Gestión de Cobranzas. Evita que tus clientes te queden debiendo
Por Enrique Nuñez Montenegro
El éxito financiero en los negocios, depende mucho de la forma en que el empresario maneja sus finanzas. La falta de controles, disciplinas e información financiera confiable lleva al fracaso económico. La empresa puede tener un negocio, un servicio o un producto espectacular; pero no es suficiente. Es necesario tener una empresa sana financieramente.
Uno de los aspectos más difíciles de manejar, muchas veces impactado por situaciones externas, es el de las cuentas por cobrar y la gestión eficiente de la cobranza.
Recuerdo de chiquillo una frase que pegaban algunos comerciantes en sus pequeños negocios de mi pueblo:
“Fiado murió, mala paga lo mató”
Algunos negocios no tienen problema con esto, porque no venden a crédito: supermercados, restaurantes, tiendas, consultorios, clínicas, etcétera. Para otros negocios, vender a crédito es uno de sus mejores y más rentables negocios: tiendas de línea blanca, grandes tiendas que ofrecen tarjetas de crédito privadas, algunos tipos de clínicas como consultores dentales, ventas de automóviles nuevos y usados, etc.
El artículo de hoy trata de los negocios que venden a crédito, NO al consumidor final como sería una familia, sino a otros negocios que adquieren materias primas, materiales o productos terminados para revenderlos o fabricar otros productos.
Estas empresas que venden a otras empresas, deben contar con disciplinas, buenas prácticas, controles efectivos y procedimientos muy rigurosos para conceder crédito a sus clientes.
Sobre esto te quiero dar algunas recomendaciones que son básicas:
► Nombra a una persona como responsable de controlar las ventas a crédito y de la gestión de cuentas por cobrar. Algunas empresas más grandes, tiene departamentos de crédito, incluso con un abogado de planta que los apoya. Esta persona o departamento tiene la obligación de administrar y controlar todo el proceso. El custodia los expedientes de los clientes y las facturas que están pendientes de cobro. Si la empresa es pequeña, una sola persona puede hacerlo. Si la empresa es mediana y vende más del 80% a crédito, necesitará un asistente. Si la empresa es grande, tendrá un Departamento a Crédito.
► El empresario debe establecer procedimientos rigurosos y políticas muy claras, entre ellas recomiendo lo siguiente:
● Políticas de descuento por pronto pago para que el cliente esté estimulado a pagar antes. Por ejemplo: si paga en los primeros ocho días, recibe un equis porciento de descuento. El porcentaje depende del giro de negocio y de las tasas comerciales en el país. Algunas empresas más sólidas, prefieren que el cliente pague a la fecha de vencimiento para no perder ese descuento.
● Establecer claramente los plazos de crédito para cada tipo de cliente o producto. Generalmente el plazo de crédito comercial es 30 días; pero hay actividades donde se acostumbran plazos de 60 y hasta 90 días. No recomiendo plazos muy largos. Cuando los plazos son mayores a 90, mi recomendación es crear la opción de financiamiento a corto plazo con una tasa de interés y algo mucho más parecido a un préstamo comercial. En este caso, el proceso es diferente al de una venta a crédito tradicional. Aquí el cliente debe tramitar un financiamiento, aunque sea la misma empresa que lo conceda. He asesorado empresas que al implementar esta alternativa, ganaron más ventas y generaron ganancias muy, muy atractivas.
● Antes de comenzar a vender a crédito a un cliente, la empresa debe seguir un debido proceso.
Esto es lo mínimo que debe incluir este proceso:
1) El cliente debe llenar una solicitud de crédito formal y la sustenta con los documentos legales de su propio negocio: constitución de la sociedad, personería del representante legal, referencias comerciales, personas autorizadas para comprar y personas autorizadas para firmar facturas de compras, plazo requerido, etcétera.
2) Un Comité de Crédito, que en pequeñas y medianas empresas, puede ser el mismo Comité Gerencial, analiza cada semana las solicitudes de crédito que han presentado los clientes y toma la decisión de aprobarlas o no. En empresas grandes, recomiendo un Comité de Crédito o un abogado especializado en temas mercantiles, prefiero el Comité de Crédito.
