¿Es posible que un negocio que ha sido exitoso durante años, llegue a sufrir crisis financiera, pérdidas y hasta correr el riesgo de desaparecer? ¿Por qué los empresarios descuidan con tanta frecuencia los controles de su empresa? ¿Por qué desaparecen negocios brillantes que parecían muy exitosos? ¿Por qué muchas empresas que crecen en activos y en ventas, obtienen menos ganancias que cuando eran más pequeñas?
El tercer pecado mortal que deben evitar los emprendedores es este:
Descuidar los controles de tu negocio
Lo he visto cientos de veces, en estos treinta años como consultor de empresas:
1) Negocios que fueron muy exitosos cuando eran administrados por sus propios fundadores; pero que luego fracasaron al pasar a una segunda generación o a ser administrados por “gerencias profesionales”.
2) Negocios exitosos cuando eran pequeños; pero que fueron perdiendo rentabilidad, conforme fueron creciendo. A lo cual le llamo “la ironía del crecimiento”.
3) Negocios que para financiar su crecimiento o crear una “estructura” se endeudaron por encima de sus posibilidades, haciendo caer la empresa en un caos financiero y arriesgando llevarla al fracaso.
4) Empresas con productos rentables, pero con muchos otros que no generan ganancias; pero que el empresario no lo sabe, lo cual carcome la rentabilidad y atrasa el crecimiento de la empresa.
5) Empresarios que por temor al fracaso, no llevan sus empresas a nuevos niveles de crecimiento. Este es uno de los 30 errores del emprendedor. Entonces, tenemos negocios con un enorme potencial; pero que no pasan de ser pequeños negocios familiares. Por miedo a no poder controlarlos
Hace tres semanas, tomé un nuevo cliente de consultoría presencial. El empresario es joven, tiene 42 años. En el año 2005 tenía cinco sucursales, actualmente (año 2012) tiene 19 sucursales en todo el país y sueña con tener 50 abiertas para el año 2020. Su problema se lo he mencionado en las tres sesiones que hemos tenido hasta hoy:
“Don Enrique, no puedo controlar mi empresa. No conozco las ganancias reales de cada tienda. Sé que algunas están generando pérdidas; pero no sé cómo controlar los costos, ni la calidad. Deseo tener 50 tiendas abiertas para el 2020. No quiero endeudarme, no quiero burocratizar mi empresa, quiero seguir creciendo con recursos propios. ¿Qué hago si cayera enfermo?»
¿Les conté de otro cliente con quien inicié en el año 2011? Que decía: “Quiero tener mi primera tienda en China para el año 2020” Ese es un verdadero “soñador”; pero con los pies en la tierra. Y puedo decir, que sí tiene controlada su empresa. Hace un año tenía tres tiendas. Para Diciembre del 2012 terminará con seis tiendas (una de ellas virtual).
Los controles son fundamentales en toda empresa: pequeña, mediana, grande, corporativa, multinacional. Y los controles son igualmente necesarios en empresas de todas los giros económicos: empresas de servicios, empresas agrícolas, empresas agroindustriales, empresarios hoteles o de restaurantes, empresas industriales, empresas comerciales y ahora, por supuesto, en empresas virtuales.
Cuando hablamos de controles, pensamos solo en controles financieros. Pero no es cierto. El empresario exitoso toma control total sobre su empresa. Hay “controles de controles” y hay “empresarios controladores”. ¿Has escuchado la frase “cuidas los céntimos; pero descuidas los millones”? ¿Has visto empresarios controlar si un trabajador llegó 5 minutos tarde o si conversó por celular con su esposa dos veces al día? ¿Has visto al mismo empresario delegar descuidadamente el control de sus inventarios o de sus costos de producción en manos de un incompetente?
¿Qué se debe controlar entonces?
El empresario exitoso debe controlar lo que genera valor, los aspectos que tienen impacto en el éxito de su empresa y en aquellos elementos al interno y en el entorno que podrían poner en riesgo el éxito de la empresa.
Ejemplo de lo que se debe controlar:
1. Financieros:
1.1 Capital de Trabajo y Solvencia Financiera.
1.2 Nivel de Endeudamiento y Apalancamiento de la empresa.
1.3 Los resultados financieros mensuales de la empresa: Ventas, Margen de contribución, costos y gastos fijos, utilidad neta.
