5 Pasos Para Resolver Mejor tus Problemas de Negocios – Parte I

• relacionados con tus trabajadores,

• en las negociaciones con tus proveedores,

• en el suministro de las materias primas,

• en la producción,

• con los clientes,

• con la dirección de impuestos,

bueno, en tu familia también.

Te lo he mencionado muchas veces en artículos pasados: ser dueño de tu propio negocio, ser empresario, es un estilo de vida y tiene impacto en  tu vida personal también.  Cuanto más obsesivo y dedicado seas a tu negocio, más éxitos vas a lograr.  Eso afecta tu vida personal.  Tendrás que buscar el equilibrio entre tu vida personal y de negocios.  Es posible lograrlo.

Cuando enfrentamos problemas, muchas veces enfrentamos un bloqueo mental que nos dificulta resolver o estar seguros de estar tomando la mejor decisión. No es por falta de capacidad o por falta de conocimientos. Muchas veces es porque no tenemos un sistema organizado, paso a paso, para ir llevando el análisis del problema hasta la búsqueda de una verdadera solución que lo resuelva de la mejor manera.

En este artículo, te quiero enseñar un método simple; pero lógico para resolver problemas sencillos y complejos.   Es un método, ya probado, lógico y sencillo para organizar el proceso de toma de decisiones; y te lo quiero enseñar mediante 5 pasos que podrás aplicar, tanto a problemas básicos del día a día, como a problemas verdaderamente complejos.

El método es este:

1. Definir el verdadero problema.

2. Hacer una lista de los hechos relevantes.

3. Hacer una lista de posibles soluciones, cada una con sus ventajas y desventajas.

4. Analizar cada una de las alternativas de solución; valorar riesgos y consecuencias.

5. Decidir sobre la solución que pueda resolver mejor el problema principal.

Como te dije antes, el método de cinco pasos te puede ayudar a resolver problemas de negocios fáciles y también serios problemas que pueden tener graves consecuencias en tu crecimiento.

También te puede ayudar a enfrentar y resolver problemas personales o familiares… al menos lo puedes intentar.  Los problemas personales son mucho más difíciles de resolver que los problemas de negocios ¿verdad?

Para problemas sencillos puedes utilizar el sistema mentalmente.

En una reunión con tu equipo de trabajo puedes usarlo para ir guiando una discusión sobre un tema de manera lógica y organizada hasta que juntos lleguen a una conclusión concreta.

Muchas reuniones comienzan con la mejor intención de resolver un problema que enfrenta el negocio.  Se enfrascan en discusiones, cada uno aporta sus puntos de vista, discuten; pero salen de la reunión y se dan cuenta de que después de dos horas o más de discusiones no lograron llegar a una conclusión.

Este sistema ayuda al proceso de toma de decisiones, también ayuda a guiar este tipo de reuniones, que son comunes en los negocios.

Para problemas complejos y cuya solución tiene consecuencias determinantes en tu negocio, te recomiendo realizar todo el proceso por escrito en un cuaderno cualquiera o en tu computadora.  Escribe los cinco pasos y anda realizando el proceso punto a punto, en varias sesiones, hasta llegar a tu decisión final.

Cuando termines, antes de resolver de manera definitiva y antes de comunicar tu decisión, te sugiero dejar que se asientes las ideas. Si es posible esperar un día o dos, excelente.   Regresas, analizas todo el proceso y si estás completamente seguro lo comunicas para que se ejecute tal y como lo has dispuesto.

La ejecución es el paso más importante.  Nada resuelves, decidiendo sistemáticamente si la solución no es ejecutada.

¡Así que empecemos con los primeros dos pasos!

1. Hacer una lista de los hechos relevantes

Este primer paso requiere tiempo, mucho pensamiento.  Debes esforzarte para identificar el problema principal, el verdadero problema.

Sucede con mucha frecuencia que se confunden los síntomas con los problemas.   También se confunden las causas con el problema.  Y se confunde también las consecuencias con el problema.

