¿Cómo mejorar el control de tus inventarios?

Si quieres mejorar el control de los inventarios en tu empresa, en este artículo aprenderás algunas técnicas simples y efectivas, para controlar todo tipo de inventarios: materias primas, suministros, mercancías y productos para la venta.

El impacto del inventario en las finanzas de una empresa

El capital de trabajo de una empresa tiene varios componentes, uno de los más importantes es el inventario, tanto de materias primas y suministros, como de productos para la venta.

Ejemplo:

Los Estados Financieros de una empresa muestran las siguientes cifras en su Capital de Trabajo:

Los datos anteriores muestran una empresa que, a primera vista, parece bastante sana. Las cuentas por cobrar más los inventarios suman USA $450,000 y las facturas por pagar a sus proveedores solamente suman USA$220,000.

Con los datos disponibles, parece estar sana y las métricas son satisfactorias. Lo anterior es cierto con los datos que se tienen, sin embarga, falta más información y muy valiosa.

Debemos saber si esta empresa se está financiando con los bancos a corto plazo o a largo plazo y, por supuesto, debemos conocer el costo financiero de esa deuda.

En el curso “Estados Financieros” aprendes cómo analizar los estados financieros de una empresa de la forma en que debe hacerlo todo empresario. Sugerimos que adquieras ese poderoso programa de entrenamiento.  

Aunque falte información valiosa en el ejemplo mencionado, lo que sí se sabe es útil para destacar el impacto que tiene en una empresa el control de los inventarios.

Un caso dramático y real

El control de los inventarios es una necesidad para toda empresa, de cualquier tipo que sea y de cualquier tamaño.

En la gran mayoría de las empresas el monto invertido en inventarios es de gran relevancia y los resultados financieros están muy impactados por esta partida del capital de trabajo.

Comparto ahora un caso real:

Hace dos años asesoré una empresa que importa maquinaria, equipo y repuestos de varios países.  

Los Estados Financieros indicaban que el inventario total era de doscientos cincuenta mil dólares.  

Analicé la rotación de inventario y la métrica indicaba que tenían inventario para ocho meses, a lo cual el empresario insistió que no podía ser cierto.

Realizamos un inventario completo, el cual fue actualizado en el sistema de inventarios inmediatamente.  Los datos fueron dramáticos.

• El inventario real no era de USA$250,000, era de USA$160,000.

• Pero, se reveló algo más grave todavía, de esos USA$160,000, un total de $50,000 eran inventario obsoleto que nunca podría venderse.

Tuvimos que correr un ajuste contable de USA$140,000 ($90,000+$50,000).  

El inventario real era de solo USA$110,000 y la métrica ahora era: “3,2 en vez de 8,1” lo que quiere decir que la empresa tenía inventario para tres meses y seis días (3,2 meses).»

¿Cómo se controlan los inventarios?

Los pequeños y medianos negocios suelen descuidar el control de los inventarios, más aún, descuidan el control de las compras que es donde debe comenzar el control de los inventarios.

Te ofreceré varios consejos prácticos que podrás empezar a utilizar en tu empresa inmediatamente, a fin de mejorar el control de inventario. Cuando empieces a implementar estos consejos, evitarás o reducirás pérdidas de dinero por robos, obsolescencia o daños.

1. Codifica tus materias primas, suministros y productos para la venta.

La codificación en una empresa es una decisión de cada empresario, la creatividad es parte del proceso, lo más importante es que la codificación sea simple, clara y progresiva.

Hay actividades que a nivel internacional tienen regulaciones, como lo es la exportación de productos agrícolas a mercados europeos. El código debe poder reconocer fecha de fabricación, número de lote, categoría, producto específico, etcétera.

Lo códigos también dependen del sistema de inventarios que tengas en la empresa. Algunos sistemas son muy flexibles en la capacidad de codificar productos, pero otros ofrecen pocas opciones.

Mi recomendación es utilizar una codificación que enganche el lote de cada producción (fecha y el lote de ese día) con la familia o categoría del producto, el tipo de producto y las características.

Ejemplo:

Uno de mis clientes de consultoría financiera, fabrica productos de consumo humano. Allí decidimos utilizar una codificación compleja, pero clara.

