Lo que SÍ debe saber un empresario, de contabilidad

Por Enrique Nuñez Montenegro

Es irónico… los negocios son creados para producir $dinero$; y muchos empresarios lo primero que delegan es el control del $dinero$ de sus negocios, pero hay que saber por qué y a quién. ¿Deseas aprovechar mejor las oportunidades de financiamiento e inversión disponibles? ¿Deseas controlar mejor tus costos y aumentar tus ganancias? ¿Deseas conocer el verdadero valor de tu empresa y hacerla más atractiva para terceros? ¡Puedes hacerlo! Apóyate en la información financiera que ofrece la contabilidad.

Por supuesto que no te vamos a recomendar que te conviertas en Contador, ni mucho menos en Financiero. Un empresario no necesita ser experto en ninguna de estas disciplinas, pero sí debe desarrollar su inteligencia financiera.

El empresario tiene muchas tareas prioritarias que realizar todos los días. No puede ni debe, dedicar tiempo a llevar la contabilidad de su negocio, tampoco calcular las planillas, ni llevar los libros de bancos, ni revisar cada uno de los documentos que sustentan las operaciones de sus negocios.

Es importante el control. Es vital. Sin control, no hay éxito.

Es más, los empresarios exitosos, por lo general son personas obsesivas y desconfiadas con respecto al control del dinero. Eso está muy bien… sin caer en extremos, por supuesto. Sin embargo, controlar, no significa realizar esa actividad de manera personal.

Algunos empresarios nunca delegan la firma de los cheques ni la autorización de las transferencias. Todo egreso de efectivo es meticulosamente controlado por ellos. Controlan todos los días los ingresos y controlan uno a uno los egresos.

Esto puede llegar a consumir muchas horas semanales del empresario. Y hay peores consecuencias: puede dejar pasar oportunidades de expansión, solo por estar ya demasiado ocupado revisando los detalles contables o financieros de sus negocios.

Una de las nuevas clientas es propietaria de una cadena de siete tiendas de zapatos. Sus días nunca eran suficientes para cubrir todas sus obligaciones y compromisos. Desde hacer las compras de mercancías, negociar con proveedores, visitar los locales; y también, porque ella misma era quien llevaba los libros de bancos, parte de la contabilidad, confeccionaba e imprimía los cheques, preparaba las planillas de salarios cada quincena de sus trabajadores, y muchas otras cosas más. Por lo tanto, buscó la solución.

Los beneficios de una contabilidad confiable

El empresario que conozca los aspectos básicos de la contabilidad puede aumentar las ganancias de su negocio, porque tiene la capacidad de exigir la información que le sirve para tomar decisiones en forma oportuna.

También tiene la capacidad de:

  • Contratar personal calificado y competente para encargarse de la contabilidad.

  • Lograr que su gente lleve, correctamente y al día, una contabilidad confiable que ofrezca información oportuna y útil.

  • Ganar credibilidad en los bancos que financian la empresa, ya que entrega información oportuna y porque es confiable para que ellos den seguimiento a los dineros que han aportado a tu empresa.

  • Recibir información financiera en forma de estados financieros y otros reportes para conocer la situación financiera de su empresa y los resultados económicos de sus operaciones.

  • Contar con información suficiente sobre el manejo efectivo de los dineros de la empresa, mediante el control oportuno y preciso de los flujos de caja y la tesorería en general.

  • Garantizar que cada transacción que sustenta las diferentes operaciones está respaldada con documentación fehaciente.

  • Gozar de más tranquilidad y confianza cuando empiece a delegar algunas de sus funciones más importantes en jefaturas y gerencias, cosa que es inevitable cuando las empresas empiezan a crecer.

  • Obtener el máximo provecho del costo fijo mensual que representa tener un departamento contable, un encargado de la contabilidad general, de la contabilidad de costos, de la tesorería y de la auditoría.

  • En general, una contabilidad llevada en estricto orden, siempre al día, absolutamente confiable y que suministre información precisa y útil, será una de los mejores medios para que el empresario invierta su tiempo en actividades de estrategia, funciones que realmente agreguen valor a la empresa.