1.4 El Flujo de Caja de la empresa, histórico y futuro.
1.5 La tendencia y comportamiento de las ventas.
1.6 Los costos de producción y el margen de contribución de la empresa y de cada uno de sus productos.
1.7 Los costos fijos y su impacto en las utilidades.
2. No Financieros
2.1 El nivel de satisfacción del cliente
2.2 La calidad de los productos o servicios ofrecidos.
2.3 La participación que tiene la empresa en el mercado y el ingreso de nueva competencia.
2.4 Nuevas necesidades que desean los clientes de la empresa.
2.5 Los factores no financieros que aseguran el éxito de la empresa en el sector de negocios donde se encuentra.
Estos son solos algunos elementos que deben controlarse; pero detrás de ellos hay muchos otros detalles que requieren control especializado: aspectos como la rotación de inventarios, la calidad de las materias primas, nuevos proveedores con mejor calidad y mejor precio, la eficiencia y competencia del personal que atiende los clientes, el nivel de innovación, la calidad y eficiencia de los equipos y de la maquinaria, etcétera.
Mira esta pregunta de uno de mis clientes:
“¿Por qué obtengo menos ganancias ahora que mi empresa es mucho más grande? Hace cinco años con $100,000 dólares mensuales y 35 empleados, me ganaba $25,000 dólares mensuales. Hoy con $300,000 dólares mensuales y 150 empleados, me gano $40,000. Es demasiado esfuerzo y más deudas, para ganarme “solo” $15,000 adicionales. ¿No debería estarme ganando el triple?”
Recuerda lo que digo con frecuencia:
“No siempre más ventas son más ganancias”
Para controlar eficientemente tu empresa, mantenerla sobre una ruta de crecimiento sostenido y ganancias crecientes debes tener en tu empresa sistemas efectivos de control. Y debes tener gente competente para controlarla.
Uno de mis clientes usa esta frase: “¿Quién controla al controlador?”. Dice mucho. Dice que los controles no son siempre suficientes. Hay que saber elegir “las guerras que peleamos”.
El control no puede ser más caro que lo que se pretende controlar.
¿Qué recomiendo a mis clientes específicamente?
1) Deben rodearse de gente talentosa, competente, capaces, comprometidos, leales y que respondan por resultados.
2) Deben saber elegir las áreas donde los controles son fundamentales.
3) Deben crear sistemas de control prácticos, económicos; pero efectivos.
4) Deben crear hábitos de control y medición.
5) Deben establecer los indicadores de éxito que serán medidos y dedicar tiempo (semanal o mensual) a analizar con detenimiento los resultados.
6) Con base en los resultados, deben tomar medidas de corrección y ejecutarlas inmediatamente. Deben ser metódicos, disciplinados y precisos para resolver las desviaciones. Deben ser fríos y objetivos para resolver y “cortar el mal” desde la raíz.
7) Deben conocer con precisión los resultados que esperan de su empresa, en cada una de las áreas.
Puedes delegar muchos temas operativos, le llamo “la carpintería”; pero no puedes delegar los controles. Esa es tu responsabilidad, puesto que deseas el éxito en tu empresa.
Puedes llevar tu empresa al siguiente nivel de crecimiento. Puedes convertir una idea en un negocio. Puedes convertir tu pequeño negocio en una gran empresa. Puedes crear un imperio. Pero solo vas a lograr grandes metas, si implantas todos los controles que sean indispensables para asegurar los resultados que deseas.
Todos nuestros más de 500 artículos y 600 videos han sido desarrollados por nuestro director Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983; quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y Meridyam Academy en 2020. Su misión es apoyar y capacitar a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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Muchas gracias por la informacion me ha sido muy util, vivo en venezuela tengo 25 años y tengo una empresa que a pesar de todas las dificultades ha crecido y estoy muy preocupada precisamente por este tema, el control de muchas areas y como dicen el articulo (la carpinteria) me ha ayudado muchisimo…
Saludos
Hola María
El control es una de tus primeras responsabilidades como empresarias. Puedes delegar tareas de control; pero la responsabilidad sigue siendo tuya. No sueltes el control hasta que la empresa esté en capacidad de contratar personas capaces de ayudarte en los procesos.
Estimado Enrique,
Hace unos días recordaba con un colega parte de nuestra enseñanza académica (Ingenieros Electricistas) una de nuestras materias era Sistemas Lineales, y recuerdo que cuando veíamos Sistemas de Control (principalmente eléctricos) una de las enseñanzas obtenidas fue que ningún sistema de control podría ser mas grande que el sistema principal. Ahora leyendo su artículo veo la misma aplicabilidad, es vital contar con sistemas de control, pero también hay que cuidar que dichos sistemas de control no requieran de un esfuerzo tan grande que supere el esfuerzo del producto principal porque causarían inestabilidad general.
He trabajado en empresas donde se han implantado tantos sistemas de control que podrías pasar días enteros tratando de controlar y no produciendo, lo cual me ha parecido un completo error.
Pendientes con colocar tantos controles que el costo de estos haga inviable nuestros productos y servicios.
