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Los fondos de las empresas pasan a través de las cuentas bancarias.
Esas pueden ser cuentas corrientes, cuentas de ahorro, cuentas de ahorro a la vista o fondos de inversión.
El empresario debe de implementar el procedimiento de control interno, en donde todos los fondos que ingresan, sea enviados inmediatamente a los bancos. Se falla en el control de la tesorería cuando permites que del efectivo se paguen compras, proveedores, salarios u otros gastos. La excepción a esta regla son los fondos de caja chica, fondos de caja o fondos para cambios. Estos fondos se deben liquidar semanalmente mediante una solicitud de reintegro a oficinas centrales.
El empresario debe participar mediante una simple rutina en el proceso que controla los movimientos de las cuentas bancarias. Es un proceso sencillo para el empresario y genera respeto en la organización, aumenta la confianza y activa el cumplimiento de la rutina que explico a continuación:
✦ Cada mes los Contadores y/o Tesoreros realizan un procedimiento para verificar los movimientos y los saldos de las cuentas corrientes. Este proceso consiste en conciliar las cuentas bancarias. Hay sistema de contabilidad que facilitan este procedimiento, pero es relativamente simple: consiste en verificar las entradas y salidas de los fondos que muestra el estado de cuenta bancario con los movimientos en el registro auxiliar de bancos y en los registros contables.
✦ Terminado el proceso el Contador y/o Tesorero confeccionan la conciliación bancaria, la imprimen, la firman y adjunta los estados de cuenta que sustentan la conciliación.
✦ Recomiendo a mis clientes que como empresarios deben exigir que, cada mes, les pasen las conciliaciones bancarias para revisarlas y firmarlas. En un proceso que te tomará menos de diez minutos, porque consiste simplemente en verificar que la “carátula” esté firmada por las personas responsables de confeccionarla y revisarla. Este simple proceso pondrá en aviso a esas personas para no atrasar el procedimiento y para explicar cualquier detalle que desees consultar.
Una Conciliación Bancaria debe contener lo siguiente, para que te sirva de guía:
1. La carátula que resume la conciliación bancaria. Ésta debe venir firmada por el Tesorero o un Auxiliar de Contabilidad y por la persona que la revisa, generalmente el Contador General.
2. El detalle de los depósitos y salidas pendientes de procesar en el banco o en la contabilidad.
3. El estado de cuenta bancario.
4. El movimiento de la cuenta contable del auxiliar de bancos.
Lo que recomiendo es tomar las conciliaciones, verificar las firmas, mirar los cheques que no han sido cambiados a la fecha. Ojear los movimientos bancarios. Llamar al responsable y hacer alguna consulta sobre dos o tres movimientos elegidos al azar o alguno que te llame la atención. Incluso podrías pedir que te muestren el respaldo de alguna transacción importante. Esta pequeña rutina de diez minuto generará un nivel de disciplina en la gente responsable de este proceso.
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Hay alguna norma o ley que indique que las conciliaciones bancarias deben ser firmadas?
Hola Esperanza.
Existen muchos procedimientos contables y de control interno para asegurar a la empresa seguridad en el registro de sus transacciones económicas y en la información que luego se mostrará en los estados financieros. Las conciliaciones es una de muchísimas. La conciliación bancaria permite verifica que los registros contables cuadran con los movimientos registrados en los bancos. Debe ser firmada por quien la preparó y por quien la revisó para que ambos asuman responsabilidad sobre la veracidad de este importante reporte contable.
Muy importante para mantener parte del control interno, y si la empresa cuenta con un manual de procedimiento para su preparación mucho mejor.