El siguiente código es de un producto terminado: 04001RH171004 en donde 04 es la categoría del producto, 001 es el consecutivo del producto, RH es la planta donde se fabrica, 17 es el año 2017, 10 es el mes de octubre y 04 es el consecutivo de lote fabricado en ese mes.»

2. Implementa las órdenes de compra

Toda compra que hagas a un proveedor debe ser respaldada por una orden de compra.  Es un documento sencillo en donde documentas las materias primas, suministros o productos terminados que requieres del proveedor.

En la orden de compra se especifican el código del producto, nombre, clase, unidad de medida y precio.  Esto disminuye la posibilidad de errores en los pedidos que llegan a tus bodegas, enviadas por los proveedores.  Además, el precio que se menciona es el negociado con el proveedor.

3. Cuenta con una Matriz de Proveedores

En el curso “Precio de Venta y Costo Unitario” ofrecemos una herramienta simple, pero muy efectiva.  Es una hoja para cada proveedor y los productos que se le compran a ese proveedor, con todos los detalles: código, nombre completo, código del proveedor, unidad de medida, costo unitario, características, etcétera.

Si hay proveedores alternativos, también se incluyen en esa herramienta.

Esto permite que quien se encarga de comprar no le compre a proveedores no autorizados, y también permite que el comprador y la persona que recibe el producto en bodega, puedan verificar que el pedido y las características del producto, incluyendo el costo unitario, corresponden a lo negociado por la Gerencia General, lo cual se especifica, claramente, en esa herramienta.

4. Controla la entradas y salidas

Debes establecer instrumentos o herramientas para documentar las entradas y las salidas de bodega.

Las entradas las documentas con la orden de compra, la factura de compra y la boleta de entrada a bodega.

Las salidas las documentas con la boleta de salida de bodega, requisición y la factura comercial.

Además, debes tomar en cuenta que en todo sistema de control interno debe existir un proceso o flujo de proceso que identifique los niveles de autoridad y responsabilidad.

5. Utiliza un sistema de inventarios eficiente

Para disminuir los costos del control interno debes contar con un sistema eficiente, un programa de cómputo que permita automatizar el control de las entradas y salidas, que lleve el inventario actualizado para todos los inventarios: Suministros, materias primas e inventarios.

Este sistema se debe estar “cuadrando” periódicamente contra los registros contables y debe ser verificado mediante inventarios físicos mensuales o selectivos.

En otro artículo hablaré sobre cómo se deben realizar los inventarios selectivos.

La relación costo beneficio del control de inventario

Lo que inviertas en un sistema de cómputo para controlar los inventarios, más la consultoría financiera para implementar las herramientas de control gerencial, así como el salario y las cargas de las personas que participen en el proceso, se recuperará con creces.

En el ejemplo que mencioné antes, esa empresa había perdido USA$140,000 en inventario.  Eso es muy malo, y lo peor es que ni siquiera lo sabía.  El empresario entendió que la cifra no era coherente, y ese dato se había venido presentando desde hace varios períodos y nunca se había cuestionado.

Hace pocos meses, esa empresa me volvió a llamar para crear un modelo de comisiones para los vendedores y tuve que mirar los estados financieros nuevamente.  

Algo me llamó la atención y pedí un reporte de antigüedad de inventarios.  Sorpresa: Tenían USA $25,000 dólares en inventario con más de 18 meses sin movimiento.  Revisaron y más de la  mitad de ese inventario sin movimiento estaba obsoleto. Esta vez tendrían que correr un ajuste por pérdidas de inventarios por la suma de USA $14,000.

Queda en tus manos tomar el control de los inventarios, analiza cómo estás controlando esta partida tan importante de tu capital de trabajo.

Pide un análisis, a tus contadores, sobre la rotación de inventarios, sobre la obsolescencia y asegúrate de que las cifras que muestran los estados financieros cuadren con el sistema de inventarios y sean coherente con el giro del negocio.  

Más importante aún, contrata el levantamiento de un inventario físico completo para verificar que las cifras en el sistemas de inventario son reales.