3) Antes de presentar la solicitud de crédito para su análisis, el encargado de crédito y cobro, debe consultar las referencias comerciales y sería ideal que la empresa esté afiliada a una “protectora de crédito” para revisar los antecedentes crediticios del solicitante.
4) Si el crédito es aprobado, se debe haber definido un monto máximo de crédito. Por ese monto se confecciona un título de garantía comercial: puede ser una letra de cambio, un pagaré o algún documento legal que permita eventualmente cobrar judicialmente la cuenta. Es cierto que la factura comercial también es un documento comercial que puede ser enviado a cobro judicial.
Pero muchas veces los negocios podrían descuidar detalles que hagan difícil de cobrar la factura. Además, algunos documentos legales como el pagaré permiten colocar, si fuera necesario, un fiador o colateral por la cuenta.
5) La solicitud de crédito, el pagaré, los atestados del cliente deben ser archivados en forma organizada en un expediente por cliente que puede mantener en custodia el Encargado de Crédito y Cobro, el Departamento Legal y el Departamento de Tesorería (esto sería lo mínimo ideal). Por supuesto la solicitud de crédito, debe contener la aprobación respectiva, la cual debe indicar: fecha de la sesión o aprobación, monto aprobado, garantía que será solicitada, nombre del aprobador y su firma.
6) Se prepara el registro de firmas para hacer constar las personas y firmas que el cliente ha autorizado para firmas: órdenes de compras y las facturas comerciales. Una copia de este registro de firmas se envía al Departamento de Ventas para que verifiquen antes de autorizar la venta a crédito.
7) La empresa debe tener también un sistema de cómputo que permita registrar las ventas a crédito, los pagos recibidos y que genere información en cualquier momento y actualizada de cuánto deben los clientes, factura por factura, y que sea una herramienta útil para controlar y ejercer una gestión de cobro efectiva.
8) La factura comercial debe especificar claramente que se trata de una venta a crédito, debe contar con una espacio para indicar expresamente la fecha de vencimiento, debe contar con lugar donde firma la persona autorizada y una leyenda donde se indicará claramente la tasa de interés moratorio que se aplicará si el cliente paga después del vencimiento.
9) A partir de ese momento se le puede comenzar a facturar al cliente; pero aunque exista un expediente, la empresa debe también ser rigurosa en la rutinas de facturación a crédito. Esto es lo básico que recomiendo:
▪ El cliente debe enviar una orden de compra o pedido, firmado por alguna de las personas autorizadas por él mismo.
▪ Cuando se factura, el sistema o persona que factura, debe saber si el límite de crédito aprobado alcanza para facturar cada compra.
▪ La factura debe llenarse completamente, indicando la fecha de vencimiento y la razón social del cliente. No se debe utilizar el nombre comercial. La factura debe ser firmada por la persona autorizada al pie de la factura. Siempre recomiendo utilizar el sello ENTREGADO para que conste que efectivamente la mercancía fue entregada al cliente. Usualmente este sello y firma se recogen al cliente, casualmente cuando se entrega la mercancía. Deben tener mucho cuidado cuando se envía la mercancía a las bodegas del clientes y se entregan a bodegueros o personas no autorizadas. En esa caso, el cliente debe haber autorizado dicho procedimiento.
10) Cuando ya se ha hecho la venta, la factura original debe pasar a la persona encargada de crédito y cobro, para que la archive en el expediente o archivo especializado para estos efectos. Allí se mantendrá hasta que corresponda realizar el respectivo cobro.
11) Cuando el cliente llega a cancelar, siempre debe confeccionarse un recibo de dinero, donde se especifique el numero de la factura y el monto pagado. Si el cliente paga con cheque, se debe especificar que la efectividad de ese recibo esta sujeta a que el cheque se haga efectivo.
12) Cada semana el encargado de crédito y cobro debe realizar “conciliaciones de cuenta” con su contraparte en el cliente, es decir con las personas que se encargan de pagar. Esto para que las cuentas siempre estén transparentes y no se atrasen por diferencias entre ambos.
Tengo que dejar el artículo hasta acá; pero considero que lo recomendado ayudará bastante a que tu empresa pueda aprovechar el atractivo que tiene la venta a crédito y evitar que tus financias y tu capital de trabajo se vea afectado por fallas en la concesión del crédito y su control.
