Muchos empresarios enfrentan situaciones incómodas con sus contadores. Es irónico porque el contador y la contabilidad para una empresa es mucho más que solo presentar a tiempo las declaraciones de impuestos.
La contabilidad es el termómetro que marca el éxito de una empresa.
¿Qué hacer si tu contador no entrega a tiempo la información financiera que necesitas para saber si tu empresa está sana financieramente, si están generando los resultados deseados y si está creando riqueza?
La siguiente pregunta la hizo uno de nuestros lectores, él pidió a su contador estados financieros todos los meses y esto fue lo que sucedió:
“Después de su última sesión anterior hablé con el contador y le dije que necesitaba que mantuviera la contabilidad completamente al día, él trabaja a tiempo completo en mi empresa desde hace siete años, me dice que no me preocupe porque lo que importa es que las declaraciones siempre se presentan a tiempo y que, cada vez que yo necesite estados financieros para un banco, solamente se los tengo que pedir y en dos semanas él los tiene preparados. Además, me dice que yo puedo ver como él todos los meses cuando hay cierre, que él se queda trabajando muchas noches para poder presentar las declaraciones a tiempo, en resumen, él piensa que está trabajando bien, que se mantiene al día y que no hay nada que se pueda hacer diferente.
¿Cómo le planteo esto de otra manera a mi contador para lograr lo que usted pide, es decir, que tenga los estados financieros todos los meses, que lleve la contabilidad completamente al día?”
En el mundo de las pequeñas y las medianas empresas uno de los mayores pecados es pensar que al contratar a un contador se hace para que presente datos fiscales en los plazos establecidos.
Se asocia el trabajo del contador a la presentación de dichas declaraciones de impuestos y eso es un error gravísimo.
La presentación de declaraciones de impuestos, por supuesto, es una de las funciones del contador y no es de las primeras, ni la segunda, ni la tercera, es una función que él debe cumplir de forma periódica.
Es realmente necesario que el empresario busque innovar la empresa; porque somo seres emprendedores y estamos en constante búsqueda de ser mejores y competir en el mercado y que, a lo largo de esa implementación de estrategias, visión – misión, sea capaz de comunicar de forma acertada los pasos a seguir.
No por ello quiere decir, que desista de mejorar cuando no cuenta con el equipo humano acertado, como el escenario que nos describe lamentablemente don Oscar, cómo su contador, su colaborador, que cumple con una misión indispensable en su negocio se niega a cumplir con su obligación de entregar estados financieros oportunos y confiables. Este es un tema que he conversado en otros de mis videos…
Pero para el caso que nos ocupa hoy, qué es del contador y por qué, entre sus múltiples funciones, está: entregar información útil, oportuna y confiable, ¿para qué sirve? Pues, para tomar decisiones del día a día, que permite conocer cómo está tu empresa, conocer el balance real de cada departamento.
Por ello, es importante recalcar cuál es la función primordial que cumple el contador en la empresa, que va más allá de los cierres contables, presentaciones mensuales ante las instituciones públicas, declaraciones de renta, limitándose solo a ello, pero no debe ser así, es parte primordial implementar labores realmente necesarias en su puesto y con total libertad de solicitar información oportuna.
Ahora bien, no es que sean menos importantes, las presentaciones fiscales, sino que la métrica empresarial se mide sobre la recopilación de datos actuales, no con datos añejos, sino con información detallada y actual, donde debe cruzar datos infinitos que al contador le será una labor titánica concluir de la noche a la mañana, y por ello al momento de necesitarlas se debe tardar varios días en recopilar datos y verificar que dicha información sea real.
Todos los días el contador procesa los documentos que sustentan las transacciones que se generan en el día a día, llámese: factura de ventas, residuos, etiquetas, transferencias electrónicas, compras a crédito, multa, en fin, una variedad de documentos que surge en todos los negocios y eso no se va guardando en la gaveta o una caja, se debe ir procesando dentro de un sistema o herramienta que permite llevar esa contabilidad al día, con datos correctos para evitar que en una eventual auditoria tengamos problemas con las entidades del gobierno.
