¿Cómo utilizar el presupuesto para aumentar las ganancias de tus negocios?

Existen muchos caminos para buscar el crecimiento en las ganancias de una empresa. En artículos anteriores hemos hablado del incremento de la venta neta, del margen de contribución, del tiquete promedio y otros. También hemos hablado sobre maximizar los costos fijos y esto se puede lograr mediante una poderosa herramienta de control gerencial, se trata del Presupuesto Maestro.

Puesto que nuestro compromiso es ofrecer conocimientos prácticos y herramientas, plantearemos hoy algunos consejos y sugerencias para utilizar la poderosa y útil herramienta de control gerencial que llamamos Presupuesto para mejorar las ganancias de tu empresa.

Tipos de Presupuestos

Existen muchos tipos de presupuestos:

• Presupuestos de Inversión
• Presupuestos de Construcción
• Presupuesto de Ventas
• Presupuesto de Costos Directos y/o Variables
• Presupuesto de un proyecto
• Presupuesto de Gastos Fijos

El Presupuesto de Ventas y el Presupuesto de Costos Variables forman parte de un Presupuesto Maestro integrado a la gestión financiera de una empresa, junto con el Presupuesto de Gastos Fijos del que hablaremos en este artículo.

Diferencia entre costo y gasto

Un costo se refiere a todas aquellas actividades, materias primas o gastos relacionados directamente con la fabricación y venta de un producto. Mejor aún, todo aquello que es necesario para tener el artículo, servicio o producto disponible para ofrecerlo al cliente.

El gasto se refiere a todas aquellas actividades necesarias para dar a conocer la empresa y sus productos, para realizar la gestión de búsqueda de clientes y lograr venderles a esos clientes nuestros productos y servicios, así como todos los recursos que se requieren para organizar y administrar la empresa.

Un gasto financiero es mucho más preciso y se refiere, generalmente, al costo de la deuda.

¿Qué es un gasto variable?

En vez de “gasto” prefiero utilizar la palabra “costo” puesto que es más precisa y permite entender mejor el concepto de “variable”. También se puede llamar, para ser mucho más preciso, “costo directo variable” a todos aquellos insumos o recursos, incluyendo salarios que se invierten en la fabricación de un producto o servicios que vende la empresa.

¿Qué es un gasto?

Como mencionamos antes es todo aquello en lo que incurrimos para mantener la operación en marcha, para buscar clientes, para venderles, para facturar y cobrar, para administrar y gerenciar la empresa, para financiar el capital de trabajo, etcétera.

¿Qué es un Presupuesto de Gastos Fijos?

Es una herramienta de control gerencial que permite controlar, mensualmente, todos los gastos fijos de una empresa dentro de centros de costos previamente definidos y mediante una estimación de gastos para, al menos, doce meses hacia delante, que podrán ser comparados cada mes contra los reportes reales de gastos fijos que acompañan al estado de resultados.

¿Por qué toda empresa debe contar con un presupuesto?

Existen muchas empresas que son tremendamente rentables, pero no dejan ganancias.

Lo anterior es irónico pero sucede con mucha frecuencia. Existen empresas que están logrando un crecimiento en sus ventas y que, incluso, venden productos con excelentes márgenes de ganancias.

En esas empresas la Utilidad Bruta o Margen de Contribución puede ser muy atractivo.

Incluso muchas empresas con sucursales con tiendas o restaurantes, podrían tener negocios con una utilidad operativa deseable. Es decir, cada uno de sus negocios produce y aporta la ganancia que se espera de ella.

Pero a nivel general, la empresa podría estar mostrando pérdidas. ¿A qué se debe eso? Existen muchas causas, la más frecuente es que los gastos son altísimos, la empresa tiene una estructura con gastos muy altos para mantener la empresa.

