5 pasos para resolver mejor tus problemas de negocios – Parte II

» la mejor ubicación de tu negocio,

» cómo obtener el financiamiento que requieres,

» qué funciones le encomendarás a tu primer administrador,

» cuál será tu nicho de mercado,

» el marco legal que utilizarás,

» si incorporas o no un socio en tu negocio,

» si incorporar a un familiar o a tu cónyuge en tu aventura,

» etc.

Bueno, y si ya tienes un negocio en marcha te mencioné las múltiples situaciones que se presentan cada día.  Hay problemas sencillos, cotidianos.  Podrás tomar las decisiones de pie, ahí mismo en el “campo de batalla”.  Incluso, algunas decisiones tendrás que tomarlas por teléfono y resolver inmediatamente.

Otros problemas son muy complejos y requieren de mucha información para resolverlos.  La decisión que tomes podría cambiar completamente el giro de tu negocio.

Este método de 5 pasos, puedes utilizarlo para problemas sencillos y para problemas realmente serios, también podrías intentar utilizarlo para resolver algunos problemas personales.

Tendrás muchas oportunidades para practicar.  En los negocios siempre hay problemas para resolver. Pero recuerda: los problemas son oportunidades para mejorar.

Este estilo de vida que eliges al ser dueño de tu propio negocio, es una verdadera aventura, muy parecida a lanzarse río abajo en una pequeña canoa con aguas turbulentas, después de un día lluvioso.  ¿Muy dramático? Para nada, es tu aventura, es la aventura que has elegido.  ¡Y te felicito!

En el artículo pasado PARTE I te enseñé los dos primeros pasos para resolver problemas en tu negocio. Te los menciono rápidamente para refrescar:

1. Definir el verdadero problema

Te mencioné que es el paso más importante y que debes dedicar todo el tiempo necesario para asegurarte en definir el verdadero problema principal.

Por favor, no sigas nunca al siguiente paso hasta que hayas definido claramente tu problema principal.

2. Hacer una lista de los hechos relevantes

Esto es simple, pero es la base del análisis.  Haz una lista de datos, hechos, suposiciones, factores, opiniones, publicaciones, etc. que puedan dar sustento a la decisión y que giren alrededor del problema y que sí deben tomarse en cuenta.

Ahora voy a continuar enseñándote los otros tres pasos.  Todo el proceso parece simple, y en realidad lo es! Pero requiere dedicación y práctica para dominarlo.  Así que sigue estudiando y comienza a practicar hoy mismo.

3. Hacer una lista de las posibles soluciones, cada una con sus ventajas y desventajas

Debes comenzar directamente a escribir posibles soluciones al problema planteado.  Las soluciones pueden ser decisiones que debes tomar o cursos de acción.

Para cada posible solución que vayas determinando, debes anotar las ventajas y desventajas que encuentras en cada una de ellas.

Es posible que buscar soluciones te lleve a redefinir el problema, no hay inconveniente, eso es posible.

Cada solución debe tener el potencial de resolver el problema.

Te parecerá que alguna soluciones no tiene desventajas; pero no te dejes engañar, si fuese así esa sería la solución y ya, se terminó tanto análisis.  Habrán ventajas y desventajas muy, muy importantes, otras quizás no tanto, pero menciónalas por igual.

Al final de este paso, puedes haber eliminado de una vez algunas de las soluciones con las que empezaste, porque de frente viste que no resuelven o tienen enormes desventajas.  No hay problema, sigue al Paso 4 con las que quedan.

En este paso en realidad no deberías hacer una preselección, pero sucede.  Así que nada pasa.

4. Analizar cada una de las alternativas de solución, valorar los riesgos y las consecuencias.

Ahora, comienza a analizar cada una de las alternativas de solución.  Debes compararlas contra los hechos relevantes escritos en el Paso 2.  Esos factores son hechos pertinentes, uno solo podría echar abajo una alternativa, por más ventajas que esta tenga.

Puede suceder que en todo este proceso de plantear alternativas de solución y de analizarlas, surjan otros factores o hechos relevantes, si son pertinentes al problema agrégalos y tómalos en cuenta.  Esa información adicional no sobra.

Debes evaluar la  importancia relativa, es decir el peso que tiene cada una de las ventajas y desventajas. Incluso puedes compararlas con respecto a tus valores y a los valores de la empresa.  Puede darse el caso, en que una desventaja pase a perder importancia si la comparas contra un hecho pertinente.  Por ejemplo: una desventaja podría ser “la distancia entre la planta procesadora y la bodega principal”, pero un factor relevante es “el costo de los alquileres por metro cuadrado y el costo de transporte por kilómetro son un 50% más bajos en la Zona X que en la Zona Y, la cual  está  100  kilómetros más cerca”. Si eso sucediera, es posible que el bajo costo de traslado más el costo del alquiler compense de sobra el hecho de la distancia.  Menos distancia podría resultar más costoso.

Uno de mis clientes tuvo que tomar una decisión muy importante.  Tenía que elegir entre instalar una planta procesadora en su nueva finca a 150 kilómetros de distancia de donde se encontraba la actual o contratar el transporte para llevar el producto y procesarlo en una sola planta.  Esta es una decisión muy compleja, pero uno de los factores determinantes fue que la inversión en unidades de transporte y el costo anual de esos traslados es muchísimo menos que el costo financiero de construir una nueva planta.  Por supuesto, hubo muchos otros criterios.

Conforme avanzas en el análisis puede que te vayas inclinando por una de las soluciones; pero trata de mantenerte frío y objetivo.  Podrías incluso asignarle un puntaje de de 1 a 10 en consideración a cómo te parece que resuelve más el problema.  El puntaje más alto es para las soluciones que van pareciendo mejor.

Anota los riesgos y consecuencias que cada una de las decisiones podría tener para la empresa.

5. Decidir sobre la solución que pueda resolver mejor el problema principal

Empiezas haciendo una lista de conclusiones a las que has llegado con base en todo el proceso de análisis y examen de cada una de las alternativas.

No es necesario que anotes explicaciones, ya eso lo tienes anotado en el Paso 4.  Solo resume cada una de las conclusiones a las que has llegado.

Tampoco menciones los factores o hechos relevantes, ya están anotados en el Paso 2.  ¡Solo conclusiones!

Ahora toma la decisión: ¿Cuál es la solución que mejor resuelve tu problema principal?

Escribe de nuevo la solución planteada.  Describe cómo puedes aprovechar las ventajas que tiene y cómo prepararte para las desventajas.

Sobre todo establece ahora mismo cómo se implementará la decisión, cuándo se hará y quiénes serán los responsables de ejecutarla.

Comienza ahora mismo y define mecanismos de seguimiento, coordinación y control para garantizar que el problema se haya resuelto o que ya se está comenzando a resolver, viéndose los beneficios en la empresa.

Listos.  Estamos con este tema.  Es fundamental y básico, porque todos los emprendedores y empresarios enfrentamos problemas todos los días, unos fáciles, otros difíciles.  Hay que resolverlos, ignorarlos solo complica la situación y las consecuencias son peores.

Anota en un papelito los 5 pasos.  La próxima vez que tengas un problema o que tengas una reunión para abordar una situación problemática, saca el papelito y déjate llevar por estos 5 pasos.  Verás que obtendrás mejores resultados.