¿Cómo logro para que se mantenga la contabilidad completamente al día? Te explico los siguientes pasos que puedes implementar: primero, hacer ver cuál es la razón de ser de su puesto, -del contador-, segundo: nos aseguramos de tener un sistema confiable un E.R.P,“Enterprise Resource Planning”, por sus siglas en inglés, que traduciendo a nuestro idioma significa: “Planificación de recursos empresariales”, es un software que brinda soporte a la automatización de los procesos en finanzas, recursos humanos entre otros, dicho sistema es capaz de procesar esa información, que ya ni siquiera la debe recopilar el contador sino que la procesa el cajero, los que facturan, los que registran las compras, los encargados de suministro, se registra los datos y se actualizan desde los diferentes departamentos de la empresa en tiempo real -esto en empresas grandes-.
Uno de los métodos o formas de trabajo que han implementado es que los lunes a las 5 p. m. les pido semanalmente, – el día puede variar: puede no ser un lunes y pasarme a martes-, un reporte financiero ejecutivo para el empresario que, resumido con los indicadores más importantes, cuánto hay en los bancos, cuánto hay en cuentas por cobrar, cuánto hay cuentas por pagar, cuánto hay en inventario, cuánto se ha vendido, cuántos se ha comprado, cuánto son los costos que tenemos es un sistema avanzado contable. Y, es mi recomendación para ustedes, para Óscar especialmente, los que tienen empresas que necesitan estados financieros mensuales antes del día diez de cada mes.
Diferente sería si estás en un negocio de ferreterías, de supermercados o de tiendas que tienen un horario de domingo a domingo, y el día lunes el contador amanece con una gran cantidad de información y va a tener que procesarla durante la mañana, hacer conciliaciones bancarias, es decir, cuadrar la contabilidad contra los bancos para poder presentarnos en la tarde o mañana o muy temprano del día siguiente, esa información es confiable y actualizada, así que, eso es lo que significa tener una contabilidad completamente al día.
En cuanto a la entrega de los estados financieros, – mi recomendación-, para mis clientes de consultoría; dueños de pequeñas y medianas empresas es que se haga durante los primeros 10 días del mes, para que le permita al empresario entender la realidad financiera de la empresa. El contador debe presentar esa herramienta, y explicárselo al empresario que no es financista, que es comerciante, o son empíricos o son industriales, o tienen otra profesión.
Para tener esos estados financieros el contador ni debe esperar a que venga el cierre contable para trabajar largas horas cobrando por partida doble como tiempo extra para poder entregar declaraciones a tiempo no, el contador debe mantener una contabilidad completamente al día.
En el caso de nuestro amigo, Óscar, debo decir que el contador se ha limitado a lo enseñado en la universidad y no ha implementado mejoras en pro del crecimiento profesional, y lamentablemente cree que él es contratado para solamente hacer declaraciones de impuestos e informes financieros, para cuando los requiera una entidad bancaria o las instituciones gubernamentales. También sugiero ver bajo qué condiciones fue contratado por ejemplo en asunto económico, en fin, algunos detallitos…
El empresario tiene que estar claro, para qué contrata un contador en su empresa, cuál es la razón de ser del contador, y va a buscar en un profesional que tenga la capacidad para poder brindar el servicio que la mayoría de los contadores conocidos, están deseosos de trabajar para aportar innovación y progreso dentro de una empresa, de tú negocio, brindando respuestas oportunas con información veraz, importante, actualizada, detallada y con relevancia en la contabilidad empresarial.
Me despido de este artículo con una frase que espero y deseo que sea de gran ayuda…
“En el mundo de los negocios nos enfrentamos a situaciones sencillas o difíciles, muy difíciles que nos obliga a tomar decisiones oportunas y acertadas”.
Y esta es una de las grandes funciones que tienes como gerente de tu propia empresa, como empresario, como emprendedor, tomar decisiones, ese proceso que le corresponde únicamente al empresario para encausar tu negocio sobre la ruta del crecimiento.
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