos nuestros más de 400 artículos han sido escritos por nuestro director
Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983, quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y es así como apoya y capacita a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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Buena tarde, el dia de mañana tendre mi comite de gerencia estamos en un proceso de organizacion, l empresa crecio y por tanto ya se crearon las areas para permitir al gerente ser mas efectivo, agradezco su articulo me sera de gran ayuda para mi trabajo.
Gracias lucy
Excelente simplemente excelente mil gracias por compartir y ayudarnos a mejorar saludos Enrique.
Nuestro director Enrique recibe tu mensaje, Enrique; y lo agradecemos mucho también todos en el equipo.
Buen día
primeramente felicitarlo por el articulo es muy clara toda la información…
tengo una pregunta, si esas reuniones con el comité se recomiendan una vez por semana, como le haría para tener otra reunión con el personal de ventas? que seria lo mas recomendable
Inés
La reunión con el Comité Gerencial es semanal y con los mandos medios, con la gente que tiene proyectos o equipos a cargo. Procuramos que en las empresas no hayan cantidad de reuniones para evitar lo que llamamos «reunionitis», demasiada gente reunida y poca gente mejorando la empresa.
La reunión de Ventas debe ser dirigida por el Gerente de Ventas. Si la empresa es pequeña y el empresario tiene a cargo esa tarea, entonces debe tener esa reunión semanal con los ventas y la fuerza de ventas todas las semanas también.
Es una reunión para ver los resultados en ventas de cada negocio. El algunas empresas la tenemos los Lunes temprano, en otras los Viernes por las tardes, depende mucho del giro del negocio y del momento más conveniente para tener a todos los involucrados en la reunión.
Buenos Días…
Me parece super interesante el tema del artículo citado al igual que su contenido.
Pero en el caso de empresas comerciales, en donde existe muchísima información a analizar, de acuerdo a su experiencia, si les pido de favor, nos orienten en concreto que temas son recomendables abordar.
Gracias por su atención
Gina
En todo tipo de empresa es mucha la información que debe analizarse y las decisiones que se deben tomar.
El Comité Gerencial no es la Junta Directiva. En la Junta Directiva se verán los Estados Financieros.
En el Comité Gerencial cada miembro del equipo de trabajo presenta su INFORME DE RESULTADOS de la semana que termina y sus COMPROMISOS DE RESULTADOS para la semana que comienza. Sirva para informar temas operativos, para resolver temas del cotidiano. Casi nunca se tocan temas estratégicos, sino temas tácticos, operativos, del día a día.
Estimado Enrique muy interesante la implementación de este comite Gerencial es muy importante que los involucrados tengan claro los compromisos y objetivos a corto plazo ,los bajos costos , las metas en la producción,la satisfaccion del cliente, y la utilidades deben ser los resultados que requiere toda empresa muchas gracias a usted y ha Fundapymes hasta pronto Ismael Hernani Palomino.
Saludos Ismael.
Recomiendo a mis clientes implementar el Comité Gerencial, porque he visto los beneficios que ofrece a las empresas. Se consolida el equipo gerencial y la comunicación flujo de la forma correcta.
Saludos,
Enrique
El comentario descrito sobre el tema «El teléfono Descompuesto», es verdad en pasados días tuve una mala experiencia al respecto, para comenzar la persona con la que solía trabajar, tenia la cualidad de que cuando discutíamos y planteábamos las estrategias a seguir o le dábamos a un solución a un caso importante de trabajo en ese momento decía algo que luego se establecía como tarea a ejecutar, pero al salir y retornar a su trabajo, el ejecutaba sus labores al revés y cambiaba de un momento a otro y de un día a otro, en fin para no cansarles mejor decidí retirarme de esa persona para evitar en verdad un verdadero confito, actualmente nadie quiere trabajar con el y por lo que supe su empresa cerró porque nunca llagaba a nada y luego lo tildaron de mentiroso y farsante, a ver que opinan ustedes al respecto.
Jorge, esto que mencionas sucede, es lamentable, pero hay personas que tienen esa pésima costumbre. Dicen SI, LO VAMOS A HACER ASI.
Salen y lo hacen completamente diferente. Será rebeldía, olvido, orgullo, no sé; pero sucede.
Creo que los psicólogos les llaman: «pasivos agresivos»
En fin, buscar buenos socios y buenos miembros de un equipo de trabajo es un compromiso y un reto de todos los días.
Saludos,
Enrique
Excelente artículo FundaPymes, gracias por compartir tan valioso conocimiento
Gracias Fausto. Mi deseo es que estos artículos los ayuden a ustedes a crear negocios más exitoso y más rentables.
Saludos,
Enrique
Me parece muy bien el artículo del «Teléfono Roto», sobre todo la importancia de las reuniones semanales que deben de existir en toda empresa, y en la cual tiene que estar el Gerente de la Empresa, para que sea este el que tome la última decisión, o a la mejor mire otras oportunidades que muchas veces los sub-Jefes no las ven. Pero tambien se tendría que destacar la importancia de un buen Call Center, ya que es en este lugar, es donde caen todas las llamadas de los clientes, las cuales deberían de ser anotadas, y distribuidas a las personas, correspondientes, para el caso de los clientes, al departamento de Ventas, o para algún Gestor de Ventas y así por el estilo a los demás departamentos correspondientes, tambié tendrá que haber una persona que supervise las llamadas, con el único fin de que fluya la información, y que nuestros clientes tengan una atención como ellos se lo merecen, rápida y con claridad, ya que esto refleja una buena imagen de nuestra empresa. Hasta la próxima !!!
Gracias Edward.
Así eso. Estas reuniones son para toma decisiones, no solo para socializar con los compañeros.
Saludos