Manejo de los Recursos Humanos. Cómo medir el rendimiento de tu equipo de trabajo.
Por Enrique Nuñez Montenegro
El recurso humano es el recurso fundamental de toda empresa. La compañía puede tener un producto excepcional o un servicio excelente, pero es la gente quien logra ganarse la fidelidad del cliente y hacer que vuelva a comprar.
Muchos negocios espectaculares, fracasan porque el empresario no sabe invertir en su recurso humano. Tienen personal poco calificado, con niveles bajísimos de motivación y sin el entrenamiento adecuado.
Está muy claro que un personal motivado, bien capacitado, enfocado en resultados y ubicado en sus fortalezas, ofrecerá más rendimiento y aportará más ganancias a la empresa.
En los negocios comerciales, las planillas con sus cargas sociales incluidas pueden representar hasta el 10% de las ventas, en las empresas que fabrican o transforman un producto, incluyendo restaurante y hoteles, las planillas con sus cargas sociales incluidas puede llegar a representar hasta el 25%, a veces más. Y en las empresas de servicios, el costo puede superar el 50%.
¿Cómo saber si tenemos un equipo de trabajo verdaderamente competente, disciplinado, capaz y responsable por los resultados deseados? Es simple: debes realizar mediciones o evaluaciones del rendimiento en forma periódica.
¿No es cierto que cuando compras un vehículo lo llevas cada cierta cantidad de kilómetros a revisión? ¿Verdad que deberías ir al menos una vez al año a realizar una prueba médica para saber cuál es tu estado de salud? ¿No es cierto que para saber cuál es la situación financiera y los resultados de tu negocio, debes sentarte con tu contador cada mes para analizar los estados financieros?
Igual sucede con el personal de tu empresa. Debes realizar evaluaciones periódicas y determinar si el personal está alcanzando los resultados que esperabas. A esta actividad es la que llamamos “Evaluaciones del Personal” o “Mediciones del Rendimiento”.
He escrito varios artículos que tienen relación con este tema, algunos han sido criticados; por supuesto, no por dueños de negocios, sino por “expertos en recursos humanos”. Al final te recomendaré que leas algunos.
Si tienes una empresa pequeña o mediana, quizás no se justifique todavía tener un profesionales en el área de recursos humanos. Algún día, cuando la cantidad de personal sea mayor deberás tenerla. Cuando tienes una empresa mediana, quizás tengas lo que llamamos “un encargado de recursos humanos”, quien lleva el control de la asistencia, tabula las horas y calcula la planilla semanal o quincenal para que luego el Contador o el Tesorero la pague. Esta persona también lleva los expedientes de los trabajadores, llena las acciones de personal para cada movimiento y calcula las liquidaciones laborales cuando un empleado deja de laborar para la empresa.
En empresas con más de 50 trabajadores, el “encargado de planillas y recursos humanos” ya no será suficiente. La empresa mediana tendrá quizás dos personas: “Un Planillero” que se encargará de controlar y calcular las planilla y un “Jefe de Recursos Humanos” que realiza labores más especializadas, desde la selección, reclutamiento e inducción del personal, hasta llevar todo el procedimiento de mediciones del desempeño, atiende conflictos laborales, etcétera.
Les debo comentar que, como consultor, atiendo ahora mismo una empresa con 180 trabajadores y otras con 380 trabajadores que aún no tiene un Departamento de Recursos Humanos especializados. En la más grande, la persona a cargo sí tiene una licenciatura en Recursos Humanos, tiene dos asistentes; pero aún está encargada de calcular las planillas de las tres tiendas que tiene la empresa.
Todo lo anterior que les he comentado en este artículo sobre cómo manejar tu área de recursos humanos y planillas es muy importante. Pero ahora sigue lo más importante de hoy.
Me interesa que hagas varias cosas fundamentales en tu empresa.
En artículos próximos, veremos con más detalle herramientas de medición más sofisticadas, pero prácticas. Siempre recuerda que me interesa más la práctica que la teoría. Haz lo siguiente:
► Para cada puesto que requieres, debes tener claro su misión dentro de la empresa, debes poder expresar en pocas palabras cuál es la razón de ser de ese puesto y cuáles son los resultados específicos que espera la empresa que produzca la persona que ocupe ese puesto. Cuando la persona es contratada debe también ella poder explicar, igualmente estos aspectos. ¿Te ha sucedido que hablas con un empleado y le dices “no estoy satisfecho con tu trabajo” y él te dice: “Pero, si yo estoy dando todo mi esfuerzo, quiero la empresa, llego puntual, me quedo tarde y me esfuerzo mucho en lo que hago”. Se debe a que hemos fallado, como empresarios en este primer punto fundamental: cada miembro de tu equipo de trabajo debe conocer su misión y los resultados que se esperan.