Entonces.. ¿Qué es lo que SÍ debe saber un empresario acerca de la contabilidad?

__1. La contabilidad es el sistema de información que mide las operaciones de las empresas, y procesa esa información en forma de estados financieros que son comunicados a quienes toman las decisiones.

__2. El producto tangible por excelencia de la contabilidad, son los Estados Financieros y sus anexos

__3. La contabilidad es utilizada en todo tipo de organizaciones, ya sean empresas privadas; la tienda de la esquina; las grandes corporaciones; las fundaciones sin fines de lucro; las empresas que pagan impuestos; las empresas virtuales que solo operan en Internet; los proyectos que solo tienen vida por un límite establecido de tiempo; las asociaciones comunales; las organizaciones sociales; las entidades que no pagan impuestos; los gobiernos; los bancos; las iglesias, y… hasta las organizaciones con actividades ilegales o poco “honorables”. Tu empresa también, por supuesto.

__4. La contabilidad debe estar a cargo de un profesional que demuestre con su respaldo debidamente certificado y testimonios, tres cosas fundamentales:

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a. Que ha tenido una educación y preparación adecuada a la profesión, con estudios especializados en contabilidad y complementada con estudios generales en finanzas, auditoría, estadística y economía. La contabilidad no se le puede asignar a una persona que solamente haya estudiado administración de empresas. Estos profesionales solo reciben los fundamentos de contabilidad, pero no los capacitan para asumir esa responsabilidad.

b. Que ha acumulado “horas” de práctica y experiencia suficiente en diferentes entidades, pasando por todo el ciclo contable completo y, especialmente, que conoce las herramientas informáticas para asumir la contabilidad de tu empresa en particular.

c. Que está autorizada por la autoridad reguladora de la profesión y del gobierno para asumir el puesto de Contador en una empresa.

__5. El Contador General es el profesional que tiene a su cargo la contabilidad de una empresa.

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a. En una empresa pequeña o mediana, el Contador General tendrá como jefe directo al Gerente General. En este tamaño de empresas, estos funcionarios gozan de mucha confianza y asumen diversidad de funciones. Esto es algo que, como empresario y Gerente de tu empresa, debe saber manejar correctamente.

b. En organizaciones más grandes, existe el puesto de Director Financiero o Contralor, quien tendrá dentro de sus responsabilidades la de dirigir y supervisar la contabilidad, la cual es responsabilidad directa del Contador General; pero ahora supervisado no por el Gerente General, sino por el Director Financiero.

__6. La contabilidad es importante para ti, como empresario, porque te permite entender la situación financiera de tus negocios, conocer si las ventas están generando margen suficiente para cubrir los costos fijos, y producir utilidades atractivas, y para conocer el monto mensual y anual de esas utilidades.

__7. La contabilidad te permite conocer cuál es la fuente de cada uno de los fondos que ingresan a tu empresa y en qué se invierten exactamente esos recursos.

__8. La contabilidad será tu escudo para protegerte mejor contra las contingencias, para controlar los resultados a nivel de cada una de las unidades que tienes dentro de tu empresa y para medir si estás logrando los resultados que deseas.

__9. La contabilidad te permite ganar credibilidad ante los proveedores, los bancos y los inversionistas. Una empresa que demuestra estar bien controlada, es una empresa que gana credibilidad y confianza. Curiosamente, es una empresa a la que sus clientes le pagan con mayor puntualidad.

__10. La contabilidad te da la información necesaria para incrementar tus ganancias, porque te permite poner “el dedo en la llaga”. Te permite conocer las áreas que están agregando menor valor y las que están haciendo los mayores aportes. Sobre esa base, puedes tomar medidas como para corregir el rumbo y, aunque las ventas no estén aumentando, poder lograr más ganancias

__11. La contabilidad bien llevada y cumplida “aleja” a la administración tributaria de tu empresa. Una empresa que cumple puntual y coherentemente con sus declaraciones e impuestos, es una entidad que tiene menos probabilidades de ser auditada.

