Una pareja de amigos, Armando y Julia nos escriben y dicen ellos que los que más les interesó de ingresar a Meridyam Academy fue: “la posibilidad de aprender a controlar nuestros negocios, a entender si nuestra empresa está sana financieramente, si podemos abrir más sucursales o si podemos retirar dinero para otros proyectos. Todo está muy bien cómo usted lo explica en el curso de control gerencial. Hemos buscado en las sesiones de preguntas y respuestas todo lo que tenga que ver con números, pero tocamos con un muro y ahora nos sentimos desalentados. Cuando enviamos las herramientas a nuestra contadora, nos dice ella que no tiene esa información, que nunca le contratamos para eso y que va a tomar mucho tiempo y que nos tendría que cobrar más dinero. Nuestra pregunta es ¿Qué hacemos con todas estas herramientas si no tenemos información para ingresar y para entender las finanzas de los negocios?”
Armando y Julia, son una pareja emprendedora, desde antes de comprometerse cada uno construyó sus propios negocios y una vez casados decidieron unirlos, ahora manejan una serie de negocios importantes y consideran que la capacitación ha sido una clave para continuar con el desarrollo empresarial.
Ellos se incorporaron a uno de los programas en Meridyam Academy, nuestra academia de negocios. Estaban interesados, específicamente, el curso de control gerencial, donde hay una gran cantidad de herramientas para aprender de los estados financieros, flujos de caja, presupuestos, para el coste de la producción, para el coste de productos comerciales, entre otros.
Con una gran emoción, hablan con su contador para implementar todas esas herramientas a sus negocios, pero carecen en este momento de un contador capaz, y chocan contra un muro, porque el profesional encargado de la contabilidad se apega a la idea de continuar con los reportes fiscales mensuales y anuales y hasta ahí.
En muchas ocasiones se resta importancia a la información financiera oportuna, y escuchamos frases como:
- “Tener esa información es muy caro.”
- “Los sistemas operativos o las herramientas van a representar un costo elevado.”
- “Así como estamos la información está bien y al día.”
Dichos comentarios, lamentablemente, los asociamos siempre con el contador. Pero, qué fallas en el conocimiento técnico de estos procesionales, qué forma mediocre de ver la importancia que tiene la información financiera para un empresario.
Entonces,
- ¿Para qué está el contador?
- ¿Qué misión tiene dentro de la empresa?
La misión del Contador en una empresa es entregar información útil, oportuna y confiable para que el empresario pueda tomar decisiones acertadas y controlar los resultados de sus negocios. El empresario no puede manejar la compañía, o llevarla a un nivel más alto si no cuenta con ese reporte.
En las empresas grandes, como la de nuestros amigos, los más complejo está dentro del proceso de implementación.
Ellos deben crear un departamento contable financiero para que genere esa información financiera de calidad, diaria o semanalmente, para generar lo que llamamos un tablero de resultados semanal, que permita monitorear, en tiempo real, las finanzas de la empresa. Pero no estamos hablando solamente de información financiera contable, sino de la información que surge en todos los niveles de la empresa, desde las horas laboradas por los operararios, horas invertidas en los diferentes proyectos, retorno, rendimiento, tasa de rechazo, rebote, devoluciones por calidad, etc.
No es en términos de dólares, colones o de pesos, sino son unidades de medida que se generan primero en el área de operaciones, en producción, en cantidad, en almacenamiento, en movilización del producto, en traslado del producto al cliente o de servicio en donde la unidad de medida son las horas, en donde se suministra un servicio al que hay que invertirle una cantidad de horas con profesionales o técnicos, hay que costear y convertirlo en número para poder después llevarlo al área contable, al área financiera para que se convierta en números.
Es encausar la información que facilitará ver la cantidad de facturas emitidas por día, cantidad de clientes atendidos por día, tiquete promedio por cliente, tiquete promedio de facturas, rotación de inventario, rotación de producto, rotación de las cuentas por cobrar. Cada cuanto se recuperan las cuentas por pagar, el ciclo de capital, tanta información que a través de las herramientas y los métodos que enseñamos en el Curso Control Gerencial permitirán canalizar la información.
En una empresa mediana o grande, mi recomendación es tener un departamento contable con un sistema de contabilidad, con un contador que tenga la suficiente experiencia, que sea capaz de tomar todas estas herramientas que entregamos dentro de los cursos Meridyam Academy y convertirlos en herramientas útiles para generar información financiera que permita controlar los resultados deseados y tomar mejores decisiones.
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