Gestión de Cobranzas. Evita que tus clientes te queden debiendo

El éxito en los negocios depende mucho de la forma en que el empresario maneja sus finanzas.

La falta de controles, disciplinas e información financiera confiable lleva al fracaso económico.  La empresa puede tener un negocio, un servicio o un producto espectacular, pero no es suficiente.  Es necesario tener una empresa sana financieramente.

Uno de los aspectos más difíciles de manejar, muchas veces impactado por situaciones externas, es el de las cuentas por cobrar y la gestión eficiente de la cobranza.

Recuerdo de chiquillo una frase que pegaban algunos comerciantes en sus pequeños negocios de mi pueblo:

“Fiado murió, mala paga lo mató”

Algunos negocios no tienen problema con esto porque no venden a crédito:  supermercados, restaurantes, tiendas, consultorios, clínicas, etcétera.  Para otros negocios vender a crédito es uno de sus mejores y más rentables negocios: tiendas de línea blanca, grandes tiendas que ofrecen tarjetas de crédito privadas, algunos tipos de clínicas como consultores dentales, ventas de automóviles nuevos y usados, etc.

El artículo de hoy trata de los negocios que venden a crédito, NO al consumidor final como sería una familia, sino a otros negocios que adquieren materias primas, materiales o productos terminados para revenderlos o fabricar otros productos.

Estas empresas que venden a otras empresas deben contar con disciplinas, buenas prácticas, controles efectivos y procedimientos muy rigurosos para conceder crédito a sus clientes.

Sobre esto te quiero dar algunas recomendaciones que son básicas:

• Nombra a una persona como responsable de controlar las ventas a crédito y de la gestión de cuentas por cobrar.  Algunas empresas más grandes, tiene departamentos de crédito, incluso con un abogado de planta que los apoya.  Esta persona o departamento tiene la obligación de administrar y controlar todo el proceso,  custodia los expedientes de los clientes y las facturas que están pendientes de cobro.  Si la empresa es pequeña, una sola persona puede hacerlo.  Si la empresa es mediana y vende más del 80% a crédito, necesitará un asistente.  Si la empresa es grande, tendrá un Departamento a Crédito.
• El empresario debe establecer procedimientos rigurosos y políticas muy claras, entre ellas recomiendo lo siguiente:
  • Políticas de descuento por pronto pago para que el cliente esté estimulado a pagar antes.  Por ejemplo: si paga en los primeros ocho días, recibe un equis por ciento de descuento.  El porcentaje depende del giro de negocio y de las tasas comerciales en el país.  Algunas empresas más sólidas prefieren que el cliente pague a la fecha de vencimiento para no perder ese descuento.
  • Establecer claramente los plazos de crédito para cada tipo de cliente o producto.  Generalmente el plazo de crédito comercial es 30 días, pero hay actividades en las cuales se acostumbran plazos de 60 y hasta 90 días.  No recomiendo plazos muy largos.  Cuando los plazos son mayores a 90 días mi recomendación es crear la opción de financiamiento a corto plazo con una tasa de interés y algo mucho más parecido a un préstamo comercial.  En este caso el proceso es diferente al de una venta a crédito tradicional.  Aquí el cliente debe tramitar un financiamiento, aunque sea la misma empresa que lo conceda.  He asesorado empresas que al implementar esta alternativa ganaron más ventas y generaron ganancias muy atractivas.
  • Antes de comenzar a vender a crédito a un cliente la empresa debe seguir un debido proceso.

Esto es lo mínimo que debe incluir este proceso:

1) El cliente debe llenar una solicitud de crédito formal y la sustenta con los documentos legales de su propio negocio: constitución de la sociedad, personería del representante legal, referencias comerciales, personas autorizadas para comprar y personas autorizadas para firmar facturas de compras, plazo requerido, etcétera.

2) Un Comité de Crédito, que en pequeñas y medianas empresas puede ser el mismo Comité Gerencial, analiza cada semana las solicitudes de crédito que han presentado los clientes y toma la decisión de aprobarlas o no.  En empresas grandes recomiendo un Comité de Crédito o un abogado especializado en temas mercantiles, prefiero el Comité de Crédito.

3) Antes de presentar la solicitud de crédito para su análisis, el encargado de crédito y cobro, debe consultar las referencias comerciales y sería ideal que la empresa esté afiliada a una “protectora de crédito” para revisar los antecedentes crediticios del solicitante.