__12. La contabilidad cuenta con las metodologías y sistemas necesarios para controlar hasta el más mínimo detalle de cualquier operación que desees dentro de tu negocio. Puede ser la construcción de un parqueo, la ampliación de las bodegas, el costo de la flotilla de camiones que distribuye los productos a los diferentes locales o clientes. Te puede medir la rentabilidad por proyecto, por producto, por cliente, por categoría. Puede medir el rendimiento o rentabilidad de un grupo de personales o de los equipos de ventas. O puede darte puntos de comparación y promedios de unidades de negocios, para medir el rendimiento de cada una.

__13. La contabilidad suministra la información necesaria para valorar la empresa en cualquier momento de su trayectoria. Una contabilidad confiable genera confianza ante eventuales compradores de la empresa, ya sea que piensen comprar la totalidad, o una parte de la empresa.

__14. Basándonos en lo ya mencionado, las personas que utilizan la información que ofrece la contabilidad son: los propios dueños de la empresa, inversionistas, bancos, acreedores, organizaciones gubernamentales, autoridades fiscales, y otros usuarios eventuales. Así la contabilidad puede dividirse en dos campos:

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a. Contabilidad financiera: se especializa en información para personas ajenas a la empresa, sean bancos, el gobierno, la autoridad fiscal, los accionistas cuando lo hay, etc.

b. Contabilidad administrativa: se concentra en la información que se le entrega periódicamente a las personas que toman las decisiones dentro de la empresa: el empresario, los gerentes de división, los jefes de departamento, etc.

__15. Los estados financieros indican cómo marcha una empresa, dice cuál es la situación financiera de ella y te dice cuáles fueron las ventas de un mes o de un periodo contable completo, el costo de esas ventas, las ganancias que se obtuvieron de esas operaciones y las ganancias netas de la empresa. La herramienta básica para preparar estos estados financieros como una ecuación contable, está compuesto por estos elementos:

_

a. ACTIVO, son los recursos económicos que están invertidos en tu empresa y de los cuales se esperan percibir los beneficios. Cuando se habla de “recuperar la inversión”, esta es la cifra que espera recuperar un inversionista.

b. PASIVO, son las obligaciones o deudas que la empresa ha adquirido con terceros y que debe pagar en una fecha pre-establecida.

c. PATRIMONIO o CAPITAL CONTABLE, son los derechos aportados y acumulados durante la vida del negocio, por el empresario o los socios de la empresa.

La ecuación contable es la siguiente y desde ella se erige la base de la contabilidad:

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

__16. En la contabilidad, una transacción es todo acontecimiento que afecta la situación financiera de tu empresa y que se pueda registrar objetivamente utilizando un documento o respaldo fehaciente que sustente de manera apropiada esa transacción, y que la haga verificable.

Conocer la verdadera situación financiera de tu empresa es igual de importante que conocer tu estado de salud. Solo conociendo cómo estás, puedes tomar las mejores decisiones para mejorar y crecer.

Saber exactamente el resultado de negocios, si las ventas generan suficientes márgenes de ganancias, si los costos fijos se pueden ajustar y reducir, si la empresa está generando utilidades y si pueden incrementarse.

Todo esto, más el hecho de conocer el origen y el uso que haces de los recursos que pasan por la empresa, son información valiosa y fundamental para crecer y prosperar.

Todo esto lo aprenderás más en detalle, en el próximo artículo. Entenderás qué son cada uno de los estados financieros y qué información te entregan; pero, más importante, cómo utilizar esa información para hacer su empresa más rentable.

Este tema de la contabilidad no es el más apasionante para el empresario; pero tener una contabilidad confiable es el único medio que tienes en tus manos para conocer la verdadera situación de tu empresa y los resultados de tus negocios. Sea que inviertas cada mes el 1% de tus ventas o el 3% de tus ventas, debes sacar el máximo provecho de tu Departamento de Contabilidad.

Ya verás, si no lo has experimentado todavía, que muchos negocios exitosos podrían fracasar solo por fallar en su contabilidad. Al contrario, da mucha paz tener una contabilidad confiable en tu empresa.