Deja tus comentarios y sugerencias. En futuros artículos tocaré otros aspectos igual de importantes sobre este aspecto inherente de los negocios, que es la venta a crédito.
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interesante y atractivo, de mucha ayuda el articulo,
me gustaria que me ayudaras con nuestra empresa la comenzamos mi padre y yo hace tal vez un año y medio yo anteriormente la inicie pero no con tanto auge como con mi padre el es exelente en ventas y de hecho tiene su grupo de vendedores y en total somos como 15 en la empresa, nosotros vendemos camaras de seguridad alarmas computadoras, y esto lo manejamos por una idea de metodos mensuales de pago por cada cliente, no le vendemos a empresas sino mas vien al comprador final, cuando el cliente llega al 50% del monto de su compra cancelado nosotros le entregamos el producto los pagos mensuales por cliente son aprox entre los $60 y los $100 depende su compra casi todo se maneja mediante esta modalidad pocas veces se precenta de contado, y despues de entregado sigue realizando normalmente su pagos mensuales hasta cancelar el producto, al cliente se le habla que se maneja sin intereces ni nada que el monto establecido eso es lo que termina pagando, teniendo nosotros en cuenta que la utilidad debe ser mayor, el cliente aprox se llevara un año y 2 meses cancelando todo, mi mayor preocupacion es que nosotros lo comensamos llevando en papel cliente por cliente y ahorita tenemos una cartera como de 400 clientes y no tengo un sistema de computo que me indique mes a mes cuales clientes deben pagar, cuales estan morosos etcetera, quiero que me ayude a saber y organizarme un poco tanto a mi como a mi padre, sabemos que ya urge un programa para llevar este orden pero necesitamos que sea uno que se amolde a nuestras necesidades y no sabemos como conseguirlo.
gracias y saludos.
Por supuesto Eduardo que urge contar con un sistema de cómputo que lleve dichos controles. La inversión que hagan se verá compensada con las fallas usuales en el control, con la morosidad por descuido en el cobro y por errores en cálculos de los intereses y la aplicación de amortizaciones mensuales.
Deben comprar un programa. No es necesario gastar miles de dólares. Puede ser un sistema contable con módulo de cuentas por cobrar, que permita cargar intereses o un programa de préstamos especializado.
Para una cartera de 400 clientes, sugiero un programa especializado de financiamiento.
Ese negocio de financiar a los clientes les puede redituar una gran rentabilidad, cuidado y si más que la misma tienda; pero debe manejarse muy bien. Excepcionalmente bien.
He visto mucha gente hacer dinero con esa modalidad de servicio; pero también he visto a otros perder millones debido a los descuidos. Llega el momento en que puede ser inmanejable.
Si requieres apoyo, puedes gestionar una cita de consultoría en http://www.enriqueconsultor.com
Saludos
Enrique Nuñez
Consultor de Empresas
Para todos:
Las Cuentas por Cobrar comerciales son una partida relevante en los Estados Financieros de una empresa. Es un indicador de buena gestión.
Pide a tu Contador que prepare un cuadro que muestre el comportamiento de esta cuenta:
Mes
Saldo Inicial
Facturación Mensual
Recuperación Mensual
Saldo Final
Y pide que te entregue este informe todos los meses.
Saludos,
Enrique Núñez
Muy interesante el articulo, la falta de controles en los creditos otorgados pueden generar grandes problemas a una empresa.
Y la mayoria de empresas estan expuestas a este riesgo…
Así es Cesar
Lo he visto en todo tamaño de empresas, desde las pequeñas hasta las grandes.
Primero, la parte documental, el flujo de proceso que va desde la aprobación de un crédito comercial a un cliente, pasando por la confección de la factura, el archivo de la factura original para su eventual cobro y la confección del recibo de dinero, bien especificado.
Por supuesto, ayuda mucho contar con un programa de cómputo que lleve las cuentas por cobrar. Casi todos los programas contables, vienen ahora con él.
Todo esto es muy importante.
Además, sugiero que un “encargado de cuentas por cobrar” custodie la factura, realice diariamente gestión de cobro y que concilie todos los meses sus saldos con los saldos de los clientes.
Saludos,
Enrique Nùñez