Hola Cesar
Gracias por tu aporte. Así es, le comentaba a Rosa en este mismo artículo y antes de leer tu comentario, casualmente eso. Los controles no pueden ser más costos que la ganancia esperada.
Y tampoco deberías más grandes que lo que se controlo. Es cierto lo que mencionas, quienes implementan controles suelen caer en esa trampa. Se obsesionan por los controles.
El control en sí mismo no es la meta, la meta son los resultados esperados.
Gracias por tu aporte, ya he visto comentarios tuyos me parece en artículos anteriores.
Saludos,
Enrique Nuñez Montenegro
Consultor de Empresas
Hola Enrique:
Gracias por este artículo, es verdaderamente increíble como tu amplia experiencia y conocimiento nos ayuda a las personas que tenemos a cargo una empresa.
Voy a tomar en cuenta todos tus artículos, para que mi escuelita vuelva a crecer como lo fue anteriormente. Mil gracias, Saludos.
atte. Luz.
Hola Luz, agradecemos que compartas este mensaje.
Sigue cerca a nosotros en Fundapymes, tenemos mucho que ofrecerte y queremos que alcances el éxito.
Cuéntanos como siguen tus proyectos.
Saludos
Hola muchas gracias por enviarme tus articulos, soy de Guatemala y tengo 35 años estoy emprendiendo una empresa de frituras y la verdad es que a sido dificil el inicio, no tuve ganancias durante 8 meses todo era gasto e inversion hasta este mes de diciembre que comence a ver un poco de ganancias. soy administrador pero te soy sincero me bloquie y no e sabido como aplicar los conocimientos adquiridos en la universidad (perdona mi sinceridad) y deberas agradezco mucho que me envies informacion.
Hola Jay.
Si lo haces bien, puedes crear un negocio bastante rentable a partir de ese negocio de frituras. El margen es muy bueno y puedes ir escalando despacio, según tu capacidad. Desarrollas productos de buena calidad, luego empaques atractivos, precios que compitan en el mercado y poco a poco tu empresa irá creciendo.
Esfuérzate por cada buena calidad, excelente servicio, puntualidad en la entrega.
Mucho cuidado con las ventas a crédito. Te pueden llevar a la quiebra. Ideal vender al Contado; pero muy difícil lograrlo siempre. En último trata de que te paguen en la siguiente entrega. Es decir crédito a 8 días.
Cuando llegues a vender a grandes supermercados, la cosa será diferente; pero el dinero es más seguro, solo que te pagarán a 30 o más días. Lo harás cuando estés preparadeo.
Enrique Nuñez Montenegro
Consultor de Empresas
Muy interesante este articulo:
Sin embargo, como tema de control. me gustaria que se haga mencion al CONTROL INTERNO «COSO», que es un proceso en que todos estan involucrados y cuyo objetivo es : obtener una informacion confiable, en que se cumpla toda la normatividad vigente y que las actividades y operaciones que se realicen sean con eficiencia y eficacia para lograr los objetivos propuestos.
Por lo que incluye 5 componentes: El ambiente de control, la evaluacion de riesgos, las actividades de control, la informacion y comunicacion y la supervision o monitoreo. Y ahi esta la contestacion Quien controla al controlador.
Gracias Rosa, por tu valioso aporte.
Así es, el control es un proceso en el que todos dentro de la empresa, están involucrados. Unos más que otros.
Es control por si solo no es la meta. La meta es lo que buscamos con ese contable. El control debe ser rentable. Es decir. «el costo de controlar debe ser menor que las ganancias que obtenemos gracias al control».
Quien controla no debe caer en el error de obsesionarse por el control en sí mismo, sino por los resultados esperados.
Esperen pronto un artículo más profundo sobre este importante aspecto de toda empresa: EL CONTROL
Saludos,
Enrique Nuñez Montenegro
Consultor de Empresas
Un detalle Rosa.
No estás suscrita. Pierdes mucho con eso. Hazlo, es gratis, en http://www.30errores.com
Te espero.
Enrique
Excelente articulo.
En la parte fianaciera abarca todo lo que seria analisis e interpretacion de Estados Financieros, incluyendo indices financieros.
Muy bueno.
Gracias por haberme enviado este valioso contenido.
Estimado Angel, te agradecemos mucho el aporte.
Que bueno que estés pendiente de todo lo que te enviamos por correo ahora que eres parte de nuestra comunidad de emprendedores.
Estimado Enrique muchas gracias por todos los consejos que recibo en mi mail, tal vez parezca tonto, tengo 39 años y estoy dándo desde hace un año mis primeros pasos cómo comerciante-empresario, la verdad es algo apasionante . Toda mi vida trabajé en relación de dependencia y ahora estoy abriendome camino sólo. Hay momentos que uno piensa : «uf cuando era empleado era todo más fácil»…..pero al ver de cómo puedo disfrutar de ver crecer a mis hijos que tiene 2 y 4 años respectivamente , disfrtutar todos lo días abriendo el negocio junto a mi esposa y fiel compañera, se disipan todos mis temores y arrancamos cada día con una sonrisa, ser emprendedor aquí en Argentina no es fácil…pero se puede!!!!! y mil gracias por acomañarme con todos sus tips, que hacen que cada día aprenda un poco más.