► Si eres uno de mis clientes, sabes que soy reacio de redactar grandes manuales de procedimientos, he visto cientos de ellos bellamente encuadernados y divinamente “guardados” en las bibliotecas de muchas empresas. Pero sí es importante que redactes un documento que muestre en la primera página lo siguiente:
● La descripción del puesto.
▪ Ejemplo: Contador General.
● La Misión del puesto en dos o tres oraciones.
▪ Ejemplo: “La misión del Contador General es suministrarle al empresario información, oportuna y confiable para la toma de decisiones y el control gerencial”
● Las competencias, habilidades o conocimientos que debe tener la persona que ocupará el puesto.
▪ Ejemplo: “El Encargado de Recursos Humanos debe ser una persona licenciada en Recursos Humanos, con más de tres años de experiencia en el puesto, capacidad de liderazgo, madura, empática, organizada, disciplinada, metódica, capaz y comprometida con los resultados esperados de su puesto”
● Los resultados precisos que se esperan de su puesto, puede detallarlos uno a uno y, preferible que sean medibles.
▪ Ejemplo: “El Administrador de Tienda debe lograr un crecimiento en ventas de al menos el 10% con respecto al mismo mes del periodo anterior, debe lograr que el margen de contribución de su tienda se mantenga por encima del 40%, que la mano de obra no supere el 15% y que los costos fijos no sobrepasen la suma de dos mil dólares mensuales, etcétera, etcétera.
► La empresa debe generar información y entregarla periódicamente a su personal para que éstos conozcan los resultados que están obteniendo. Mucha de esa información puede ser generada por ellos mismos y otra debe ser aportada por la empresa.
► Recomiendo que los mandos medios realicen reuniones con su personal, para que cada uno exponga los resultados de su trabajo, manifieste las dificultades u obstáculos que tiene para desempeñarse mejor y defienda los resultados de su gestión.
► Igualmente, sugiero el propietario de la empresa, empresario o Gerente General se reúna con sus mandos medios, uno a uno, para hacer exactamente lo mismo. Cada jefe o encargado debe presentar su propio Informe de Resultados e igualmente plantear mejoras que aumenten el desempeño de él como mando medio y de la unidad que tiene a cargo.
► Estas mediciones del rendimientos y evaluaciones de personal, deben documentarse. Es decir debe quedar por escrito el resultado de la valoración y los compromisos de ambas partes.
Hay muchos otros detalles que podría escribirte sobre este tema, pero quiero dejarlo hasta acá para que me dejes tus comentarios y consultas. Luego podremos ahondar en aspectos más técnicos sobre este amplísimo tema.
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Me resulta muy interesante este articulo y me gustaria que me enviaran a mi direccion de correo libros o articulos sobre manejo de los recursos humanos y especificamente en empresas hidraulicas, saludos Omar.
Hola Omar:
Seguiré enviándote correos con nueva información y nuevos servicios.
Dentro de pronto estaremos lanzando un servicio de consultoría nuevo, espera mi correo.
Sobre el tema de RRHH, te recomiendo que revises el INDICE del blog.
Hemos publicado bastantes artículos sobre ese tema y te serán de mucha ayuda:
http://www.fundapymes.com/blog/indice/
La medición de rendimiento es una estrategia complicada, sobre todo cuanto más grande es la empresa, por lo que debe ser realizada por profesionales que conozcan cómo hacer ese trabajo, y para lo cual es necesario hacer un correcto seguimiento frecuente.
Estoy de acuerdo con todo el artículo, y por supuesto con el hecho de documentarlo todo.
Muchas empresas no son conscientes de lo importante que es la medición del rendimiento del equipo para los resultados generales, y por supuesto lo que ello puede suponer para los objetivos generales de la empresa.
Estimado amigo de PepGestio, agradezco mucho el aporte que haces a este material. Será muy valioso para todos los emprendedores que lo leerán.
Espero que sigas en contacto con nosotros.
Un gran saludo
Gracias Enrique siempre tan oportunos sus concejos.En el caso de nosotros
El elemento mas valioso de nuestra empresa son las personas de hecho es la imagen mas importante ya que el dueño de la empresa es un joven visionario de 22años con una discapacidad importante ,pero creyó en su idea y hoy somos una empresa familiar y que da trabajo a otras personas.El ser el joven ,demostrando igualdad de oportunidades y el valor de toda la familia junta trabajando por ese sueño a inspirado a propios y extraños .Por eso creo que los valores o la historia detrás del producto es muy importante por eso debemos fortalecer esas áreas y identificar los roles de cada uno es vital para desempeñar mejor nuestras funciones , caminando todos tras un mismo objetivo .Gracias todos sus consejos son de gran ayuda .
