¿Cuál es la diferencia entre eficacia y eficiencia?

En el mundo de la gerencia se utilizan términos que suelen crear confusión, son mal utilizados o, peor aún, que pueden ser mal interpretados.  Dos de ellos son “eficacia” y “eficiencia”.

A esas dos palabras se les suele dar, muchas veces, el mismo significado.  También se pueden utilizan para referirse a las personas que trabajan en la empresa, a la gerencia, a la empresa o a la maquinaria.

Habrás escuchado o incluso utilizado frases como las siguientes:

• La maquinaria que hemos adquirido es la más eficiente en el mercado.
• Estamos capacitando a nuestro personal de planta para que se vuelva más eficaz y productivo.
• Nuestra empresa es la más eficiente del sector.
• La gerencia se ha vuelto cada vez más eficaz en su desempeño.
• Debemos buscar información eficiente y confiable.

¿Qué significa eficiencia?

El Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española dice lo siguiente: “Eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado”. (Twittea esta frase)

Para efectos prácticos podrás utilizar “eficiencia” cuando te refieras al logro de los objetivos o resultados y a los recursos utilizados para alcanzarlos.

Ser eficiente es obtener los resultados deseados utilizando la menor cantidad posible de recursos.

Los recursos pueden ser tiempo, dinero, maquinaria, equipo, área física, etcétera.

Una persona eficiente es aquella que logra esos resultados.

Un proceso es el que permite lograr esos resultados con la mínima cantidad de esfuerzos y recursos.

La eficiencia tiene que ver entonces con “resultados” y con “recursos”.

Se puede decir entonces: “El objetivo de la capacitación y el entrenamiento es mejorar la eficiencia del personal en el puesto para el que fue contratado».

Como empresario eres más eficiente cuando logras aumentar los resultados con los mismos recursos con que ahora dispones, o con menos.

En el Comité Gerencial de esta semana podrías decir a tus gerentes: “Señores, quiero que cada uno de ustedes y sus departamentos se vuelvan más eficientes, espero de ustedes mejores resultados para este periodo.”

En el caso anterior, si un gerente pide la palabra y dice: “Don Luis, para lograr eso necesitamos invertir en maquinaria y contratar tres empelados más”, es porque ese colega no ha entendido el concepto de eficiencia explicado.

Otro ejemplo:

1. Una fábrica de mermeladas produce 125 unidades de jalea de membrillo al día en un turno de 8 horas.
2. El gerente de planta evalúa su personal, despide dos de ellos, implementa un programa de capacitación intensivo, reacomoda el equipo, instala un par de mejoras con muy poca inversión.
3. Ahora produce 150 unidades de jalea de membrillo en las mismas 8 horas.

El ejemplo anterior es un caso ideal de “eficiencia” y algo igual debes lograr en tu empresa en cada una de las unidades de tu negocio.

¿Qué es eficacia?

Dice el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española lo siguiente: “Eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea o espera.”

Entonces una persona eficaz es el que tiene eficacia, es decir que es capaz de lograr lo que se le encomienda.

La eficacia se refiere al logro de metas o de objetivos, independiente de cómo fueron logrados y cuántos recursos fueron utilizados.

Un ejemplo: Podrías excavar un pozo de agua con una pala, cavando durante cuatro semanas o podrías cavarlo con la maquinaria de última tecnología en dos horas.

Pero mira esto, podrías duplicar tus ventas en menos de doce meses siguiendo estos dos caminos:

• Duplicando el equipo de vendedores, invirtiendo varios millones en campaña publicitaria y mejorando las comisiones.
• Pero también podrías lograrlo con los recursos actuales, entrenando a tu personal, con estrategias de relaciones públicas, entre otros.

Ambas opciones son eficaces, porque logran el resultado deseado: duplicar las ventas.

Pero solo el segundo es eficiente, porque logra la misma meta con menos recursos.

A quien aplica esta opción se le podría describir como “un gerente efectivo”.

¿Qué es la efectividad?

La efectividad es el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia.

“La efectividad es la unión en equilibrio entre la eficacia y la eficiencia que busca lograr un resultado deseado, en el menor tiempo posible y con la menor cantidad de recursos.” (Twittea esta frase)

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido de que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos.

La eficacia hace referencia a la capacidad para alcanzar un objetivo aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos, es decir, no importa si fuimos eficientes en el proceso llevado a cabo para alcanzar el objetivo y ser eficaces.

¿Cómo se aplican estos conceptos en tu negocio?

Estos conceptos tienen aplicación práctica en tu empresa, todos los días y en varios ámbitos.

Para evaluar las gerencias y jefaturas, analiza los resultados que están logrando, cuánto se acercan a sus metas y valora los recursos que vienen utilizando para lograrlos.  Si han mejorado su desempeño y han aumentado los resultados, tienes gerencias eficaces y eficientes.

Pero aquel que sí muestra resultados, alcanza las metas, pero para ello pide aumentos de presupuesto, más equipo, más maquinaria, provoca ruido en la empresa, quizás discordia o anarquía; tienes aquí una persona eficaz pero no eficiente.  Su falta de efectividad eventualmente traerá problemas para la empresa.

Recomiendo que cada persona en tu empresa tenga tres factores definidos claramente:

• ¿Cuál es la misión, la razón de ser de su puesto?
• ¿Cuáles son exactamente los resultados deseados para alcanzarlo?
• ¿Una especificación clara de los recursos de que dispone, de los tiempos y del cómo se espera que logre esos resultados?

Tampoco caigas en el error de decir: “Lo que queremos es que logren los resultados, no importa cómo lo hagan”.  Esa frase es un arma de doble filo.

Sal ahora y empieza a utilizar estos tres conceptos en tu empresa, úsalos en cada reunión y en cada conversación.

Explica a tu gente, en el próximo Comité Gerencial, qué significan y cómo serán usados en adelante para medir el desempeño.

Déjanos tus comentarios e inquietudes, también cuéntanos tus experiencias sobre cómo controlas y mides el desempeño de la gente en tu negocio.

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