Te apasione o no, debes prestarle atención a tu contabilidad. Como empresario debes asignar un tiempo, cada semana y cada vez, para que tus Contadores o Financieros te presenten y expliquen la información financiera.

Con esa información financiera a mano, conocerás los resultados de tus operaciones, lo que te permitirá tomar decisiones y enderezar el rumbo a tiempo, de ser necesario.

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40 comentarios

  • 11 pedro raymundo rivera 01/29 19:45
    pedro raymundo rivera

    nesecito conoser bien las cosas dela contabilidad para ser mi negocio intima

  • 12 luis montoya 12/26 10:41
    luis montoya

    hola mi nombres es luis, he tenido varias veces una empresa pero como no estudie ni contabilidad, ni administracion todo el tiempo pense que con pagar a los profesionales mi empresa era fincional, pero degraciadamente unas ocaciones fue un fracaso y otras por mi descuido se quedaron con ellas, hoy quiero saber como debo comenzar a organizar una empresa que ya esta funcionando y que la dueña se ve que no tiene experiencia , pero tiene deseos de salir adelante, me pidio que le ayude a llevar la contabilidad pero no se como empezar soy alguien que maneja un buen sentido comun de reflexion y creo que si me orientan puedo ayudarla a que todo sea mas profesional asi que pido la ayuda gracias. feliz año nuevo

    • FundaPymes 01/27 13:18
      FundaPymes

      Hola Luis

      Cada quien en su lugar. El llamado a organizar la contabilidad de una empresa es el Contador General, quien debe tener la experiencia, los conocimientos y las referencias necesarias para sustentar su capacidad y pericia profesional.

      Son 4 columnas las que se deben mejorar en una empresa:

      FINANZAS
      RECURSOS HUMANOS
      OPERACIONES
      MERCADEO Y VENTAS

      Cada una debe ser fortalecida de forma paralela. Son las 4 columnas, como las patas de una mesa. Las 4 deben ser igual de robustas y sólidas.

  • 13 José Gabriel Ortega Paredes 11/02 19:55
    José Gabriel Ortega Paredes

    En Contabilidad tendemos a separar los componentes contables como compartimientos aislados entre sí. Y lo que es peor, presentarlos como algo estático que no merece mayor análisis. Sin embargo todo Empresario se siente recompensado de saber de sus aciertos y en su mayoría enterarse de sus desaciertos.

    Tengamos en cuenta que todo Proyecto tiene continuidad en el tiempo, con una dinámica tendiente a la permanente evolución. Los Contadores debiéramos acompañar al Empresario en este esfuerzo, analizando cómo, desde cuándo, porqué causas y con que efectos observables se viene desarrollando en el tiempo.

  • 14 Recursos IDaccion | Conceptos básicos de contabilidad para el emprendedor 10/25 12:08

    […] contablemente. En el blog FundaPymes, el autor Enrique Nuñez nos resume en su artículo “Lo que SÍ debe saber un empresario, de contabilidad”, 16 puntos de porqué es importante llevar una buena contabilidad no debe faltar en un plan de […]

  • 15 Conceptos básicos de contabilidad para el emprendedor | IDaccion Blog 10/10 09:39

    […] contablemente. En el blog FundaPymes, el autor Enrique Nuñez nos resume en su artículo “Lo que SÍ debe saber un empresario, de contabilidad”, 16 puntos de porqué es importante llevar una buena contabilidad no debe faltar en un plan de […]

  • 16 José Gabriel Ortega Paredes 09/21 06:54
    José Gabriel Ortega Paredes

    El Empresario va conociendo e interactuando con diferentes mercados, generando así LO QUE ES CONTABLE.
    La Contabilidad: TEÓRICA adquiere y transmite conocimientos de LO CONTABLE. La PRÁCTICA, reduce sistemáticamente a DATOS lo que va siendo CONTABLE para facilitar su estudio por el Contador.

    Toda actividad se va dando en acciones pensadas para obtener un objetivo. Cada siguiente objetivo se construye mejor, conociendo fuerzas y debilidades de los anteriores.

