Las 12 Herramientas de Control Gerencial

Para controlar tu empresa debes tener una “caja de herramientas” para tomar de ellas las necesarias y obtener información que sea útil y pertinente.

¿Qué debes controlar en tu empresa?  Los resultados deseados.  Hablo de esto en el artículo “Control Gerencial”, te invito a leerlo.  Allí te menciono La Quinta Función, uno de los secretos del Camino Probado.

Para controlar efectivamente tu empresa necesitas información precisa, confiable, útil y oportuna.

Las siguientes 12 herramientas son básicas, todo empresario debe recibirlas, todas son igualmente valiosas y necesarias.

En nuestro libro “Control Gerencial: 12 herramientas para pymes” las podrás estudiar con más detalle y mirar los diseños de cómo debes recibir la información por parte de tus contadores.

1.– Balance de Situación Financiera

Estado financiero que muestra la posición financiera de la empresa, el capital de trabajo, capacidad de pago a corto y largo plazo, así como el apalancamiento financiero que tiene la compañía.  Muestra también las inversiones realizadas por la empresa y la forma en que fueron financiadas.

2.– Estado de Resultados

Es el segundo estado financiero y muestra los resultados de las operaciones de una empresa.  Presenta las ventas, el costo variable de esas ventas, los costos fijos de operación, los gastos fijos de administración y la carga financiera, así como los impuestos correspondientes a la renta líquida.

3.– Estado de Origen y Aplicación de Fondos

Reporte financiero con información de gran relevancia debido a que muestra las fuentes de ingresos que tiene la compañía y la forma en que la misma está utilizando dichos fondos.  Adicionalmente, se puede pedir que la información muestre el impacto del flujo de caja en el capital de trabajo de la empresa.

4.– Flujo de Caja Semanal a “dos caras”

Esta herramienta sirve para administrar y controlar la tesorería y el flujo de caja de una empresa, de cualquier tamaño que sea.  En dos grandes grupos de columnas el empresario sabrá en qué se usaron los fondos en las semanas anteriores y en qué se utilizarán las próximas semanas.

5.– Conciliaciones Bancarias

Esta herramienta, utilizada mensualmente por los contadores, le dice al empresario si los registros de las cuentas bancarias coinciden con los registros que llevan los bancos.  La herramienta le presenta al empresario todos los ingresos y todas las salidas por medio de las cuentas corrientes bancarias.

6.– Tiquete Promedio

Herramienta poderosa y efectiva para que el empresario tome el control de las dos métricas que impactan en la ecuación matemática básica de las ventas:

• La cantidad de ventas (facturas) diarias.
• El tiquete promedio por venta o por cliente.

7.– Presupuesto Mensual de Gatos Fijos

Esta herramienta le permite al empresario controlar los costos fijos y evitar lo que sucede en muchas empresas cuando están creciendo: que las ventas aumenten mientras las ganancias bajan.  Toda empresa, pequeña o grande, debe contar con un Presupuesto Mensual de Gastos Fijos.

8.– Inversión Inicial de un Negocio o un Proyecto

La herramienta que le dice al empresario si un negocio es rentable, le pide el conocimiento preciso de la inversión inicial.  Con esta herramienta se acumulan todos los costos desde los de investigación y desarrollo, hasta la apertura o lanzamiento del producto al mercado, incluyendo también el capital de trabajo necesario para mantener el negocio en marcha hasta que alcance el Punto de Equilibrio.

9.– Cálculo del Punto de Equilibrio

El empresario debe conocer en qué volumen de ventas mensuales (unidades y dinero) logrará cubrir todos sus costos fijos y el pago de la deuda y, por supuesto, cuándo alcanzará la ganancia deseada.  Esta herramienta le ofrece esos datos para una empresa, producto, departamento, sucursal, línea de productos, etc.

10.– Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar

Esta herramienta debe ser presentada al empresario todas las semanas.  Muestra para cada cliente lo siguiente: facturas pendientes de pago, fecha de la factura, fecha de vencimiento, saldo actual y una distribución de los vencimientos por antigüedad.

11.– Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Pagar

La misma herramienta anterior pero para los proveedores de materias primas, suministros y servicios.  Muestra para cada proveedor lo siguiente: facturas pendientes de pago, fecha de la factura, fecha de vencimiento, saldo actual y una distribución de los vencimientos por antigüedad.

12.– Definición de Resultados Crucialmente Importantes

Esta herramienta es tan simple como poderosa.  Muestra las métricas más importantes que miden los resultados crucialmente importantes: factores clave de éxito, disparadores de valor e indicadores de desempeño.  Son extraídas de cada una de las herramientas anteriores y deben ser medidas por el empresario permanentemente.

Te recomiendo nuestro Paquete “Control Gerencial: 12 herramientas para pymes”, que incluye el e-book con el mismo nombre.

Estas herramientas te permitirán  exigir la información de calidad que requieres y en la forma que te permita tomar mejores decisiones.

Escrito por nuestro Director Enrique Núñez Montenegro

¿Qué aprenderás en el curso CONTROL GERENCIAL?

• Con este paquete de Control Gerencial aprenderás a utilizar las mejores y más prácticas herramientas de control gerencial.
• En este curso vas a poder saber, realmente, cuáles son los informes y reportes financieros que deben construirse en tu empresa con la información contable y con qué frecuencia.
• Sabrás para qué sirve cada estado financiero y para qué te sirve la información que se muestra en ellos; por ejemplo: verás por qué contiene un presupuesto y un flujo de caja.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #1: Balance de Situación Financiera.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #2: Estado de Resultados.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #3: Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #4: Flujo de Caja Semanal a “dos caras”.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #5: Conciliaciones Bancarias.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #6: Tiquete Promedio (Venta promedio por factura).
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #7: Presupuesto Mensual de Gastos Fijos.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #8: Inversión Inicial de un Negocio o Proyecto.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #9: Cálculo del Punto de Equilibrio.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #10: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #11: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Pagar.
• Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #12: Definición de Resultados Crucialmente Importantes.
•  Conocerás cuál es la quinta función de todo empresario exitoso.
• Sabrás por qué y cómo enfocar tus energías en controlar los resultados deseados.
• Aprenderás cómo empezar a controlar tus negocios, se hasta ahora no lo has podido hacer.
• Recibirás consejos y aprenderás cómo aplicar para obtener las ganancias que deseas en tus negocios.
• Aprenderás cómo establecer Indicadores de gestión para tu empresa?
• Verá la importancia y el rol que tiene la toma de decisiones en el crecimiento empresarial
• Entenderás por qué y cómo saber si tu empresa está sana financieramente?

¿Por qué este material es para ti?

Porque tomar mejores decisiones depende de la calidad de información que utilizas y para mejorar tu empresa debes controlar los resultados. Lo que no se controla no se mejora y para controlar debes tener herramientas de control gerencial.

Todos nuestros más de 400 artículos han sido escritos por nuestro director

Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983, quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y es así como apoya y capacita a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.

 

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