[VIDEO 251] El Presupuesto y el Flujo de Caja

Tres datos que debe conocer todo empresario

Son tres cosas principales las que necesita conocer todo empresario, con respecto a las finanzas de su empresa.

1. Saber si su empresa esta sana financieramente.
2. Saber si su empresa es rentable.
3. Saber si está creando riqueza.

El empresario se esforzó muchísimo para convertir una idea en un negocio y se sigue esforzando para convertir ese negocio en una gran empresa.

Muchos empresarios, tuvieron que fracasar dos, tres o más veces, para llegar a dónde están ahora.

La tercera función de un empresario

Por eso, quienes están recorriendo este camino saben que una de las tres funciones principales que tienen en sus empresas, consiste es tomar el control las finanzas de sus empresas.

Saben que pueden delegar, en sus contadores y financieros, tareas como los registros contables, declaraciones de impuestos, informes financieros y muchas otras tareas cotidianas.

Se pueden delegar las tareas de control; pero no se puede delegar la responsabilidad de controlar.

El empresario no necesita ser contador o financiero.

Lo que necesita es utilizar herramientas de control gerencial eficientes y prácticas para saber qué es lo que está pasando en las finanzas de su empresa.

La mayoría de los empresarios saben cuánto venden en sus empresas; pero poco saben cuánto se gana la empresa en cada unidad de negocios y cuánto se gana como grupo, después de pagar todos los demás gastos fijos.

Menos empresarios saben si la empresa está realmente creando riqueza.

Debes tomar, en tus manos, el control de las finanzas de tu empresa.

Las herramientas de control de gerencial que debes utilizar

Con mis clientes de consultoría utilizo, al menos, 12 herramientas de control gerencial básicas.

En un artículo anterior te hablé de tres:

• Herramienta de Control # 1: Del Balance de Situación.
• Herramienta de Control # 2: Del Estado de Resultados.
• Herramienta de Control # 3: Del Estado de Origen y Aplicación de Fondos (conocido como Flujo de Caja).

Hoy te quiero de hablar de otras dos:

• Herramienta de Control # 4: Del Presupuesto Maestro
• Herramienta de Control # 5: Del Flujo de Caja Proyectado

Estas dos herramientas suelen confundirse. Utilizan la misma información de base; pero la muestran desde una perspectiva completamente diferente.

Estas herramientas deben ser preparadas por el contador de la empresa, si tu empresa es pequeña o por un financiero experimentado si tu empresa en mediana o grande.

Algunos empresarios que tienen conocimientos básicos de contabilidad o finanzas, utilizan las herramientas que ofrecemos en FundaPymes para prepararlas ellos mismos.

Puedes encontrar todas estas herramientas en nuestra tienda virtual: https://www.fundapymes.com/tiendavirtual

Dos perspectivas diferentes para mirar el futuro de tu empresa

En los negocios y en la vida, siempre es de gran provecho y utilidad, ver las cosas desde perspectivas diferentes.

Te pongo un breve ejemplo.

En mi país, Costa Rica, tenemos 120 focos volcánicos, son muchos para un país tan pequeño, nuestro territorio es de 51,100 kilómetros cuadrados.

Ya nací y crecí en las faldas de uno de los siete más importantes.

Se llama el Volcán Irazú, tiene 3.432 metros de altura, es el volcán más alto de nuestro país.

Si está en la capital y miras hacia noreste, el Volcán Irazú no parece un volcán, no tiene forma de cono, pareciera ser una mas de las hermosas montañas que rodean la ciudad de San José.

Pero si estás en la zona Atlántica, desde las llanuras del caribe costarricense, el Volcán Irazú si tiene forma cónica y cuando está despejado se ve espectacular.

Una famosa emisora tenía el siguiente verso, como parte de su cuña publicitaria: “Abrazado por la niebla, bajo la tintineante luz de las estrellas, se yergue majestuoso e imponente el Volcán Irazú”

Bien; pero ¿Qué tiene que ver esto con el presupuesto y con el flujo de caja?

Que ambas herramientas muestran la misma información; pero desde una perspectiva diferente.

Si estamos ubicados en el Presupuesto veremos las ganancias de la empresa; pero si estamos en el Flujo de Caja lo que veremos es cómo se mueve el dinero en las cuentas corrientes.

Estas herramientas se dividen en tres partes

Ambas herramientas tienen tres partes principales:

1. Cuadro Resumen de las categorías principales
2. Detalle de la facturación o ingresos
3. Detalles de los costos, gastos o egresos para cada uno de los centros de costos principales.

Mi recomendación es preparar el Presupuesto y el Flujo de Caja para 60 meses, son cinco años. Los primeros 12 meses, por supuesto, son mucho más precisos.

Para que estas dos herramientas sean mucho más valiosas y útiles, se deben tener los estados financieros de los últimos tres años, pues que las proyecciones financieras deben ser coherentes con los datos históricos.

El Presupuesto y el Flujo de Caja debe ser como una historia que continúa.

Ahora te explicaré que muestran exactamente cada una de estas dos poderosas y prácticas herramientas.

¿Qué muestra el Presupuesto?

El Presupuesto muestra la facturación, los costos, los gastos y las ganancias de una empresa para cada uno de los meses que estamos proyectando, reitero, recomiendo que sean 60 meses.

El Presupuesto es una proyección a futuro del Estado de Resultados, el segundo estado financiero del que hablé en un artículo anterior.  Te dejo el link al final de este artículo.

Es decir, el Presupuesto proyecta las ventas mensuales que se esperan facturar, proyecta el  inventario que tendrá la empresa al final de cada mes, las compras necesarias que deberían ingresar para abastecer el inventario.  También muestra los costos y los gastos que tendrá la empresa en cada uno de esos meses.