Buenos días Katidi
Lo que comentas me gusta. ¿Puedes enviarnos información sobre tu empresa? ¿Te gustaría que escriba un artículo hablando de tu negocio? La inspiración tiene que llegar a muchos.
Muchas personas tienen cientos de excusas para no comenzar.
En qué país te encuentras? Háblame más de tu negocio.
Saludos
Enrique Nuñez
Consultor de Empresas
Hoy leí tu comentario nuevamente. En dos o tres semanas se publicará un pequeño artículo sobre esa frase que utilizaste: “Creo que los valores y la historia detrás de la empresa es muy importante”.
Gracias, y vamos cuéntanos la historia detrás de tu negocio. La historia de ese joven que ha inspirado a tanto.
¿Sabes una cosa? Mucha gente tiene excusas para no emprender.
Saludos,
Enrique
Excelente, excelente su articulo, tenemos el problema en nuestra empresa que con 300 empleados todavia la manejamos como si fuera la de hace 10 años con 50 personas. Le agradeceria me regalara mas informacion practica al respecto, muchas gracias.
Pues Jaime, una empresa con 300 empleados ya no es una pequeña empresa.
Pero lo que dices no les sucede solo a ustedes. Estoy asesorando ahora mismo una empresa con 385 empleados, con ventas de mas de millón y medio de dólares mensuales y con tres sucursales en la cual sucede lo que mencionas.
El proceso de evolucionar en el tiempo y mejorar la estructura administrativas y gerencial es una necesidad. Muchas veces no se hace por desconocimiento, otras veces por miedo.
Mientras que el empresario fundador se encuentre con energía y entusiasmo, las cosas seguirán caminando; pero cuando lleguen nuevos gerentes o incluso la familia la situación de vuelve peligrosa.
“La caída desde arriba es más dura”
Saludos, y gracias. Esa es una realidad.
Enrique Núñez
Consultor de Empresas
muy interesante. me gusta el estilo directo y práctico, con ejemplos que dan un modelo de lo que puede hacerse. Comparto plenamente la “inutilidad” de los manuales hechos por encargo para adornar las bibliotecas, creo que el problema fundamental es que un manual “realista” consumiría mucho tiempo del especialista contratado y saldría muy costoso, por lo que terminan haciendo un manual “estándar” que al final no se aplica. ¡Esta es una oportunidad de negocio para consultores en organización!!
Pues esa es la línea Jesús.
Hace varias semanas estaba reunido con un cliente, una mediana empresa. Estábamos conversando sobre esta necesidad de contar con manuales de procedimientos escritos.
Estaba presente la Auditora Externa del negocio, ella trabaja en el Departamento de Auditoría Interna de un banco importante con 18 sucursales y varios negocios. Ella comentó ingenuamente que en su banco, se pagan miles de dólares para que un experto en organización redacte manuales de funciones cuando se crea una nueva unidad. Ella misma dice que esos manuales, después de que son entregados “nadie los lee” y están bellamente encuadernados y archivados en la biblioteca de este banco.
Saludos Jesús y gracias por tu comentario.
Enrique Nuñez
Los elementos básicos de toda empresa son dinero y personas. Por tanto, cuando dos empresas del mismo sector obtienen resultados diferentes, es fruto de la capacidad de las personas. La empresa, por definición, no tiene “conocimiento”. El conocimiento es patrimonio de las personas, es un recurso que se devalúa si no se actualiza y donde es necesario invertir para que ese potencial pueda dar sus frutos. Como decía Peter Drucker “La mejor estructura no garantizará los resultados ni el rendimiento. Pero la estructura equivocada es una garantía de fracaso”.
Todo esto está muy bien, pero en la realidad y fruto de la crisis que padecemos, se ha puesto de manifiesto una serie de defectos que, en época de bonanza, se encubrieron por los buenos resultados, pero, al igual que la marea, cuando ésta se retira pone de manifiesto todo lo que hay en el fondo:
A) Llamamos experiencia a, lo que en la mayoría de los casos, deberíamos llamar rutina.
B) Hemos fomentado una cultura de “no riesgo” que trasmite que debemos hacer aquellas cosas que estemos seguros de hacer bien. Lo que imide explorar nuevas vías ante el miedo al fracaso.