4) Si el crédito es aprobado se debe haber definido un monto máximo de crédito.  Por ese monto se confecciona un título de garantía comercial: puede ser una letra de cambio, un pagaré o algún documento legal que permita eventualmente cobrar judicialmente la cuenta.  Es cierto que la factura comercial también es un documento comercial que puede ser enviado a cobro judicial.

Pero muchas veces los negocios podrían descuidar detalles que hagan difícil de cobrar la factura. Además, algunos documentos legales como el pagaré permiten colocar, si fuera necesario, un fiador o colateral por la cuenta.

5) La solicitud de crédito, el pagaré y los atestados del cliente deben ser archivados en forma organizada en un expediente por cliente que puede mantener en custodia el Encargado de Crédito y Cobro, el Departamento Legal y el Departamento de Tesorería (esto sería lo mínimo ideal).  Por supuesto la solicitud de crédito, debe contener la aprobación respectiva, la cual debe indicar: fecha de la sesión o aprobación, monto aprobado, garantía que será solicitada, nombre del aprobador y su firma.

6) Se prepara el registro de firmas para hacer constar las personas y firmas que el cliente ha autorizado para firmar órdenes de compras y las facturas comerciales.  Una copia de este registro de firmas se envía al Departamento de Ventas para que verifiquen antes de autorizar la venta a crédito.

7) La empresa debe tener también un sistema de cómputo que permita registrar las ventas a crédito, los pagos recibidos y que genere información, actualizada y en cualquier momento, de cuánto deben los clientes, factura por factura, y que sea una herramienta útil para controlar y ejercer una gestión de cobro efectiva.

8) La factura comercial debe especificar claramente que se trata de una venta a crédito, debe contar con una espacio para indicar expresamente la fecha de vencimiento, debe contar con un lugar en donde firma la persona autorizada y una leyenda en donde se indicará claramente la tasa de interés moratorio que se aplicará si el cliente paga después del vencimiento.

9) A partir de ese momento se le puede comenzar a facturar al cliente, pero aunque exista un expediente la empresa debe también ser rigurosa en la rutina de facturación a crédito.  Esto es lo básico que recomiendo:

▪ El cliente debe enviar una orden de compra o pedido, firmado por alguna de las personas autorizadas por él mismo.

▪ Cuando se factura, el sistema o persona que factura debe saber si el límite de crédito aprobado alcanza para facturar cada compra.

▪ La factura debe llenarse completamente, indicando la fecha de vencimiento y la razón social del cliente.  No se debe utilizar el nombre comercial.  La factura debe ser firmada por la persona autorizada al pie de la factura.  Siempre recomiendo utilizar el sello ENTREGADO para que conste que efectivamente la mercancía fue entregada al cliente.  Usualmente este sello y firma se recogen al cliente cuando se entrega la mercancía.  Debes tener mucho cuidado cuando se envía la mercancía a las bodegas del cliente y se entregan a bodegueros o personas no autorizadas.  En ese caso el cliente debe haber autorizado dicho procedimiento.

10) Cuando ya se ha hecho la venta, la factura original debe pasar a la persona encargada de crédito y cobro, para que la archive en el expediente o archivo especializado para estos efectos.  Allí se mantendrá hasta que corresponda realizar el respectivo cobro.

11) Cuando el cliente llega a cancelar, siempre debe confeccionarse un recibo de dinero, en donde se especifique el número de la factura y el monto pagado.  Si el cliente paga con cheque se debe especificar que la efectividad de ese recibo está sujeta a que el cheque se haga efectivo.

12) Cada semana el encargado de crédito y cobro debe realizar “conciliaciones de cuenta” con su contraparte en el cliente, es decir con las personas que se encargan de pagar.  Esto para que las cuentas siempre estén transparentes y no se atrasen por diferencias entre ambos.

Tengo que dejar el artículo hasta acá, pero considero que lo recomendado ayudará bastante a que tu empresa pueda aprovechar el atractivo que tiene la venta a crédito y evitar que tus finanzas y tu capital de trabajo se vea afectado por fallas en la concesión del crédito y su control.

Deja tus comentarios y sugerencias.  En futuros artículos tocaré otros aspectos igual de importantes sobre este aspecto inherente de los negocios, que es la venta a crédito.

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