    La Contabilidad práctica no es por ello un Sistema de Información, solo sistematiza la reducción a datos de LO CONTABLE. Es herramienta del Contador que le da acceso a conocimientos relevantes para el Empresario. http://www.cienciadelacontabilidad.com

  • 17 Bernie 09/07 17:40
    Bernie

    Muy buenos consejos. Nunca trate de convertirse en contador cuando hay algunos contadores muy buenos, con la educación y experiencia que se necesita para ser excelentes colaboradores de los empresarios.
    En Puerto Rico, pueden llamar a la gente de Excellent Accounting al (787)743-1200. Ellos son unos expertos certificados y te pueden ayudar mucho.

  • 18 Jary Gomez 06/05 13:33
    Jary Gomez

    Hola, lei todo el articulo y me parece muy bueno. agradezco mucho los consejos.
    soy un empresario emprendedor. y este es mi quinto intento de hacer una empresa rentable, pero les confieso que siempre deje por un lado la contabilidad. a pesar de que me gradué de contador y en la universidad saque administración de empresas. ahora con mas años y mas experiencia en el mundo de los negocios. si le aconsejo a todo emprendedor a que le ponga mas atención a la contabilidad pues de ello depende gran parte del éxito o fracaso de su emprendimiento.
    Ahora si tengo mas cuidado en la parte financiera y e tratado de educarme financieramente, porque la educación financiera no la dan en las universidades esa uno mismo la tiene que buscar y aprender para tener mayores probabilidades de tener éxito.

    Gracias por esta información y sigan adelante.

    • Enrique Nuñez Montenegro 06/24 08:46
      Enrique Nuñez Montenegro

      Gracias Jary, por tu testimonio tan sincero.

      Siempre me ha parecido irónico que las empresas sean creadas para generar dinero, se invierto dinero, ingresa dinero y sale dinero. Son números. Todo gira alrededor de números: precios de venta, cantidad de vendida, precios de costos, porcentajes de esto y de aquello, etc. y… ya ves el empresario suele descuidar los números.

      La contabilidad, la tesorería y las finanzas son una de las 4 columnas sobre las que se sostienen las empresas.

      Saludos

      Enrique

  • 19 José Gabriel Ortega Paredes 06/04 06:08
    José Gabriel Ortega Paredes

    La Contabilidad es solo una herramienta que sirve al Contador para estudiar LO CONTABLE. http://www.contabilidadsuesencia.blogspot.com.ar

    • Enrique Nuñez Montenegro 06/05 10:41
      Enrique Nuñez Montenegro

      Gabriel,

      Entiendo que eres un experto en el tema y tienes tu propia página;
      tus aportes pueden ser muy valiosos para nuestros lectores.

      Nuestros lectores son emprendedores y empresarios. Adelante, danos consejos prácticos.

      SAludos

  • 20 Jonatan 04/26 17:26
    Jonatan

    Hola, buenas tardes a todos, yo soy un estudiante que esta iniciando la carrera en Contaduria y lo que acabo de leer me parecio muy interesante, pues nos hacer ver que no debemos ser una persona especializada o un profesional para poder iniciarnos en el campo de la contabilidad.

    Pero lo que si nos dice es que debemos interesarnos por nuestra empresa y tener todo controlado para que no nos tome por sorpresa una situacion desconocida y que no se llega siendo necesariamente un obesionado.

    Asi cuando lleguemos con nuestro contador sabremos exactamente de que nos esta hablando, como, donde y cuanto estamos obteniendo de ganancia y cuanto es el margen de gastos.

    Y aunque a algunos de los empresarios o emprededores de negocios no les sea lo mas facil de entender, nosotros como contadores debemos ser claros con los conceptos y cuentas, puesto que estamos especializados ( o para alla vamos) y manejamos mejor todo este ambito.

    Y con este articulo nos damos cuenta que no es una dificultad mayor esto de la contabilidad.

    • Enrique Nuñez - FundaPymes 05/31 10:33
      Enrique Nuñez - FundaPymes

      Así es Jonatan, ese es el punto. Al Contador le corresponde lograr que el empresario tenga clara cuál es la situación financiera y los resultados de sus negocios.

      Saludos


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