Sin duda, una de tus mayores ocupaciones es controlar el dinero que fluye en tu empresa. ¿Cómo ingresa tu dinero y cuáles son las diferentes fuentes de ingreso que tienes en tus negocios? ¿Qué se hace con ese dinero todas las semanas? Esas son las dos grandes preguntas.
El consejo simplista sería que todo el dinero pase por tus manos y que todo lo que se pague lo hagas directamente.
Pero… cuando una empresa crece, esas tareas se vuelven cada vez más difíciles.
La sangre de una empresa es el dinero y una empresa es más valiosa por el dinero que genera que por sus ventas y los bienes que posee.
A mejor y mayor flujo de caja, es más valiosa tu empresa.
Por eso, en este artículo te daré algunos consejos sobre cómo controlar el dinero que fluye en tu empresa, de una manera eficiente y segura.
Tu mayor reto y tu mayor responsabilidad, como gerente de tu propia empresa consiste en tomar el control financiero de tus negocios.
Debes controlar tu flujo de caja, todas las semanas, utilizando diferentes herramientas de control gerencial, tecnologías y medios para controlar el dinero que ingresa a tu empresa desde las diferentes fuentes y, sobre todo, qué se hace exactamente con ese dinero.
Una empresa que vende un millón de dólares podría valer menos que una que vende doscientos mil dólares. Si la primera, produce solo cincuenta mil dólares de flujo de caja, vale menos que la segunda si ésta genera noventa mil dólares.
La empresa que genera más flujo de caja, vale mucho más que una empresa que vende mucho; pero que genera poco flujo de caja.
En este artículo te ofreceré varios consejos prácticos, simples y poderosos para tomar el control de tus finanzas, hoy te hablaré sobre cómo controlar el dinero y el flujo del mismo.
Debes saber que el dinero es la sangre de toda empresa y que cuánto más rápidamente fluya por tu negocio y mayor cantidad más riquezas vas a poder generar.
Herramientas para controlar el dinero en tu empresa
No necesitas ser contador o financiero, para controlar el dinero en tu empresa. Lo que necesitas son herramientas de control, procedimientos y procesos claros que protejan el dinero en tu empresa.
También necesitas profesionales experimentados y capaces de manejar los sistemas contables, las tecnologías y de aplicar los procedimientos de control interno para asegurarte de que el dinero se controla desde la facturación hasta el pago de tus diferentes obligaciones.
Los siguientes medios son básicos, existen muchos otros; pero para empezar te ayudarán a mejorar el control del flujo del dinero en tu empresa.
Dentro de Meridyam Academy, nuestra academia de negocios estamos incluyendo éstas herramientas y muchas otras con los cursos para implementarlas y utilizarlas en tu empresa.
- Utiliza cuentas corrientes bancarias, no utilices efectivo. Parece un consejo simple; pero muchos negocios pequeños y medianos siguen utilizando el efectivo en cajas para pagar directamente salarios y facturas a sus proveedores. Manejar efectivo es muy riesgoso y muy difícil de controlar.
- Utiliza las plataformas electrónicas que te ofrecen los bancos. Antes pagábamos con cheques todas las obligaciones, incluso los salarios. Actualmente casi el 100% de los dineros que recibimos son electrónicos y los mismo sucede con los bancos, incluyendo el pago de salarios, pagos a proveedores locales e internacionales.
- Utiliza tarjetas de débito y de crédito para reducir el efectivo. Muchos de mis clientes ya no tienen cajas chicas, o son mínimas, porque utilizamos tarjetas de débito con fondos controlados para gastos cotidianos de todo tipo. También utilizamos tarjetas de crédito para pagar a proveedores, que los dueños de las empresas las utilizan para sus gastos gerenciales, para viajar y para compras electrónicas.
- Utiliza cuentas de inversiones a la vista para programar pagos especiales. Utilizamos varias cuentas de inversión a la vista en los bancos para reservar fondos, semanalmente o mensualmente, para acumular sumas importantes que se pagan semestral o anualmente como: décimo tercer mes (aguinaldos), impuestos, inversiones, liquidaciones laborales, etc.
- Divide funciones, responsabilidades y autoridad. Muchas empresas pequeñas, para ahorrar y simplificar en exceso, caen en la tentación de darle al contador de la empresa también el manejo del dinero y hasta el acceso a los pagos electrónicos. Ese es un grave error. En una empresa pequeña o mediana el empresario debe mantener el nivel de aprobación final y cuanto el presupuesto se los permita, así como la cantidad de dinero que se maneja se los exija, deben tener un contador para la contabilidad y un tesorero para manejar el dinero.
- Utiliza el Flujo de Caja Semanal. La herramienta, por excelencia, que implemento con mis clientes es el flujo de caja semanal. Le llamo también “Flujo Semanal a dos caras”, porque muestra los ingresos y los egresos semanales históricos para todas las semanas pasadas y proyectos los ingresos y egresos que se esperan tener en las próximas doce o veintiséis semanas hacia adelante.
- Implementa el Presupuesto Maestro en tu empresa. Ambas herramientas te permitirán tener un control mucho más cercano y fuerte sobre las ganancias de tu empresa y el flujo de dinero. Están estrechamente vinculadas, la información que se muestra es la misma; pero desde perspectivas diferentes.
Si tu empresa es muy pequeña para implementar todas estas herramientas, debes medir el riesgo y el costo de oportunidad de no contar con estos controles.
Es muy fácil perder dinero en todo el proceso desde que se factura, pasando por cobro y terminando en el uso del dinero.
Es fácil perder entre el 1% y el 5% si no se tienen herramientas para controlar el dinero en tu empresa. Es decir, una empresa que recibe cien mil dólares mensuales, podría perder entre mil y cinco mil dólares mensuales si no cuenta con procesos de control interno eficientes para controlar el dinero, los ingresos y las salidas de este en tu empresa.
Te motivo a que trabajes en esto desde ahora, sea que tengas una pequeña o mediana empresa; por supuesto si tu empresa ya factura más de cien mil dólares mensuales, debes invertir en esto sí y solo sí.
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