Esos gastos altos pueden darse en alguno o en todos los siguientes centros de costos:

1. Gastos de Promoción y Mercadeo.
2. Gastos de Ventas.
3. Gastos Administrativos.
4. Gastos Financieros.

Una empresa que venda $100,000 dólares mensuales con un costo variable de $40,000, tiene un margen muy atractivo, son $60,000 mensuales. Es decir, sus ventas tienen un margen de contribución del 60%, tremendamente atractivo; pero si sus gastos fijos suman $75,000, esa empresa estaría perdiendo cada mes $15,000.

¿Cómo utilizar el Presupuesto para mejorar las ganancias?

Las ganancias pueden aumentar con el solo hecho de comenzar a controlar, cada mes, los costos y los gastos fijos.

Recuerda que tu contador debe presentar mensualmente los Estados Financieros, uno de ellos es el Estado de Resultados que muestra las ventas, los costos, los gastos y las ganancias para un periodo.

Anexo al estado de resultados, el contador debe detallar los costos y gastos fijos para cada centro de costo que se haya creado. Cada centro de costos debe tener un responsable que administra ese centro.

El Estado de Resultados debe mostrar los gastos reales de los meses y periodos anteriores. Lo ideal es mostrar, al menos, los últimos tres meses y el acumulado comparado con los mismos meses del periodo anterior.

Con la herramienta del presupuesto el contador debe agregar una columna a la derecha de cada anexo de gastos para mostrar las sumas que se habían presupuestado y luego calcular la variación tanto en dinero como en porcentajes.

El empresario revisa toda la información con su contador y luego va llamando a cada uno de los responsables, por área, para analizar el comportamiento individual.

Beneficios de implementar un control presupuestario

Si haces esto en tu empresa tendrás muchos beneficios. Mencionaré algunos:

• La calidad de la información que recibes aumentará, puesto que tu contador sabrá que la estarás consultando con él cada mes y que, dado tu conocimiento de la empresa, sabrás si los datos son consistentes y confiables.
• La información que recibes será más oportuna, puesto que no vas a permitir que entreguen datos de dos o más meses de atraso. Vas a pedir información fresca.
• Conocerás los gastos reales de los últimos meses y podrás compararlos con los mismos meses del año anterior, así podrás advertir si hay tendencias a crecer.
• Con base en los datos históricos podrás proyectar y aprobar el presupuesto mensual para los siguientes doce meses.
• Y cada mes podrás comparar los gastos reales con el presupuesto de cada periodo.

Estos y muchos otros beneficios encontrarás cuando implementes en tu empresa la poderosa y prácticamente herramienta que llamamos “Presupuesto Maestro.”

¿Cuáles centros de costos debe tener toda empresa?

Cada empresa debe crear los centros de costos que desee controlar con más precisión, algunos ejemplos son:

• Costos de Producción.
• Costos de Ventas de la mercancía.
• Costos Operativos.
• Costos de Planillas y afines.
• Gastos de Promoción y Mercadeo.
• Gastos de Ventas.
• Gastos Administrativos.
• Gastos Financieros.
• Gastos de Mantenimiento.
• Gastos de Logística.
• Gastos de Presidencia.

Llamado a la acción, comienza ahora

Debes colocar en tu agenda de trabajo implementar un Presupuesto de Gastos Fijos mensuales.

Una vez al mes debes tener una reunión con tus contadores para estudiar los tres estados financieros y, muy especialmente, el Estado de Resultados con sus anexos de gastos.

En un reporte aparte el contador debe comparar los Gastos Reales del Mes con los Gastos Presupuestados.

Para iniciar la elaboración de un presupuesto, debes primero asegurarte que cuentas con información confiable, oportuna y útil por parte de tus contadores; y que el catálogo contable sea consistente y útil para mostrar los gastos que más te interesa controlar dentro de centros de costos muy precisos.

Es muy importante que todos los centros de costos cuenten con una persona responsable de controlar su operación y el presupuesto asignado.

Deja tus consultas en el área de comentarios ahora, sabemos que se descuida mucho este tema con lamentables consecuencias para el empresario. Cuando los costos fijos aumentan es muy difícil bajarlos. Debes tomar acción ahora.

También recomendamos que busques en la Tienda Virtual de FundaPymes herramientas y cursos para profundizar sobre este tema.