Atte.
Gustavo Fernando Molina
Concordia- Entre Ríos
Rca. Argentina
Buenas tardes Gustavo, te escribo ahora de Costa Rica.
Me alegra que este mensaje pueda llegar hasta tu comunidad, lejos de donde me encuentro.
Claro que se puede. Y no es fácil; por supuesto. El éxito es producto del esfuerzo, la creativa y la energía del emprendedor.
Que buena que tu esposa te acompañe en esta aventura.
No tiene comparación lo que puedes vivir y disfrutar ahora. Por supuesto, no tienes un cheque seguro todos los meses; pero estás invirtiendo tu tiempo, tu esfuerzo y tus talentos para crear tu propia empresa. Una empresa que crecerá con el tiempo, como un árbol y dará frutos a tu tiempo.
Saludos.
Enrique Nuñez Montenegro
Consultor de Empresas
Experto en PyMes
Buenas tardes Gustavo, te escribo ahora de Costa Rica.
Me alegra que este mensaje pueda llegar hasta tu comunidad, lejos de donde me encuentro.
Claro que se puede. Y no es fácil; por supuesto. El éxito es producto del esfuerzo, la creativa y la energía del emprendedor.
Que buena que tu esposa te acompañe en esta aventura.
No tiene comparación lo que puedes vivir y disfrutar ahora. Por supuesto, no tienes un cheque seguro todos los meses; pero estás invirtiendo tu tiempo, tu esfuerzo y tus talentos para crear tu propia empresa. Una empresa que crecerá con el tiempo, como un árbol y dará frutos a tu tiempo.
Saludos.
Enrique Nuñez Montenegro
Consultor de Empresas
Experto en PyMes
gracias por el articulo don enrique siempre me gusta informarme bien para manejar mejor mi negocio. soy de los que me gusta revisar siempre todo personalmente y delegar cuando debo de hacerlo. gracias.
Adan, espero que estén bien.
Eres bastante activo en nuestra página.
Muy bueno que te guste controlar; pero sabes que lo debes controlar son los resultados de tu negocios y los resultados de lo que deseas de cada una de las personas que trabajan en tu negocio.
Resultados… no objetivos.
Y, por supuesto, delegar es el gran reto del emprendedor cuando quiere convertirse en empresario.
Saludos
Enrique Nuñez
Consultor en PYMes
Excelente articulo, gracias Enrique.
De veras que los controles son muy necesarios para saver por donde andamos y no caminamos a oscuras. Cuando los astronautas estadounidenses estaban en el espacio tenian problemas para escribir con los boligrafos, pues la gravedad no permitia que la tinta bajara. Se hicieron estudios y se recomedo un boligrafo especial que tenia una especie de bomba y demas..pero era tan costoso que el proyecto se descartó, ms sin mebargo los reusos cuando detectaron el problerma le entregaron lapiceros a sus astonautas y asunto resuelto. Es cierto que los controles deven ser faciles de llevar y sencillos.
Gracias
Luis, ¿Qué tal? Espero que bien.
El Gerente tiene tres grandes funciones, le llamo las 5 Funciones del Gerente:
1. Planificar.
2. Organizar.
3. Dirigir.
4. Coordinar.
5. Controlar.
No es posible controlar, si no cumples las otras cuatro funciones. Todo está ligado.
Además, debe conocer el costo de lo que se quiere control. El control nunca debe ser más costoso que la posible pérdida de no controlar.
Saludos,
Enrique Nuñez
Consultor de Empresas
Experto en PyMes
Hola muy bueno el articulo… pero mi duda es que controles tendriamos o como se pueden medir… asi me puedo hacer un poco mas a la idea de lo que estas mencionando…
si es verdad que pasa eso uno siempre cuando amplia factura y estructura no siempre gana mas..gracias Romina
Hola Romina
He visto varios comentarios tuyos. ¿Cómo es posible que no te hayas registrado? Hazlo en http://www.30errores.com.
Sobre tu consulta. ¿Qué se debe controlar? Debes controlar los resultados deseados. De tu empresa, de tus trabajadores, de tu inversión.
Debes saber qué deseas en cada área de tu negocio, establecer unidades de medida, sean cuantitativas o cualitativas. Luego establece controles prácticos para medir esos resultados.
Saludos,
Enrique Nuñez
Consultor Experto en PyMes