C) Fata de formación. Tanto del personal como del empresario.
D) Faltan líderes carismáticos, capaces de generar admiración y entusiasmomen los equipos, para que éstos disfruten trabajando y liberen todo su talento.
Y así podríamos seguir enumerando. Lo grave es que es que estas imperfecciones actúan como un virus: infectan y debilitan.
A medida que el entorno se vuelve más turbulento, crece la necesidad de que haya un equipo motivado y preparado.
Cuando el ritmo de ecolución que precisa una empresa es menor que el ritmo de cambio del entorno, pasará igual que los dinosaurios: no evolucuionaron a tiempo y desaparecieron.
Don Enrique, gracias por sus sugerencias tan valiosas. Qué bien se siente contar con su apoyo. Espero algún dí poder aplicar sus consejos, por ahora sigo tratando de fortalecer mi pequeña empresa ofreciendo servicio de calidad Hasta pronto.
Carmen, gracias a ti por ser parte de nuestra comunidad de emprendedores. Y por participar en los comentarios.
En este blog hay de sobra consejos para tu pequeña empresa. Muchisimos consejos para ti.
Te comparto el indice para que lo revises: http://www.fundapymes.com/blog/indice/
Busca los artículos de contabilidad, de facturación. Varios de estos te sirven ya mismo.
Por ejemplo:
“Instrucciones para el manejo de documentación contable en una empresa pequeña”
“Tipo de cambio. Diferencia entre compra y venta”
“Lo que SÍ debe saber un empresario de contabilidad”
Y muchos más en las demás categorías.
Me dejas tus comentarios.
Saludos
Carmen, te aseguro que también se siente muy bien, saber que esta información está siendo útil.
Saludos,
Enrique Nuñez
PD/ Estoy en Costa Rica ahora, me parece que eres de Costa Rica. He visto comentarios tuyos en nuestra página de Facebook.
Te diré Enrique que tienes razón y te comentaré mi punto de vista como empresario y como empleado que fui, cuando era empleado veía muchas fallas, que la mayoría de mis compañeros no querían ver por conveniencia, la falta de cuidado por parte los dueños al no querer auto capacitarse y solo realizar sus actividades por tradición empresarial “al fin esta funcionando”, pero me di cuenta que la falta de claridad en los sistemas de administración de personal, llevan a las empresas al desorden, donde la autoridad y la responsabilidad de cada miembro no esta bien definida y mucho menos existen manuales de operación, inducción y medición de su rendimiento, en la practica los subordinados dependen de las buenas o malas decisiones de una sola persona y no hay objetivos claros, acordes a un plan general que es la “visión como empresa”, que es a donde pretendemos llegar a largo plazo.
Toda empresa desde Micro y pequeña empresa debería pensar en crear una” filosofía de recursos humanos” y compartirla con sus empleados, así evitaríamos la constante rotación de personal.
Buenos días David
Una alta rotación es carísima para toda empresa. Muchos puestos son difíciles de cubrir y el costo de entrenar es muy alto.
Quizás en una actividad comercial, podría pensarse que no lo es; sin embargo, lo ideal es tener personal bien entrenado, bien motivado, “casado” con la misión y con la filosofía de la empresa.
Ese es un trabajo de todos los días.
El empresario sabe que la administración del recursos humano, es el tema más complejo que le corresponde.
El éxito de los negocios depende muchísimo de cómo se administra el personal de una empresa.
Saludos y gracias por tus participaciones. Siempre son muy oportunas.
Enrique
Buen dia,
Para la elaboracion de un contrato por servicios temporales que sugieren como redactar y llevar el control para que ambas partes se beneficien?
cual es el tiempo de duracion de un contrato por servicios temporales?
Gracais espero su respuesta.
Hola Mabel.
Para cualquier contrato sugiero que ambas partes firmen todas las páginas del contrato. La copia que cada uno guarde debe estar firmada por todas las partes que suscriben el contrato.
Cuando se trata de contratos “delicados” como alquileres comerciales, contratos de compra venta, opciones de compra ventas, servicios profesionales que se pagan contra resultados etc. sugiero también que las firmas sean autenticadas.
Con respecto al tiempo o plazo del contrato, depende del tiempo. Puedes hacer contratos desde servicios temporales por un mes o hasta doce meses.
Quizás recomiendo que plazos mayores, exista la cláusula de las condiciones en que sea renovado.
Con mis clientes, generalmente, sugiero que estos contratados sean redactados por el departamento legal y luego, como consultor, yo los revise finalmente.
Saludos, espero que sea útil esta respuesta.
Enrique Nuñez
Consultor de Empresas