¿Para qué necesitas los Estados Financieros?

¿A mí me daría terror? ¿Tú qué harías?

A mí me daría terror, saldría corriendo y no le pagaría ni un centavo.

Lee esta breve historia y después te contaré cómo se relaciona con la vida en los negocios. Aclaro, no creo que esto pase en la vida real :-/, tampoco en TNT, pero imagina la siguiente escena:

Tienes alguna dolencia. Quizás un fuerte dolor en el pecho. Tomas ánimo y llegas a tu primera cita con el médico asignado. Él te mira, te observa atentamente. Toma tu mano derecha, coloca la suya sobre tu muñeca, te revisa los ojos, coloca la palma de su mano izquierda sobre tu frente. Luego se sienta pensativo, pregunta qué es lo que has venido sintiendo. Te observa atento, se le nota preocupado. Guarda silencio. Han pasado solo diez minutos. Te sudan las manos. Luego toma su block de notas y escribe, lentamente, lo que vendría siendo un tratamiento. Te entrega la lista. En medio de los nervios que tienes, logras contar al menos 7 medicamentos diferentes con nombres ilegibles. Luego te dice con aire solemne: querido amigo, lleve este tratamiento durante las próximas cuatro semanas. Espero que no tengamos que operar, usted padece (s#@|n) … y menciona una enfermedad con un nombre imposible de deletrear. Luego se levanta de su silla, te conduce hacia la puerta. Ah… y te dice esa linda frase: Me gustaría verte en dos semanas. ¡Por supuesto que quiere verme!»

¿Qué harías después de una cita así? Nunca te pidió exámenes de ninguna clase, no fuiste a ningún laboratorio, no tomó ninguna muestra, ni siquiera tomó tu pulso ni tu presión arterial, no te hizo sacar la lengua. Nada, absolutamente nada. Solo su “olfato”, y sin más ni más, diagnosticó que padeces una enfermedad gravísima.

¿Qué harías si fueras el paciente de este médico?

La diferencia entre el éxito y el fracaso en los negocios

Está claro: Un médico no puede recomendar un tratamiento sin antes haber realizado un diagnóstico profundo. No puede dejarse llevar solo por los síntomas.

Y en la vida en los negocios debe ser exactamente igual: Los financieros no debemos recomendar cambios o mejoras sin diagnosticar la verdadera situación de la empresa.

Pero tampoco los empresarios deberían tomar decisiones trascendentales hasta tener información relevante y confiable. El riesgo es inmenso. Las decisiones hacen la diferencia entre el éxito y el fracaso en las empresas.

El empresario no necesita ser financiero para alcanzar el éxito

Muy pocos, en realidad, poquísimos de mis clientes han sido financieros.

Hace varios años, asesoré a cinco banqueros que se independizaron y crearon un Puesto de Bolsa. Ellos fueron más allá y decidieron invertir comprando negocios en diversas actividades económicas.

Con ellos me reunía durante dos o tres horas cada mes, para mirar las finanzas de los que negocios en los que participaban, o los que estaban por comprar.

Para ellos, y para todos los empresarios que no son especialistas en finanzas, es igualmente importante entender y saber utilizar los estados financieros.

Los estados financieros desempeñan un rol fundamental en los procesos de toma de decisiones de todas las empresas, sean estas pequeñas, medianas o grandes. Los bancos los piden para analizar si la empresa es sujeto de crédito, los proveedores hacen los mismo, y ahora los grandes clientes y empresas multinacionales, piden estados financieros para saber si la empresa que van a contratar tiene solvencia y está bien administrada. El gobierno y sus instituciones también piden estados financieros para cobrar impuestos, y para saber si cumplen con los demás requerimientos que exigen las leyes.

¿Para qué sirven los Estados Financieros?

Cada usuario de los estados financieros, verá en ellos lo que de manera particular le interesa, pero el empresario sí buscará principalmente lo siguiente:

Para saber si la empresa está sana financieramente.
Para saber si los negocios que tiene están generando suficientes ganancias.
Para saber si las ganancias se están convirtiendo en flujo de caja.
Para saber si ese flujo de caja se está convirtiendo en riqueza.
Para tomar decisiones y controlar los resultados de la empresa, de sus negocios, y de su equipo de trabajo.

Un caso particular es el de los accionistas y corredores de bolsas profesionales. Ellos miran el crecimiento financiero de la empresa y las utilidades acumuladas, puesto que esperan de ese monto, una parte se le pague a los accionistas.

¿Qué te dicen los estados financieros de tu empresa?

