WhatsApp ¿Cómo aprovechar sus grandes ventajas?

Como herramienta de trabajo, WhatsApp se ha convertido en un opción económica, rápida y muy eficiente de comunicación entre los miembros de un equipo de trabajo.  

La comunicación en tiempo real, el poder compartir documentos, videos, audios e imágenes, hacen que este canal de comunicación se use todos los días, las 24 horas del día, y los 7 días de la semana.

¿Cómo aprovechar las grandes ventajas que WhatsApp te ofrece, sin que sus desventajas arruinen el rol que debe tener en los negocios de todo tamaño?

De esto te quiero hablar en este artículo.  WhatsApp, sin duda, es un cuchillo de doble filo, es una herramienta que debemos aprender a utilizar con prudencia, sentido común y sabiduría.

Hace años, cuando supe de la existencia de Skype, lo comencé a usar con mis clientes de consultoría.  En aquel tiempo solo lo podíamos utilizarlo en las computadoras.

La secretaria, socios, colegas y la gente con la que más debíamos mantenernos en contacto, lo debían tener abierto desde que llegaban a la oficina. Los administradores de las sucursales, se tenían que conectar cuando abrían el local, y al cerrar, tenían que reportar las ventas del día y cualquier novedad relevante.

Hace cinco años yo lo empecé a utilizar para ofrecer consultorías virtuales.  Ahora utilizo WhatsApp de manera intensiva, y Skype solo para cuando debo compartir mi pantalla con los clientes, para una explicación “proyectada” en la computadora del cliente.

Empecemos con una lista de las ventajas

• WhatsApp permite la comunicación entre dos personas; e inclusive, la creación de grupos, para que la conversación pueda ser entre más de dos personas.  Antes utilizábamos una pizarra, en donde se dejaban los avisos que a todos les interesaban. Ahora utilizamos WhatsApp.
• La comunicación por WhatsApp disminuye, drásticamente, la cantidad de correos electrónicos.  
• Con el correo compartimos documentos y pocas veces videos.  Con WhatsApp podemos compartir: conversaciones, audios, videos, imágenes, fotografías, etc.
• Aún sin tener internet, podemos escribir mensajes, los cuales se enviarán apenas te conectes a internet nuevamente.
• Los casi odiados “dos checks” azules, permiten saber si la persona leyó el mensaje que le enviaste.
• Permite crear una empresa “global” con los trabajadores interconectados en tiempo real, donde sea que se encuentren.  Pueden inclusive estar en otros países.
• Nos permite comunicarnos, de igual manera, con clientes, proveedores, consultores y aliados estratégicos.  
• A mis clientes de consultoría virtual yo les doy seguimiento por medio de WhatsApp: coordino las estrategias y decisiones con los propietarios de la empresa, superviso y dirigo a personas individuales o equipos de trabajo.  Nos “reunimos” cada vez que sea necesario por WhatsApp.
• Aunque la empresa tenga operaciones en diversas localizaciones, se crea una interacción social y de amistad entre compañeros de trabajo, que aún no se conocen personalmente.  Cuando tienen la oportunidad de encontrarse en un evento de la empresa, se ven como viejos conocidos.
• Las personas pueden pedir consejo, ideas o comentarios a sus compañeros, o jefes, para mejorar el desempeño en las tareas que están realizando.
• La empresa puede y debe utilizar estratégicamente esta facilidad de comunicación para programar campañas de mercadeo e información interna, que acerquen a los trabajadores hacia las metas, valores y objetivos de la empresa.  
• WhatsApp permite que tu gente recibe información valiosa que le ayude a mejorar su desempeño, y también, permite que tus colaboradores se vinculen más con la misión y las metas de tu empresa.

Considera también las amenazas

• Es necesario determinar hasta qué nivel de información se comparte por este medio, principalmente cuando se trata de información financiera o estratégica, ya que esta podría ser divulgada por quien la recibe.
• WhatsApp puede llegar a ser uno de los distractores más grande, es por eso, que se debe regular y administrar su uso.  En el caso de las personas que integran los diferentes grupos de trabajo, se deberá tener un nivel de tolerancia y confianza en ellos, ya que durante el día se mantendrán conectados.
• La carga de información puede llegar a ser tan grande en texto, videos e imágenes que la gente no logre asumirla toda.
• Se podría llegar a mezclar información relevante, con información de poco o ningún valor para el objetivo original.