¿Sabes qué pasa si identificas el problema equivocado? ¡Pues nada!, porque la decisión que tomes no va a resolver el verdadero problema y te darás cuenta muy pronto. A veces tomas decisiones, ejecutas y el problema sigue así.  Es porque no era el verdadero problema.

¿Cómo identificarlo? Piensa en esto: si la solución que se tome resuelve el problema, es porque era un problema verdadero.

Como cuando pintas una pared porque la pintura se está cayendo; pero dos semanas después la pintura comienza a caerse de nuevo.  El problema no era la pintura, la pared tenía humedad y ese era el verdadero problema.  O quizás no era tu pared, quizás era la pared del vecino o un terreno que tienes contiguo a tu pared, o un tubo que tiene una fuga y pasa por esa pared.  ¿Te das cuenta?

Otro ejemplo: Un negocio no está obteniendo ganancias.  Se podría pensar que ese es el problema, pero no es así.  Esa es la consecuencia del problema que debes buscar.  El problema podría ser: bajo volumen de ventas, bajos márgenes de ganancia, altos costos de producción, elevados costos fijos, retiros excesivos de los socios, etc. etc.

Algunas veces encontrarás varios problemas, porque la situación es muy compleja.  Si esto sucede tendrás que abordar cada problema principal por separado y comenzando por el más difícil o el de peores consecuencias.

Cuando creas que tienes claro el problema principal, debes describirlo por escrito.  Evita el error común de plantearlo como una solución.  Por ejemplo, no digas: Si bajamos los cosos fijos de esta empresa resolveremos el problema de las bajas ganancias que estamos obteniendo.  Ahí estás, asumiendo una solución.   La definición de ese problema podría ser: “La empresa está gastando un 25% más en gastos fijos que en el periodo pasado, mientras que las ventas solo han crecido un 10%.

No es necesaria una definición demasiada extensa.  Puedes redactar el problema en forma de pregunta, utilizando las palabras qué, cuándo, dónde, quién, cómo, por qué. Otra formar es plantear lo utilizando un verbo en infinitivo, así “Establecer la mejor forma de llevar nuestros productos hasta el cliente final, en forma eficiente y  más económica”.

Espero haber sido claro.  Este primer paso es el más importante.  Hasta que no estés seguro de hacerlo correctamente y de haber definido el problema principal, no debes pasar al siguiente paso.

2. Hacer una lista de los hechos relevantes

Este punto es bien importante, porque te permite separar los hechos o factores pertinentes, de las consecuencias o de las causas.

Aquí haces un listado -puede ser extenso- de los elementos que tienen que ver con el problema que has definido.  Pueden ser cifras, pueden ser estadísticas o datos tomados del mercado.  También pueden ser conclusiones o situaciones que se han presentado.

En este punto no se incluyen posibles soluciones, ni soluciones que se han probado.  Solo hechos, datos concretos, factores relevantes relacionados con el problema directamente.

Relevantes, pertinente, cruciales, determinantes, verificables, etc.  Estas son las palabras que debes tener presentes cuando anotes los hechos o datos en este listado.

Incluso puedes agregar conclusiones, conjeturas, suposiciones y hasta opiniones de terceros.  También puedes agregar datos tomados de publicaciones e investigaciones.

Todo lo que puede aportar algo de luz alrededor del problema y que debe considerarse.

Este último punto es importante.

A veces, después de haberse tomado una decisión importante alguien dice: “Pero hay datos que no tomaron en cuenta, resulta que la carretera que pasa por esa ciudad será cerrada dentro de seis meses y la ruta…” Quizás ese único dato, hubiera cambiado completamente la decisión tomada.

Listo, te he dado los dos primeros pasos.  Trato de que estos artículos no te tomen más de 15 minutos en leer y absorber.  Además, mi propósito es que sean temas que se puedas utilizar hoy  mismo.

Así que, vuelve a leer el artículo mañana temprano.