Para el empresario es importante no solo que su contabilidad esté al día, sino también que la información sea confiable para tomar decisiones y controlar su negocio.
Los Presupuestos son una de las herramientas de control gerencial que como empresario debes implementar en tu negocio.
Un detalle básico al elaborar el Presupuesto Anual de tu empresa tiene que ver con la clasificación de los gastos en Centros de Costos que te permitan controlar áreas de responsabilidad. Es de esta manera que podrás, como empresario y como gerente de tu empresa, establecer metas y medir por resultados a tu equipo de trabajo.
Me han estado preguntando sobre la forma correcta de registrar o clasificar los gastos. Es una pregunta importante. Por supuesto, tu contador debe dominar esta materia. La pregunta que me hacen es: ¿cuál es la diferencia entre un Gasto Administrativo y un Gasto Financiero?
Te explico:
» Los gastos administrativos: Son aquellos que tienen que ver directamente con la administración general del negocio y no con sus actividades operativas. No son Gastos de Ventas, no son Costos de Producción. Contienen los salarios del Gerente General, secretarias, contadores, alquileres de oficinas, papelería de oficinas, suministros y equipo de oficinas, etc. No se incluyen en esta categoría los gastos que tienen que ver propiamente con la operación del giro del negocio ni con el mercadeo. Usualmente se incluyen los gastos de selección y reclutamiento de personal.
» Los gastos financieros: Son los que reflejan el costo de capital o el costo que representa para la empresa financiarse con terceros. Son el costo de los pasivos, es decir de las deudas que tiene la empresa. El más importante es el interés que se paga sobre las deudas con bancos o con terceros, también las comisiones que se pagan cuando se formalizan préstamos, algunos servicios bancarios que tienen que ver con financiamiento, etc. Hay diferencias de criterio sobre cómo se registran, por ejemplo las comisiones por tarjetas de crédito yo prefiero registrarlas con débitos en las cuentas de ventas, tal como los descuentos sobre ventas. En Gastos Financieros también se registra el costo por diferencial cambiario de las deudas que son en moneda extranjera, cuando esos tipos de cambio suben y hay pérdidas.
Para el empresario los Estados Financieros deben ser una de las herramientas para controlar su negocio y para valorar los resultados de estos, pero también el resultado del trabajo de su gente. Debe ponerse de acuerdo con el contador sobre el tema de registro de los Centros de Costos y crear todos aquellos que sean necesarios para controlar lo que quiere, merece y debe ser controlado.
Te dejo varias preguntas:
- ¿Recibes cada mes Estados Financieros?
- ¿Son oportunos, confiables y útiles para tomar decisiones y controlar tu negocio?
- ¿Cuentas con un Presupuesto Mensual para los próximos 12 meses que te permita controlar los recursos?
El éxito o el fracaso dependen mucho de la calidad de la información que estás utilizando para tomar decisiones.
El éxito empresarial se mide en función de las ganancias que se convierten en flujo de caja. El siguiente documento te habla sobre las 3 estrategias que puedes utilizar para incrementar las ganancias; por supuesto, una de ellas es el control obsesivo de los costos y gastos fijos. La correcta clasificación de cada uno es la base de una presupuesto bien controlado.
No te olvides de dejarnos un comentario en la parte de abajo.
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Como gerente de tu propia empresa tienes dos funciones. La primera es controlar los resultados de tus negocios. La segunda es tomar decisiones acertadas y oportunas sobre la base de esa información.
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- En este curso vas a poder saber, realmente, cuáles son los informes y reportes financieros que deben construirse en tu empresa con la información contable y con qué frecuencia.
- Sabrás para qué sirve cada estado financiero y para qué te sirve la información que se muestra en ellos; por ejemplo: verás por qué contiene un presupuesto y un flujo de caja.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #1: Balance de Situación Financiera.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #2: Estado de Resultados.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #3: Estado de Origen y Aplicación de Fondos.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #4: Flujo de Caja Semanal a “dos caras”.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #5: Conciliaciones Bancarias.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #6: Tiquete Promedio (Venta promedio por factura).
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #7: Presupuesto Mensual de Gastos Fijos.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #8: Inversión Inicial de un Negocio o Proyecto.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #9: Cálculo del Punto de Equilibrio.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #10: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Cobrar.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #11: Antigüedad de Saldos de las Cuentas por Pagar.