Consejos para aprovechar WhatsApp en tu empresa

Son muchas las cosas que podemos hacer en nuestros negocios para aprovechar todos los beneficios de WhatsApp, sin  que las desventajas o amenazas afecten el trabajo o la productividad.

1. Defina el propósito y comuníquelo

Define claramente cuáles son los objetivos, el alcance, el rol y el propósito que tendrá WhatsApp dentro de la empresa, como herramienta de trabajo. Y luego comuníquelo a su gente.

Dígales que la empresa desea mejorar la comunicación entre los miembros de cada equipo, facilitar el intercambio de información, compartir conocimientos y todo aquello que ayude al equipo a alcanzar los resultados esperados de manera mucho más eficiente y rápida.

Este canal de comunicación ayudará a que cada miembro se compromete más con sus compañeros, procura que haya más cooperación, más interacción y mejor coordinación.  Ellos se podrán capacitar e instruir de manera muy sencilla y práctica utilizando las facilidades que ofrece este herramienta.

2. Tenga un visión estratégica.

Ten una visión estratégica de todo esto.  Empieza motivando el uso natural de la herramienta y luego utilízala de manera estratégica para lograr los objetivos globales de la compañía.  De esto te hablaré en próximos artículos.

Además de la información ordinaria y cotidiana que los miembros del equipo estarán compartiendo durante su trabajo, la empresa debe establecer una estrategia de comunicación que comunique el rumbo de la empresa, los resultados globales, la visión y los grandes objetivos.

3. Crear grupos de trabajo especializados

Crea grupo de trabajo para temas concretos y solo invita a participar en esos grupos a las personas que realmente participan en los resultados que se esperan del proyecto que comparten.  No invites a “todos” solo para que “todo mundo esté enterado”. No es necesario y satura a los que no pueden ni deben participar.

4. Establece un instructivo para el buen uso de esta herramienta

Es importante que redactes una circular donde expliques los alcances, retos, oportunidades y lineamientos para participar provechosamente en los grupos que sean creados, incluyendo las normas de comportamiento, temas a tratar, confidencialidad de los datos e información que sí será compartida y cuál no será compartida por medio de este canal de comunicación.

5. Los jefes, gerentes y dueños deben participar

Debes liderar con el ejemplo.  La gente percibe la conducta de sus superiores y modelan ese comportamiento.  Si los líderes no participan tampoco lo hará la gente. Deja un comentario, impulsa con palabras de estímulo y gira instrucciones claras, directas y puntuales. Todo eso mejorará el impacto de este canal.

Por sobre todas las cosas, recuerda que la cultura de una empresa es uno de los fundamentos del crecimiento empresarial sano y sostenido.  La cultura permea desde los líderes hacia los mandos medios, y de los mandos medios hacia la base de la gente que trabaja en las operaciones.

Esto no es una pirámide, en donde la cúspide está en la parte superior, sino una pirámide inversa, en donde los líderes son los que deben sostener y moldear la estructura de la empresa.

ARTÍCULOS RECOMENDADOS 

• [ARTÍCULO] El Comité Gerencial, otra excelente herramienta de comunicación: 

https://www.fundapymes.com/implementacion-del-comite-gerencial-mejora-la-comunicacion-en-tu-empresa/

• [ARTÍCULO] Consejos para renovar y fortalecer el liderazgo como empresario: 

https://www.fundapymes.com/consejos-para-fortalecer-tu-liderazgo-1/

Y ahora, antes de irte, deja tus comentarios y experiencias con respecto al uso del WhatsApp en tu empresa. ¿Ha sido positivo? ¿Qué problemas has tenido con su uso? ¿Cómo los estás aprovechando?

Todos nuestros más de 500 artículos y 600 videos han sido desarrollados por nuestro director Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983; quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y Meridyam Academy en 2020.  Su misión es apoyar y capacitar a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.

 

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