¿Piensas que el presupuesto es un instrumento financiero reservado para grandes empresas y para sustentar un crédito bancario? Es un error pensar así y sucede con frecuencia. En este artículo te explicaré cómo se pueden beneficiar las pequeñas y medianas empresas (PyMes) utilizando esta poderosa herramienta de control gerencial y, mejor aún, cómo pueden impactar positivamente en sus ganancias cuando la empiecen a utilizar.
El Presupuesto es una de las principales herramientas de control gerencial con que cuentan los empresarios para buscar oportunidades de obtener más ganancias, mediante el control de una de las salidas que más provocan dolores de cabeza: los costos y los gastos fijos.
Digo con frecuencia que cuando los costos y los gastos fijos crecen lentamente son más peligrosos que aquellos que de pronto sufren un incremento inesperado.
Esos gastos que crecen despacio son esa pequeña gota de agua que escuchas, algunas veces, antes de irte a dormir.
Mira lo que pasa. Una noche cualquiera, después de apagar todas las luces, te recuestas dispuesto a dormir. De pronto escuchas una pequeña gotita de agua que sale de un grifo. ¿Qué haces? Quizás te levantes y trates de ajustar la llave para no escuchar el ruido. Regresas a tu cama y finalmente te quedas dormido.
Si la noche siguiente sucede lo mismo, posiblemente termines acostumbrándote a ese pequeño sonido. Incluso hasta podría terminar siendo una excelente opción en vez de contar cien ovejas, como recomiendan a quienes padecen insomnio.
Los obsesivos se levantarán y son capaces de romper paredes con tal de que ese sonido molesto nunca se escuche.
Pero sucede que otra noche llegas tarde después de atender compromisos en tu empresa, al abrir la puerta sientes que tus pies se hunden en el agua. Enciendes la luz y vez que el agua baja por las gradas y que tu casa está inundada. Subes corriendo y buscas la causa.
Uno de los baños está desbordando agua, algo sucedió, quizás un pequeño juguete de tus niños cayó en el desagüe.
¿Qué haces? Te cambias la ropa, descalzo o con las botas de hacer el jardín, cierras la llave principal de tu casa, tratas de resolverlo con algún alambre que encuentras en tu bodega.
Si después de varios intentos no logras resolverlo, llamas al fontanero, le dices que es una emergencia. Él llega varias horas después, los niños despiertos, todos en la casa, sacando el agua con escobas y con baldes.
Huele a húmedo. Olvidas que tienes hambre.
Por fin llega el fontanero, con poco sentido de urgencia, prueba con un equipo sencillo, luego con una máquina que había dejado en su carro. Dos o tres horas después, él lo resuelve. Sorpresa, era Dory, la amiguita de Nemo, perdida en el drenaje de tu baño.
Así son los costos y los gastos fijos, cuando crecen despacio casi nada pasa. Pasan desapercibidos. Crecen despacio, haciendo daño en muchas de las “tuberías” de tu empresa: publicidad, suscripciones, gastos misceláneos, suministros, alquileres, papelería, servicios públicos, salarios, etcétera.
Pero si un día, después de haber reparado el daño en tu casa, llegas a la empresa y te dicen: “Don Joaquín, llegó esta nota del banco, subirán las tasas de interés de la hipoteca en 2 puntos”.
¿Qué haces? Inmediatamente llamas a tu “fontanero” (el Financiero) de empresa. Y le dices: “Enrique, mira me llegó esta nota, el banco nos quiere arrancar el alma, quieren subir las tasas de interés. Ayúdame con eso.”
Al día siguiente, llego yo (que soy el “fontanero” de este empresario) a las nueve de la mañana, en punto, como suelo llegar a mis clientes. Estudio el documento y la solución será pedir una cita con el Gerente del Banco para resolver el tema.
Así resolvemos un derrame de agua, en este caso de intereses, provocado por un desliz del banco.
Cuando pasan los meses, sin revisar tus gastos fijos, verás que un día preguntarás: “Violeta (la contadora de la empresa), ¿cómo es posible que estemos gastando el doble de misceláneos y mantenimiento? ¿En qué momento sucedió esto? Violeta, ¿qué pasa con los salarios, creciendo un 18% en los últimos doce meses y el aumento fue de solo el 6% este año? Violeta, ¿en qué estás pensando, por qué no me lo habías advertido?” Violeta solo calla porque ella trató de abordar el tema, pero Joaquín siempre tan ocupado no pudo atenderla en varias ocasiones.
Para construir una empresa rentable debe utilizar esta poderosa, sencilla y práctica herramienta de control gerencial.
Se trata del Presupuesto Maestro Móvil. De esto te hablo en el Curso Básico “El Presupuesto”, diseñado pensando en los dueños de pequeñas y medianas empresas que desean convertir sus negocios en grandes empresas.
Por supuesto, no es el empresario quien tendrá que preparar su Presupuesto, serán sus contadores y financieros quienes tendrán a cargo la tarea.
El Presupuesto no es una herramienta que se prepara una vez al año, después de varias semanas de profundo análisis y reflexión.
Todo lo contrario, se revisa y actualiza mensualmente.
Cada mes, Violeta actualizará el reporte de costos y gastos fijos, compara los resultados reales con lo presupuestado, para luego llegar donde Joaquín a mostrarle qué partidas han aumentado, cuáles se han mantenido y cuáles han bajado (cosas que pocas veces sucede).
Si Joaquín separa treinta minutos para atender a Violeta, juntos podrán resolver qué hace con las variaciones más importantes que encuentren.
Después de eso, Violeta se retira y en su organizada oficina, observando el ramo de flores que le obsequió su enamorado la semana pasada, preparará el Presupuesto de ese mismo mes recién terminado para el año siguiente.
Luego tomará un café y seguirá con su rutina diaria.
Los empresarios deben tomar tiempo, cada mes, para controlar sus empresas, deben tener rutinas de control gerencial. Revisar el Presupuesto cada mes es una de ellas.
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Buenas tardes
Desde hace algun tiempo, un par de años quiero montar un negocio. Soy una persona creativa, trabajo en algo que es totalmente diferente, sistemas, aunque tambien me gustan los sistemas, lo que siento que me apasiona son otras cosas, digamos que mas creativas. Me gustaria montar un negocio de esto, pero tengo miedo a emprender.
Mi salario actual no esta mal, creo que es algo que uno tiene fijo y que le da tranquilidad. al final del mes uno sabe que va a tener un dinero seguro en la cuenta.
Inicialmente pienso que podria hacer las dos cosas, pero uno mismo se cierra, ya llega tarde a la casa y quiere es descansar, puede que uno inicie con fuerza, pero pasan los dias y las semanas y vuelve otra vez a dejarlo de lado por el cansancio o la pereza.
Despues de un tiempo dejando las cosas quietas, vuelvo a tener ganas de montar negocio, yo se que si no lo hago me voy a arrepentir toda la vida. En verdad quisiera montarlo.
Como puedo hacer un balance de perdidas o ganancias cuando recien estoy iniciando?
Felicitaciones por estar dando, finalmente el paso.
Si realmente estás decidido a alcanzar el éxito en los negocios, vas a necesitar algo mas que un «balance de pérdidas y ganancias», necesitarías once herramientas adicionales.
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