- Aprenderás para qué te sirve la Herramienta #12: Definición de Resultados Crucialmente Importantes.
- Conocerás cuál es la quinta función de todo empresario exitoso.
- Sabrás por qué y cómo enfocar tus energías en controlar los resultados deseados.
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En el Curso Control Gerencial entrega todas las herramientas que son utilizadas por empresas de las más diversas actividades económicas. Los Estados Financieros, el Flujo de Caja y las otras herramientas son tan útiles para una empresa agrícola, como para una empresa industrial, de servicio, de venta mayorista o de venta al detalle.
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Enrique Núñez Montenegro, Consultor Financiero desde 1983, quien para compartir sus experiencias y conocimientos creó FundaPymes.com en el año 2001 y es así como apoya y capacita a quienes están comprometidos con llevar sus negocios al siguiente nivel de crecimiento y a disfrutar del estilo de vida que desean y que tanto merecen.
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dentro de los gastos generales están gastos de ventas y gastos administrativos?
Hola Amelia.
No recomiendo utilizar la cuenta Gastos Generales, es demasiado «general» :-). Sugiero utilizar nombres más precisos para cada centro de costo como: Gastos Operativos, Gastos Administrativos, Gastos de Ventas, Gastos de Logística, etc. No uso «gastos generales» en ninguno de mis clientes de consultoría. Saludos.
Cual es la fecha del articulo, por favor ayúdeme con esto!!
Hola Jennifer, este artículo de Abril 2016; pro sus conceptos son los mismos hoy en día
Buenas tardes,
El artículo excelente nos a llevado a tierra en tiempos de crisis estamos definiendo los reportes mensuales que debe presentar el contador a través de un sistema interno. Los gastos fijos son presupuestos a un año. Pero los ingresos se espuman en otros os gastos operativos de mantenimiento de nuestro principal activo no previstos que al igual que los fijos son cada vez más elevados en tiempo de hiperinflación.
Esto hace que siempre los socios deben a fin de mes prestar dinero para cubrír los costos del presupuesto
Como administradora de mi negocio me cuesta operar con un presupuesto cuando la parte operativa exige tanto y varia exponencialmente cada mes para su mantenimiento
Hola Vanessa.
Ustedes están en una situación muy delicada y deben resolverlo con sentido de urgencia. Deben llegar a la raíz del problema. Es usual que ante un problema tan grave se confundan los síntomas con la enfermedad, así que deben realizar una diagnóstico financiero con urgencia.
Busca un experto en tu ciudad que tenga experiencia en realizar “diagnósticos financieros” o “reingeniería financiera”. Si no encuentran un experto en tu ciudad, acércate y consulta con nosotros, acá de tejo nuestra página:
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Buenos Días Buen Artículo.
Si ud. Dice que a mayor gastos menos utilidades, me gustaría que me expliques, por ejemplo en el caso de una empresa constituida, su contador le aconsejo a sus gerente que tenga más gastos, y así disminuir el impuesto a la renta, que tendría como efecto generar mayor utilidad,
¿ Cómo me pudiera explicar eso?
Buenas tardes. ¿La definición de gastos administrativos y operativos en qué norma contable o plan contable la ubico? Gracias
Estimado Dr. En relación a la diferencia entre los gastos administrativo y operativos; que Usted expone; estos centro de costos pueden variar en la medida que la empresa crece, y pasa de ser una pyme a un gran empresa? por favor absolver
Hola Carlos
Por supuesto. Se van creando CENTROS DE UTILIDAD y CENTRO DE COSTOS para todas aquellas que deseamos ir controlando, según sea el crecimiento y las necesidades de información para la toma de decisiones.
Hablamos mucho sobre esto en el curso CONTROL GERENCIAL. Tu pregunta es muy importante, por eso te aconsejamos estudiar más en dicho curso.
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Feliz dia amigo, muchas gracias por toda esa información tan valiosa y concreta . Quiero su apoyo en todo lo que pueda, ya que estoy emprendiendo un negocio especificamente en la elaboracióny distribución de pasapalos al mayor y detal , verdaderamente me ha costado un poco concretar el costo de venta del producto. Si tiene alguna sugerencia , para hacerlo mas rapido se lo agradezco. De manos de profesionales como usted , todas son valiosas. feliz día.
Buenos Brinays
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