Y, el dato más importante de todos, el Presupuesto muestra las ganancias mensuales que estamos proyectando para cada mes.

¿Qué muestra el Flujo de Caja?

El Flujo de Caja, por su parte, utiliza toda la información contenida en el Presupuesto y van proyectando para cada mes, cómo se moverá el dinero.

Siempre digo que el flujo de caja es la sangre de una empresa, tan importante es que es la base fundamental que utilizamos los financieros para establecer el valor financiero de una empresa.

El Flujo de Caja es una proyección del Estado de Origen y Aplicación de Fondos, el tercer estado financiero del que hablé en un artículo anterior.  Te dejo el link al final de este artículo.

Es decir, el Flujo de Caja proyecta el dinero que ingresa y el dinero que sale  en las cuentas corrientes de la empresa.

Y el dato más importante de todos, el flujo de caja muestra el flujo neto de Caja mensual.  Si es positivo, indica el monto en que el están creciendo los saldos de las cuentas corrientes.  Si es negativo, muestra el monto es que están disminuyendo los saldos en las cuentas corrientes.

Algunos ejemplos para entendernos mejor

Me explico con algunos ejemplos:

1. Vamos a suponer que enero las ventas proyectadas son de $100,000. El 20% serán ventas de contado y el 80% son ventas a crédito, las cuales se facturan a 60 días. En el Presupuesto esas ventas estarán en la columna de enero.  Pero en el Flujo de Caja, solo se mostrarán $20,000 en enero y $80,000 en marzo, que es cuando se espera cobrar esas facturas.
2. ¿Qué pasa con la compra de mercancías? Para no complicar el ejemplo, pensemos en una empresa que compra el 100% de sus mercancías en el mercado local. Si en Enero se compran $60,000 en mercancías, el presupuesto las mostrará en la columna de enero, aunque no se paguen. Si el proveedor nos da 90 días para pagar, entonces en el Flujo de Caja esos $60,000 se reflejarán en la columna de abril.
3. Si estuviéramos hablando de una empresa que importa de china sería mucho más complejo, porque el pedido se coloca en una fecha, la mercancía se podría estar recibiendo la mercancía dentro de cinco o seis, y los pagos se harían, como suele suceder, la mitad cuando se coloca el pedido y la otra mitad cuando el proveedor embarca el producto. Además, los impuestos y los gastos de internamiento se pagan cuando llegan la mercancía al país.
4. Un ejemplo más, la nómina o planilla de los trabajadores se mostrará como un gasto de cada mes en el Presupuesto. Y en ese mismo mes se deben mostrar los costos relacionados con los salarios: cargas sociales, prestaciones legales y otros.  Pero en el Flujo de Caja, se muestra solamente el pago que se realiza en ese mes. Pero hay gastos que se pagan al mes siguiente como las cargas sociales, el décimo tercer mes se paga una vez al año y las otras prestaciones legales se pagan cuando corresponda una liquidación, en cada uno de esos meses es cuando se mostrarán las salidas de dinero en el flujo de caja.  Es el mismo gasto; pero visto desde perspectivas completamente diferentes, como el Volcán Irazú.  En el Presupuesto queremos saber cuánto cuesta realmente la nómina o planilla con sus cargas.  En el Flujo de Caja queremos saber cuándo sale el dinero para pagar la nómina y los gastos relacionados.
5. Algunos de ejemplos aislados:
   1. La depreciación es un ajuste contable para ir pasando al gasto de valor de las instalaciones, maquinaria y equipo que compras en tu empresa. En el Presupuesto se incluye ese ajuste todos los meses.  En el Flujo de Caja no se muestra la depreciación, se muestra el pago de las facturas por las mejoras a las instalaciones, compra de vehículos, maquinaria y equipo.  Esa es una enorme diferencia entre ambos reportes.
   2. En el Presupuesto se muestran los intereses mensuales calculados sobre las deudas que la empresa tiene con los bancos y no se reflejan los préstamos que recibimos. En el Flujo de Caja mostramos los préstamos que recibimos, los intereses que pagamos y las amortizaciones que le hacemos a los préstamos.
   3. En Estado de Resultados no se muestran los pagos de utilidades que se le hacen a los socios, en el Flujo de Caja si se muestran esas salidas de dinero.

Con los ejemplos anteriores podemos entender mejor la diferencia que existe entre el Flujo de Caja y el Presupuesto.

El Presupuesto muestra las ganancias que esperamos que genere la empresa cada mes.  El Flujo de Caja muestra el flujo de caja que genera la empresa en esos mismos meses.

Recomendación final

1. 1. En tu empresa debes tener los tres estados financieros principales todos los meses, en los primeros diez días de cada mes.

1. 1. Utiliza la información de los estados financieros para proyectar el Presupuesto Maestro de ventas, costos, gastos y ganancias para los próximos sesenta meses.

1. Luego, utilizando la información del Presupuesto, proyecta el Flujo de Caja de esos mismos 60 meses.

Todas estas herramientas financieras deben ser preparadas por tu contador, si tu empresa es pequeña.  Pero si tu empresa es mediana o grande debe buscar un financiero experto.

¿Cuáles son los tres Estados Financieros?

En el siguiente link podrás conocer cuáles son los tres estados financieros que debes pedir y analizar todos los meses con tus contadores.

Empieza a utilizar ahora mismo, todas las herramientas de control necesarias para saber si tu empresa está financieramente sana, si es rentable y si está generando las ganancias que deseas.

1. Artículo: ¿Para qué le sirven los Estados Financieros al empresario? >>> IR al artículo: ¿Para qué le sirven los Estados Financieros al empresario?
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