¿Cómo controlar los inventarios y las compras en tu empresa? (Video 475)

Herramientas de control gerencial

Debes tener herramientas de control y procedimientos eficientes para controlar de manera muy cercana, precisa y eficiente las compras y los inventarios.

Para empresas industriales los inventarios de materias primas podrían representar entre el 40% y el 80% de los costos de un producto.

Para empresas comerciales que no fabrican productos, sus inventarios de mercancías podrían representar en el 60% y el 90% de sus ventas.

Las pérdidas en inventarios impactan directamente en las ganancias porque aumentan el costo de ventas y disminuyen el margen de contribución.

Por ejemplo, para una empresa que vende USA$100,000 mensuales y cuyo costo de ventas sea del 80% podría estar dejando de ganar USA$50,000 anuales si sus pérdidas en compras e inventario fueran del 5%.

Y ese porcentaje es muy fácil perderlo si no cuentas con herramientas de control eficientes y efectivas.

10 consejos para controlar los inventarios y las compras

En el video que estoy compartiendo te doy 10 consejos para determinar cuánto podrías estar perdiendo en compras e inventarios, así como procedimientos para controlar mucho mejor la forma en que estás realizando las compras y almacenando tus inventarios tanto de materias primas como inventarios terminados.

1. Si las compras mensuales de tu empresa superan los USA$40,000 mi primera recomendación es tener una persona enfocada en comprar y tratar con proveedores, y otra persona responsable de la bodega de materias primas e inventarios.
2. Debes tener un sistema automatizado para llevar un inventario permanente y registrar las compras por proveedor. Las compras alimentan el inventario y al facturar se descargará el inventario.
3. Es necesario que establezcas auditorías o arqueos de inventarios que permitan verificar el inventario físico contra el inventario que se muestra en el sistema.
4. Los ajustes de inventarios deben ser aprobados por el Gerente General en empresas medianas y grandes.
5. El contador debe contabilizar las pérdidas por inventarios cada vez que se realiza un ajuste para poder determinar el monto que se gasta mensualmente.
6. Implementa un flujo de proceso para que se elabore una orden de compra autorizada antes de enviar el pedido a un proveedor y que cuando llegue la compra el bodeguero sean quien reciba la mercancía en la bodega, verifica cantidades y reporta cualquier desviación a la gerencia. Cuando salga producto de la bodega debe generarse un formulario para registrar la salida sea al punto de venta o a planta cuando se trata de una empresa industrial.
7. Para empresas industriales, además de cargar las materias primas  a productos en proceso en una orden de producción, también la bodega va a ir descargando de inventarios, insumos adicionales que durante el proceso de fabricación se van a ir requiriendo.
8. En el punto de venta y en la bodega de producto terminado también se deben realizar inventarios selectivos todas las semanas para determinar si existen diferencias y para correr el ajuste contable.
9. Con tu contador establece métricas financieras que permitan comparar los resultados que muestran los estados financieros mensuales, de tal manera que será mucho más fácil determinar si requieres controles mucho más eficientes y efectivos.
10. El costo de controlar los inventarios y las compras no debería ser mayor que lo que podrías perder si te descuidas en esto; por eso, pide a tu contador que siempre reporte en los estados financieros el monto que se pierden por los diferentes tipos de pérdidas que podrías estar teniendo en tu empresa.

Muchas empresas podrían estar perdiendo enormes cantidades de dinero si descuidan la supervisión y actúan deficientemente al controlar los inventarios y las compras. Por eso, si deseas obtener mejores resultados en la empresa te invito a implementar estos diez consejos y a seguir aprendiendo mucho más para que puedas colocar tu empresa sobre la ruta de un crecimiento sostenido y rentable.