Son tres los Estados Financieros que debes recibir de tus contadores:

Balance de Situación Financiera.
Estado de Resultados.
Estado de Origen y Aplicación de Fondos, también llamado Flujo de Caja o Cash Flow.

Los tres son fundamentales, pero no son suficiente. ¿A qué me refiero? A que deben venir acompañados de notas, anexos, gráficos, cuadros y otros reportes contables importantes.

Asume que cada estado es como el examen de laboratorio que te debió entregar tu médico.

Esto es lo que te dicen los tres estados financieros principales:

El Balance de Situación te dice cuál es la salud financiera de la empresa. Muestra el valor de los activos que tiene la empresa, las deudas y el patrimonio. Te dice si la empresa está aumentado su valor en libros, si los socios pueden retirar ganancias, si la empresa es solvente y capaz de pagar sus deudas, o tomar más deudas.
El Estado de Resultados te dice cuánto vende, lo que ganas con esas ventas; los costos y los gastos fijos que debes pagar son las ganancias de tus ganancias, la utilidad que queda libre para la empresa, los impuestos que deberás pagar al gobierno y la utilidad que un día los socios podrán retirar o reinvertir en la empresa.
El Flujo de Caja o Estado de Origen y Aplicación de Fondos te dice cuáles son las fuentes de ingresos, si te financias con deuda o con utilidades, te dice cómo se invierte el dinero, qué recibes y cuánto dinero está quedando en las cuentas corrientes después de pagar todos los compromisos.

¿Qué otra información debes recibir de tus Contadores?

La siguiente es una lista de verificación de qué otra información debes recibir cada mes, junto con los Estados Financieros.

A los contadores y financieros que trabajan para mis clientes de consultoría, les recomiendo utilizar la siguiente información complementaria:

Los anexos que detallen cada una de las líneas del Balance de Situación.
Los anexos que detallen cada una de las líneas del Estado de Resultados.
Las conciliaciones bancarias de todas las cuentas, solo las portadas.
La cédula de antigüedad de saldos detallada de las Cuentas por Cobrar a clientes.
La cédula de antigüedad de saldos detallada de las Cuentas por Pagar a Proveedores
El reporte de inventarios al cierre de mes por categoría y/o familia.
El cuadro y gráfico de las ventas mensuales, comparado con años anteriores, y para cada uno de los negocios de la empresa.
El reporte de rotación o antigüedad de inventarios con corte al cierre de mes.
El estado de resultados de cada uno de los negocios que tenga la empresa hasta el nivel de Utilidad Operativa. Con negocios me refiero a categorías, clientes principales, marcas principales.
Reporte de Rentabilidad del mes, por categoría de producto, que muestre: cantidad vendida, costo unitario, precio de venta unitario, total del costo, total del precio de venta, margen de ganancia en pesos y en porcentaje.
Cualquier otro informe o reporte que sea relevante para tu giro de negocio. Por ejemplo, para las empresas como tiendas de retail, restaurantes, cafeterías y otros afines, pedimos el reporte del Tiquete Promedio para cada tienda. Es un informe poderoso.

¿Cómo tomas el control de las finanzas de tu empresa?

Es importante que delegues la contabilidad y los procesos en personas calificadas, pero el control y el conocimiento siempre debe estar en tus manos.

Para tomar el control de tus finanzas, debes entender las finanzas de tu empresa, debes saber qué información obtener de los estados financieros, qué deben decir, qué muestran y cómo se interpreta esa información.

No puedes y no debes confiar en la interpretación, muchas veces sesgada, de tus contadores, financieros o auditores. Debes forjar criterio propio.

Si no eres financiero, te queremos enseñar a entender y utilizar los estados financieros de tu empresa. También te entregamos la herramienta que utilizará tu contador para preparar y entregar la información que necesitas en los primeros diez días de cada mes.

En nuestra Tienda Virtual encontrarás los cursos que necesitas para dominar esta materia, sin que necesites ser o convertirte en financiero o contable.

Dejo acá el link de nuestra tienda virtual: www.fundapymes.com/tiendavirtual

Ahora déjanos tus comentarios, sabemos que una de las justify quejas de los empresarios es que no reciben información suficiente para conocer lo que pasa en sus empresas. También sabemos que los contadores se quejan de los empresarios y dicen que estos no le prestan el debido interés a la contabilidad y a los estados financieros, que solo les preocupa pagar menos impuestos.

¿Qué piensas? ¿Cuál ha sido tu experiencia con respecto a la entrega de los estados financieros?